办公OA 系统与档案系统数据对接分析与研究

谷利国 刘俊芳 陈存田 张甲瑞 高翔

(山西省地震局,山西太原 030021)

1 办公OA与档案管理系统数据对接的重要性

办公OA与档案管理系统数据对接,不仅仅体现在能够有效提升档案管理的自动化水平,而且也能够有效提升档案管理工作水平,如在文件档案归档管理工作的成本控制中,工作人员不仅能够依靠信息化技术提升档案归档效率,而且能够实现标准统一化归档奠定良好的基础。

2 办公OA与档案管理系统数据对接需求分析

2.1 背景分析

档案管理系统提供了中间件、FTP平台和mysql数据库,档案管理系统归档是利用中间件读取FTP上指定文件目录下的数据文件和MySQL数据库中的表信息,实现数据的整理,导入到档案管理系统,实现文件自动归档功能。

2.2 公文系统开发内容

通过分析研究办公OA中间件功能,确定中间件需要读取的数据,包括发文数据文件和数据库中发文表信息、收文数据文件和数据库中收文表信息及其附件数据文件和数据库附件表信息。通过开发公文系统开发归档功能,将办公OA系统的发文、收文及其附件的数据文件发送到FTP平台预先设定的目录文件下,并将对应的发文、收文及其附件的有关数据库表条目插入到中间件访问MYSQL数据库中发文表、收文表和附件表即可。

2.3 详细配置说明

按中间数据库给定的结构将数据条目传入中间数据库NETOffice,收文表传入thunis_jbpm_fawen,发文表传入thunis_jbpm_fawen,正文及附件传入thunis_jbpm_attach。

数据文件thunis_jbpm_attach中分为正文(msword)及附件(attach)上传路径。

2.4数据结构

3 办公OA与档案管理系统数据对接实现过程

(1)生成发文稿纸及收文处理单。办公OA数据归档前,首先要完成发文稿纸和收文处理单的生成与保存,办公OA归档时会把发文稿纸或者收文处理单一并发送至FTP数据平台,供档案系统中间件读取。本系统通过QueryCache方法进行判断是否保存发文稿纸,保证数据的准确性。

4 小结

通过开发办公OA系统数据归档模块,实现办公OA与档案管理系统综合管理数据无缝衔接及自动归档,有效提高了档案管理效率与整体管理质量水平,节约了档案归档过程中的人员和物质成本,为将来实现标准统一化归档奠定良好的基础。