基层医院人事管理工作中开展档案工作的实践探讨

上官刘娟

摘 要：在基层医院，人事档案管理是一项不可替代的关键性工作，为使医院人力资源得到合理化配置，就需采取有效措施，将档案管理工作的效用最大化，基于此，结合近年来实践工作经验，从管理意识、管理制度、管理硬件配置、资料收集环节、收集渠道、信息技术等角度出发，综合分析论述了有效开展基层医院人事管理中档案工作的相关路径与具体措施，仅供参考。

关键词：基层医院;人事管理工作;档案管理工作;实践探讨;策略分析

中图分类号：F24 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.18.040

0 引言

对医院而言，基层人事档案是任用、选拔职员的关键性凭证，是确保人力资源合理化配置的首要依据，基于此，如何确保人事管理工作中档案管理的实效性、科学性、合理性，使其日益趋于完善，更好地为人事管理服务，是医院发展进程中值得深思的考题之一。

1 强化管理意识

管理意识的有效强化是基层医院人事管理工作中顺利开展档案工作的基础前提和首要步骤。具体措施如下：（1）对基层医院人事管理而言，领导层对档案工作的态度及重视程度往往与档案管理的工作效率、价值发挥密切相关，甚至直接关乎档案管理机制建设的成败与否。基于此，领导需加强对人事科档案管理工作效率、规范度、工作质量的重视程度，对人事科内部职工多加关心的同时，注重强调、紧抓其工作流程、步骤的规范性管理，在此基础上，准确及时地对基层医院人事方案管理所面临的困境与现状展开全面了解，给予该科室设施、资金等方面的有力支持，采取一系列有效措施强化对该科室档案管理工作方面的重视度。（2）需在院内强化人事档案管理工作宣传力度，通过“定期举行宣传大会、合理使用宣传栏、医院院刊、印发宣传资料”等具体措施使全体医护人员树立起科学的档案意识，逐步认知到档案管理不仅是人事科的主要组成和工作任务，还与基层职员工资福利、职称晋升等个人利益息息相关。（3）通过强化全体职工档案意识，培养基层医院职工支持档案管理工作良好习惯的同时，激发其参与意识，将以往被动式档案收集模式转化为主动式收集，化被动为主动，化复杂为简洁。（4）提升管理者对医疗卫生事业、医院人事管理发展的整体认知，使其深切意识到档案管理对医院发展的重要性。（5）培养人事科相关职员“拓展资料收集渠道、实现法制化管理、规范化管理”的管理意识，充分保障人事档案真实性、规范性、完整性的同时，为后续档案管理环节做好充分准备。

2 完善制度建设

正确的制度建设是合理引导、约束档案管理工作的必要环节，档案管理工作能否顺利开展往往与制度的完善程度密切相关，基于此，基层医院需切实意识到制度建设的重要性，建立起一套符合医护人员需求、医院发展规律的档案管理制度，具体措施如下：（1）提升档案管理战略高度，制定规范、严谨的管理制度，以便领导层依据相关规章制度开展工作內容、工作守则实施结果等方面的审查工作，促使审查者、监督者、档案管理者的工作都有章可循，有效减少由于粗心大意、放松懈怠等原因而造成的工作失误，真正使各档案管理环节做到滴水不漏。（2）定期组织相关负责人依据最新管理需求对管理制度、规则进行及时更新、完善和细化，并做好宣传、通知工作。（3）针对捏造、作假等档案管理行为，若有实证，需按照医院规章制度严格执行相应惩罚措施，以示警诫，对违反《档案法》的职工展开严肃处理，并在全院通报批评。同时，针对积极提供档案管理建议，作出突出贡献的职工，需采取奖励措施，给予其合理的物质奖励，做到奖惩有度，全面保障基层医院人事档案的完整性与真实性。（4）在建立好制度的前提下，增设个人品德、才学、历史等方面的人事档案信息内容。（5）档案管理人员在工作中需对收集形式、渠道加以规范，多留意反应基层职工科研能力、综合业务水平等方面的材料管理，以便基层医院人才资源得到更加合理的配置。（6）分门别类地对已收集档案进行有序排列，使收集与归档工作更加协调统一，此外还需做好定期检查工作，保证档案的完整性。（7）职工档案在内容管理方面，需兼顾真实性与完整性两项管理原则，即档案中需真实、完整的列明职工具体情况，继而使档案的依据作用得到充分保障。（8）档案需采用规格统一的指定工具展开书写，同时需反复确认档案中的时间数据，有效确保其真实性、时效性。

3 注重硬件配置

医院领导不仅需要在意识、制度方面加强对档案管理工作的重视程度，还需在配合相关档案负责人工作的基础上，强化人事档案管理工作的硬件配置，加大相关管理支出。具体措施如下：（1）及时更新、完善档案管理基础性工作设施的同时，合理对档案室面积进行扩充。（2）不断完善档案管理工作环境的同时，还需注重对基层医院人事档案的保护，例如，为避免档案资料由于意外火灾事故被损坏，需在档案室配置专业化的灭火设施;为防止档案资料被窃取，需配备安全性能较高的铁质档案柜;为使档案管理室可得到及时维护，需合理对档案工作人员进行扩充，如此一来，不仅可使档案安全得到全方位维护，在优质的工作环境中，档案管理者工作效率也会随之得到有效提升。

4 严格把关档案收集环节

档案收集环节往往会对档案管理质量造成较为直接的影响，基于此需严格把关人事档案管理收集环节，具体措施如下：（1）对已掌握的档案知识进行及时更新，认真分析、理解最新人事档案管理规章制度。作为负责收集人事档案资料的部门，人力资源科需对新时期的各项新管理标准进行全面解读、实时掌握。（2）相关工作人员需自觉加强自身专业素养的提升，积极参与培训，在收集档案资料时，需对收集内容作出明确要求，使档案收集、管理与最新规定相契合，有效降低不归档资料的收集率。（3）规范归档、收集程序，做好档案收集方面的审查把关工作，逐步养成认真鉴别档案真伪的管理习惯，同时，还需不断增强材料收集、入档方面的时间观念。

5 实现现代化管理

在经济飞速发展的“互联网+”时代背景下，唯有树立与时俱进的医院管理新思路，方可取得发展先机，医院基层人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，亦如此，唯有实现现代化管理，方可紧跟时代发展步伐，满足各类档案归集、档案信息检索需求，提升工作效率的同时，有助于实现管理创新。具体措施如下：（1）档案管理人员需具备前瞻性预算意识，做好库房预算配备工作，对医院职工饱和值进行综合预估，预算列出人事库房阶段性发展需求，例如，在档案管理室配备常用的现代化密集柜，拓展人事档案库空间等。（2）做好库房指示图以及档案分类编号，依据人名四角号码对基层医院人事档案展开整理编号工作，在编号分类方面可以将科室、专业技术资格进行分类摆放，例如，可按照行政类、技术类、医药类、护士、医生等对医院基层人员进行分类，随后依据先后顺序进行摆放，再如，还可依据行政科、门急诊、内科、儿科、五官科、妇科、外科等进行科室分类，随后依据四号编码顺序进行合理摆放。（3）在实践管理工作中，针对院内岗位变动等状况，还需及时对档案位置进行变动，继而可为往后人员信息的维护与查询提供便利。（4）确保相关职员在接手档案管理职权的同时，第一时间对各类档案收集、归档、提取技巧进行全面掌握。（5）若想使管理手段实现信息化、现代化发展，就需积极引进现代化设备和管理技术。从医院发展层面来分析，信息化档案管理模式的建立与落实，是医院紧跟时代步伐，取得长效发展的必经之路，基于此，医院需積极引入信息管理技术、管理设备，医院在信息管理软件选择方面需秉持一致性原则，即当地医院需要与卫生局、组织部等上级部门在人事档案信息收集、生成方面保持统一，除此之外，针对病例丢失、数据被重复录入等管理问题，还可通过使用基于“RFID”而设计的信息化档案管理系统，合理应用快速汇总、实时检索等各项现代化档案管理功能，为人事资源的合理利用和配置提供坚实的档案数据支撑，继而促进医院实现可持续发展。

6 加强管理培训力度

培训是提升管理效率的有效手段，旨在提升整体职工素养和专业化水平，继而有效强化人事档案管理成效，具体措施如下：（1）在培训内容方面，需要侧重信息化技术、软件应用等方面的培训，强调讲解利用软件、先进技术收集、整理、归档、检索、变更档案信息的相关技巧，同时需向职工普及信息技术软件在现代人事资源管理领域中的应用价值和重要性。（2）针对老职工，需加强培训力度，继而切实提升其综合工作素养。（3）针对新职工，不仅需在招聘期间对其进行综合评估，还需在培训阶段强化其合作意识，鼓励老职工为其讲解实践工作经验和具体注意事项，新职工帮助老职工灵活掌握信息软件的使用技巧，以此来逐步提升医院人事档案管理队伍的整体工作素养。

7 结束语

综上所述，随着国内医疗水平的稳步发展，医院管理体系向基层人事档案管理工作提出了更高的需求，基于此，相关负责人需切实意识到档案管理工作对医院发展的意义。积极采取有效措施，不断完善档案管理机制，全面提升人事档案管理质量，合理分配人力资源，在人才发掘方面占据良好的发展先机，为可持续发展做好充分准备。

参考文献

[1]梁燕.医院人事档案信息在人力资源管理中的作用研究[J].财经界，2020，（02）：251.

[2]孙彦雷.浅谈医院人事档案管理工作的局限性和效率提升[J].办公室业务，2020，（02）：173+190.

[3]邵丽.医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].中国卫生产业，2020，17（01）：81-83.

[4]王丽娜.医院人事档案管理中的问题及解决方法初探[J].临床医药文献电子杂志，2019，6（88）：192.

[5]贾义燕.数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用探讨[J].山东档案，2019，（05）：69-70.

[6]胡兰.数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析[J].办公室业务，2019，（18）：171.

[7]龚美玉.浅谈医院人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].办公室业务，2019，（18）：172.

[8]蒋盾.新时期完善医院人事档案管理工作的措施探讨[J].办公室业务，2019，（11）：136-137.