新时代大型公立医院干部档案管理的实践与思考

刘 振 黄姝娟

(郴州市第一人民医院，湖南 郴州 423000)

公立医院干部档案资料记录了干部职工成长发展过程中形成的履历、学历、奖励、考察、职务等方面的资料，能够反映出干部职工的工作表现和业务能力，为干部人才选拔任用、优化配置和监督管理提供依据。

在加快推进“健康中国”的新形势下，公立医院更加重视人才在经营与发展中的作用，而干部人事档案对于干部人才的选拔使用起到至关重要的作用。公立医院通过加强干部人事档案管理，提高干部人事档案资料利用效率，不断优化和完善医院人才现代化的管理水平，提升公立医院核心竞争力。

1 医院干部档案特点

医院干部人事档案管理工作是医院干部人才的选拔使用顺利开展的前提，为医院干部人才管理工作提供稳定有序的制度保障和重要依据。医院干部档案特点主要体现在以下方面：

一是真实性。

干部档案详细记录干部个人的真实情况，涉及干部学习、工作、思想、能力、经历等多方面，必须保证干部资料真实可靠。

二是动态性。

干部档案是对干部成长发展过程的详实记录，跟踪记录了干部流动的情况。同时，干部档案管理主体也会随着干部人才的流动而发生变化，呈现出档案内容与管理主体动态性变化的特点。

三是保密性。

干部档案涵盖干部个人隐私部分，在档案管理中要严格遵循保密性原则，不允许随意公开隐私部分档案。

2 医院干部档案管理在医院管理中的重要性

2.1 为公立医院干部人才的选拔使用提供重要依据

医院干部档案包括干部政治品质、业务能力、工作业绩和廉洁情况等多方面的资料，能够全面反映出干部业务能力、政治素养、廉洁自律情况，是医疗卫生系统培养、选拔和任用干部的依据。所以，医院档案管理必须重视干部档案管理，重点审核干部资料的真实性，严把医院选人用人关。

2.2 促进人力资源配置不断优化

医院干部档案包括干部年龄、学历、专业、职称等方面的资料，医院人力资源管理通过分析干部档案资料，能够掌握现有干部队伍结构情况，为人力资源优化配置提供可靠依据。为此，医院必须加强干部档案管理工作，确保干部个人素质与任职岗位相匹配，达到人尽其才的管理目的。同时，医院还可以通过干部档案掌握干部需求缺口，为开展人才招聘工作提供依据。

2.3 强化干部履职监督管理

医院干部档案全面记录了管理人员德、能、勤、绩、廉方面的情况，能够对干部履职过程进行监督管理，根据干部履职情况实施任免、考察、考核、奖惩等一系列管理措施，以保证干部管理制度落实到位。

3 郴州市第一人民医院干部档案管理的实践与探索

近年来，郴州市第一人民医院(以下简称“郴州市一医”)牢固树立新时代干部档案管理工作的使命感责任感，全面落实2018年11月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，从服务“四个全面”战略布局出发，持续推进公立医院干部人事档案管理工作的科学化、制度化、规范化和信息化建设，加强公立医院干部人才队伍建设，优化和完善医院干部人才现代化的管理水平，提升公立医院核心竞争力。

3.1 加强医院干部档案管理制度体系化建设，推动干部档案管理工作的科学化、制度化和规范化

郴州市一医持续推进干部人事档案的制度建设，医院制定了《医院干部人事档案管理工作手册》和《干部人事档案管理办法》，并在此基础上制定涉及档案收集、鉴别、归档、提供利用、保管、保护的N个《工作清单》和《标准化作业流程》。同时，选优配强干部档案的管理人员，大力开展档案管理人员的培训力度。

3.2 严把干部人事档案管理关口，提高干部人事档案管理质量

首先，郴州市一医按严把干部档案的入口关，对档案材料不齐、手续不全、缺少盖章签字、内容填写不规范的一律按规定整改；对档案来源不明、材料存疑、内容涂改的予以退回。

其次，严把干部档案审核关。对全院干部人事档案进行专项审核并建立了医院常态化档案审核制度，对发现问题及时整改。

再次，严把干部档案查阅关。规范了医院查(借)阅干部人事档案流程，凡查档必须要医院分管组织人事领导签字同意后，由组织人事部门2名正式党员进行查(借)阅，确保档案信息安全。

3.3 发挥干部档案作用，为医院干部选拨提供参考

郴州市一医注重发挥干部人事档案在干部选拔任用工作中的“预警器”作用，根据干部选拨条例进行任前档案审核，多方会审联签。医院注重发挥干部人事档案在干部选拔、培养和任用中的“风向标”作用，为此医院创新建立了选拔任用优秀干部人才库和有发展潜力的优秀年轻人才库。医院注重发挥干部人事档案在干部管理监督工作中的“情报站”作用，积极配合巡察、审计等工作调阅档案200余人次，对200余名医院中层干部进行调查摸底，复查分析200余名中层干部亲属从业情况。

3.4 坚持“创新发展”，推动干部档案的信息化建设

为推动医院干部档案的信息化建设，医院已完成职工所有中层干部档案的扫描、加工、整理工作，并为档案建立了二维码身份标签，实现了利用数字化日常查阅干部档案，提高了干部档案资料的利用效率。

4 新时代公立医院干部档案管理的思考

4.1 加强干部档案资料收集

档案资料收集是干部档案管理最为基础的工作，直接关系到档案资料的完整性，医院干部档案管理要转变被动收集档案资料的工作模式，提高收集工作质量。具体管理措施如下几点：

其一，主动收集。

积极关注干部人事调整，提前做好干部资料收集整理工作，明确干部资料收集范围，保证档案质量达到规范要求。医院档案部门要主动与人事部门联系，对人事部门档案资料收集进行业务指导，提高人事部门的档案意识，促使人事部门工作人员能够主动收集和移交干部档案资料。

其二，跟踪收集。

医院干部档案管理要关注干部选拔任用情况，围绕干部人事动态收集档案资料，提高干部档案收集的敏锐性，全面收集有关干部工作新进展、新情况方面的资料。

其三，重点收集。

医院干部档案收集要突出收集重点，包括干部学历证明材料、专业技术职称证明材料、科研成果及其转化材料、学术期刊论文、专著发表、工资材料、会议代表材料等，确保资料能够全面反映出干部精神面貌、工作能力和工作业绩。

4.2 规范档案借阅管理

医院干部档案资料查询要严格执行审批手续，原则上不允许外借档案资料。如果因特殊原因需要外借档案，则要获得主管领导审批，办理外借手续，要求借阅人必须限期内归还档案，并且借阅人还要自觉遵守保密规定，不得将档案资料转借他人。在档案借阅过程中，借阅人不允许在档案资料上涂改、圈画，禁止做出影响档案资料原始性的行为，保证档案资料安全完整。此外，医院可以在档案管理系统中开发档案查询系统，方便档案使用者登录到系统中在用户权限范围内查阅档案资料。

4.3 加强干部档案质量监督

医院档案部门要树立档案服务观念，围绕医院卫生事业发展的需要，结合医院人事制度改革发生的变化，从以往重档案管理向重档案服务转变，促使档案部门主动作为，提高干部档案利用价值。在档案管理系统中对不同档案管理人员设置相应的操作权限，由系统跟踪监控档案管理人员对干部档案资料的操作，避免档案管理人员滥用职权伪造干部档案资料中的关键信息。医院干部档案管理要实施专项审核，审核内容包括干部档案资料完整性、资料归档规范性和手续办理完备性等方面，针对审核中发现的问题要实施整改措施。医院档案部门要重点审核“三龄两历一份”的真实性，及时改正记载失误之处，保证干部档案真实可靠。

4.4 加快干部档案资料的信息化建设

在医院干部档案管理方面，进一步推进数字化、网络化建设，拓展档案资料利用渠道，为档案利用打下基础。医院可以结合现有业务管理系统，搭建起档案网络化管理平台，使干部档案资料能够快速整理、归档和利用，挖掘档案资料利用价值。医院档案部门利用信息技术收集干部资料，尤其要充实干部考核中德、廉、能、绩、勤的资料，及时归档相关纸质档案，并同步将电子档案录入档案管理系统中，形成干部档案并轨管理模式。干部档案管理要实现多方共享，在医院内部网络中，人事部门、科教部门、医务部门可以在档案管理管理系统中查询干部档案资料，对部分干部档案资料公开共享，便于各部门开展干部工作分析与评价。此外，医院档案管理系统要引入云计算、数据库技术，开发数据备份和数据分析功能，保证档案资料的安全性。尤其在数据分析中，系统可以自动对比分析不同任职干部的相关情况，为干部人事任免、职务晋升提供依据。

5 结论

总而言之，医院干部档案管理要遵循档案资料真实性、动态性和保密性的特点开展管理工作，加强干部档案资料收集与节约管理，强化干部档案资料质量控制，并投入充足资源加快推进干部档案数字化建设，提高干部档案工作效率，实现档案资料在医院内部共享，进而不断挖掘干部档案的利用价值，为医院优化配置干部人事资源提供依据。