日本商务交往中的名片礼仪

摘要：名片是一种身份象征和社交工具，是正常社交中不可缺少的润滑剂。在日本商务场合，初次见面寒暄一定要交换名片，对于对方的第一印象来自他的名片，名片交换决不能随随便便应付。它是商务中的“问候”之一，是交流的第一步。日本人认为能否正确交换名片是社会人应具备的基本行为，因为日本社会等级制度森严，名片不仅是一种身份象征，也是双方合作的开始，在商务场合起到缩短与对方距离的作用，使商务交往更加顺利进行。

关键词：商务场合；名片；礼仪

中图分类号：F74文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.22.024

日本商务礼仪中最重要的礼仪之一是名片礼仪。去拜访客户向初次见面的人做自我介绍的时候，一定要互相交换名片。这是在商谈时留给对方印象好坏的重要的评判标准之一。初次见面递名片的时候，若名片礼仪不到位，第一印象不佳，之后是很难改变的，有可能谈判会不顺利，抑或失去商业机会。如果名片礼仪规范，第一印象良好，即使这次谈判不成功，由于名片礼仪到位，之后有可能会获得其他的机会。因此，名片礼仪在商务场合中发挥着重大作用。

1名片礼仪基本常识

对于日本人而言名片礼仪是跟鞠躬、馈赠礼仪同样重要的。日本人的初次见面礼是从鞠躬开始，寒暄，接着交换名片。名片是相互确认地位的手段。交换时恭敬地举着名片，双手递上，加上“请多关照”的客套话。迎接、引见、进入工作均需与不同岗位的对象交换名片，因此带上足够的名片也是待人礼数之一，还有即使主宾双方已经就座，交换名片也要离席走到对方的跟前，决不能隔着桌子发名片。交换获得的数张名片可以摆在桌面上，顺序可按对面宾客的就座顺序摆放，这样容易将名片与实际对象关联，不至于记错冒犯对方，也代表着尊重对方。在日本这个重视礼节与程式的国家里，能否得体地交换名片也成为衡量个人素质的标准之一。因为个人代表公司或企业形象，如果不按商务礼仪规范操作的话，个人的“无知”会让上司和公司蒙羞。最好避免因此给公司和上司带来麻烦，严重的话甚至造成损失。日本人认为，在学生时代，“无知”可能是大人的责任，老师和父母会代替孩子道歉。但是，成为社会人后还“无知”的话就是自己的责任。

2名片交换意义

2.1于己

2.1.1宣传自我的绝好机会

名片不仅仅是用于打招呼的工具，也兼有小广告的作用。一般来说，PR是指花钱让顾客了解自己的活动，有可能花费大笔钱财又不见效。名片作为合适的“宣传手段”，可以说是成功率很高的PR，日本人似乎仅凭一张名片便能了解一个人的全部。不过，名片上如果只有一些基础信息，还是很难获得理想的效果，很难给对方留下深刻印象，或获取其他商业机会。因此，要把名片当作重要的宣传工具，一定要准备好有独创性、容易让人理解、印象深刻的名片。

2.1.2鼓舞士气、提高自信

名片也有鼓舞士气、增强自信心的作用。名片上记载了个人所属集团、岗位职位等，对外交换意味公开了其所处的社会地位信息。日本人比较重视名片上记载的职位，名片在具备身份象征功能的同时也暗示了责任归属。日本人认为在相应的岗位，就必须肩负相应责任，即实际担任职务的人会承担应有的责任，这种岗位责任感可以让员工意识到自己是该公司和组织的一员，产生工作动力，有集体荣誉感。

2.2对人

2.2.1寒暄、谈话的依据

名片交换作为初次见面问候环节是不可欠缺的。商务场合是形式化的，通过交换、结束问候，然后进行下一个话题。但名片若只有交换功能的话，和口头自我介绍或握手没什么区别。其实，名片上的信息还能成为和对方谈话的契机，因为名片上除了姓名之外，还登载了各种各样的信息，比如公司名称，标识、职务、地址、通讯方式等，可以利用对方名片中的优势信息找到话题来展开，寻找谈话的共同点。比如，公司标识的设计、公司周边环境、工作内容等来增进彼此的好感，给对方留下好印象。

2.2.2明确所属部门和立场

交换名片也可明确对方所属部门和立场。假使双方基本对对方基本信息有一定了解，经过预约后开始见面交流时，名片上记载着所属部门和职务、单位地址等，可以消除对方或多或少的疑惑。另外，可以根据名片上的已知信息大致猜测对方的立场，在某些敏感话题上就会毫不犹豫地认为“可以和此人对话”，使交谈顺利，反之亦然。通过名片让对方知道自己的立场，也是日本人愿意换位思考如何能让对方心情愉快地与己交谈的一种手段。

对于没有事先预约，突然到访的客人，如果名片内容清晰易懂的话，就可以很好的预判对方的信息。

2.2.3建立人脉

交换名片时，也可以交换彼此的联系方式。也就是说，它还起着建立人脈的作用。即使工作关系告一段落，人际关系也不会结束。对方在重建新的业务时，人脉是非常重要的。如果对方还留存你的名片的话，有可能会再次联系你。因为日本人认为名片比起电话通讯录里的信息更可靠、更真实。为了拥有更多的机会，就是要给很多人分发自己的名片，或是收集很多人的名片，名片越多人脉就越广。

3名片交换时的礼仪

中国人以谦逊为美德，一般不习惯主动向别人介绍自己的头衔职位。因为名片上印有自己的姓名、单位、职务、职称、通信地址、电话号码乃至公司的业务内容等，当初次被介绍给予有商务往来的合作伙伴见面时，递上一张名片，等于把自己的详细情况介绍给了对方，避免不便启齿的尴尬，同时，名片上印制的通信地址，联系电话等内容，还能够起到加深初交印象的作用，也有益于日后的继续交往和联系。

日本人在递上名片时，一定会介绍自己的单位、部门与姓名，及附上一句“请多关照”，接到名片后一定要认真阅读，在接受对方递来的名片时，日本人会根据对方的身份差别表现局促不安甚至紧张，如果对方稍作吃惊，略微点头，也暗示了对你的认可。若对名片内容有不明之处的也可及时请教，日本人的姓氏太多太乱，读音很容易混淆，全靠名片来辨别，对于生僻字一定要请教对方，避免之后可能读错而尴尬。

3.1足够的名片

商务会谈外出前要设想当天的情况，一定要确认名片夹里的张数，如果预测人数多的话，就需要准备充足的张数。如果因为“名片还没做好”或者“已经用完了”，要诚实地告诉对方没有名片，并加上“对不起”这样的道歉，如果保持沉默是不礼貌的。也许有人觉得名片用完了没有办法才保持沉默，但很有可能会给对方留下不太好的第一印象。第一印象被认为是很重要的，因为涉及信用，所以在没有名片的情况下，诚实地告诉对方是必需的。但切记要表达下次一定要补给对方的意愿。这样，即使是因为个人疏忽，忘带了名片，虽然行为是失礼的，但道歉听起来很真诚可靠。由于未能递换名片是十分失礼的行为，光道歉还不够，一定要口头告知自己的公司名称、所属部门、姓名，进行自我介绍。而且，如果有下次见面的机会的话，一定要带上足量的名片。即使没有下次见面的计划，也要尽快邮寄名片给对方。邮寄的话可能会有人觉得有点夸张，但是如果你不给对方可以信任的联系方式，对方完全没有你的信息，也许你会失去很多的商务机会。寄出后，还要尽早安排和客人见面的机会，亲手重新交给客人名片。第二次一定不要忘记给对方名片时，要加上一句“前几天真是太失礼了。今后也请多多关照。”日本人的名片礼仪看似繁琐，但给予对方充分的敬意与尊重，绝不忽略细节，抓住“客户就是上帝”的理念，不要小看名片礼仪，其实蕴含许多学问。

3.2与不同级别的人交换名片

日本人的分级制度很严格，一切按部就班，不得有越雷池之举。否则就会受到鄙视与排挤。等级地位的重要性是日本人之间经常互相交换“名片”的原因之一。中根千枝曾论述这个行为有着严峻的社会内容。其重要作用是表明名片主人的头衔，职位和所属机构，接受名片后要仔细阅读它，并按照名片内容来预备自己的言谈举止。

在与长辈或职位高的尊者交换名片时，如果尊者先拿出名片的话，一定要说“对不起”，不能比尊者先接收，需要马上拿出自己的名片，双手递上，而且一定要将名片置于相对较低的位置送出代表谦虚，不能高于尊者名片位置。要等尊者接受后，才能双手接收对方的名片。

同辈人若同时拿出名片交换时，可以用右手递交，轻轻拿住名片的边缘，用左手接受，高度在对方胸部以下的位置为宜。不能突出到眼前。即使是用一只手也要礼貌地接受，不必过于谦让，否则会浪费时间，破坏气氛。

还有要和多位成员进行交换的话，一般是从尊到卑的顺序依次递送，先递给地位高、职位高、年龄大的人。忌跳跃式分发名片。无法确定顺序的情况下，可以按顺时针方向，忌逆时针递送，因为逆时针是祭奠亡靈时的走向。注意对方的名片上一定有logo和公司名。自己的手指绝对不能压在上面。没有人会因为看到自己的招牌被手指戳到而心情舒畅。也不能当场在收到的名片上标注，在本人面前这样做是很失礼的。这就像在对方脸上写字，会给人不舒服的感觉，名片即脸面。若要标注也是事后处理，面对面的场合绝对不能随意涂写。也不要从口袋里拿出名片或从钱包里拿出名片，让人觉得太随意。

3.3交换仪态

榻榻米房间（和式房间）的话，如果是对方一直盘坐的话，也宜相应跪坐交换。如果对方站着的话，也站着交换才合乎礼仪。不管是站着还是坐着，都要弄清上座和下座的位置。背对着壁龛的座位是最靠前的上座。离壁龛最远，或者靠近入口的座位就是下座。根据这个位次礼仪判断尊者来进行名片先后顺序交换是很重要的。

在中国，隔着桌子和对方谈话的时候，不知不觉就会当场隔着桌子交换名片，偶尔会有人直接在桌面上把名片交给对方，但在日本隔着桌子拿出名片是很失礼的事情。一定要离开座位，缩短和对方的距离，站立在对方面前双手递送，辅以鞠躬礼，弯腰的角度根据对方的身份地位而定，身份地位越高的人弯腰角度越大，这和我们中国有所区别。

3.4名片递送忌讳

作为社会人，每天和各种各样的人交换名片的话，可能会不小心给同一个人两次名片。但是，第二次见面，若再递送同样名片是非常失礼的行为，这是严重违反礼仪的。

原本名片就是作为对初次见面的人进行自我介绍的工具。如果你给对方两次同样的名片，对方会觉得是不是忘记了自己，会非常不愉快。

不过如果因为自己的职务替换了，或其他内容发生了变更等，那么，是有必要向对方传达已变更消息而且递交新的名片。作为社会人，这是必要的礼仪。

接到名片时如果一边把玩一边说话这也是非常失礼的，会被认为是不尊重他人，不可被信赖的人。

4交换名片后的谢礼

交换名片时遵守礼仪是很重要的。那么，是不是交换名片后就代表结束了？答案是否定的，交换名片后必须要对对方表示感谢，一定要有“谢礼”，通过道谢，也能给对方留下更好地印象。

感谢的方法有电话致谢和感谢信等方法，一般情况下是发感谢邮件。因为方便对方在公务时间浏览，这比起国内流行的微信或QQ道谢更为正式，也比短信更符合商务规范。感谢的邮件最好在适当时机发送。因为应对越快越容易给对方留下好印象，所以最好在交换名片后，第二天之前给对方发一封感谢邮件。会给人留下深刻的印象。

比如少数人之间的名片交换也许易于记忆，但在多人交换名片的场合，与各行各业的人互换名片，也许经常会想不起来“那个人是谁”？对方也可能会有相同的困惑。在这时若收到感谢邮件的话，不仅能让对方想起你是谁，还能给对方留下“诚实人”的印象。这对于加深对方识别你的是很有效果的。因为商务活动不仅仅止步于一次会面，人脉也不是一次就能建立起来的，所以有必要采取一些行为来为下一次的会见交流、今后构筑人脉铺路，那么交换名片后的感谢，可以说是十分有效的行动。

5结语

名片作为一种象征在彼此之间流通，它是集团的缩影。日本人广发名片，在名片使用上“乐善好施”，这反映了他们对自我不确定以及在意对方对自己的看法。日本人有明确的“内外有别”意识，他们对自己集团内的人亲近友好，非自己人集团的疏远冷淡。这种独特的意识提醒日本人通过名片上的信息确定他人的群体归属与个人地位，以及确认自己是否能尽快融入该群体？这种归属与地位规定了对话者正确的举止与语言标准。日本人看名片关注的是对方的头衔、职位来确定该如何确定称呼，使用敬语，鞠躬的度数等。这种精益求精甚至苛刻的名片礼仪也是他们所谓的敬业精神吧？一边说着“请多关照”，频发名片，表面到位，一边心思深沉。表面仪式的礼貌及恭敬是必要的，但人与人的交往更在于是否真心与诚意吧。

参考文献

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作者简介：林毕红（1973-），女，汉族，福建莆田人，硕士，福建船政交通职业学院通用航空产业学院讲师，研究方向：中日比较文化与应用日语教学。