探讨高校档案管理的创新及其优化

孔菲

摘 要：新时期发展下，各高校要想要做好档案管理工作，则需要对档案管理进行创新优化，提高其影响力，将档案管理全面融入高校工作中，作为衡量各校工作的效率，同时也是进行档案管理的落脚点，本文主要对高校档案管理的优化措施和创新发展，进行简单的阐述。

关键词：高校档案管理 创新发展 优化策略

近些年来，高校档案管理成为高校教育工作的一部分，而在新的发展形势下，想要完善档案管理工作，则需要不断的扩大规模，健全制度，优化档案管理模式，创新体制建设发展，进而提高工作效率，使档案管理发挥真正的作用。[1]

一、优化档案管理

1.优化档案管理理念

优化档案管理理念的首要任务，吸取新理念、创新思维发展，同时也是优化档案管理的基础，优化思维发展，离不开创新管理。所以，各部门要坚持“为人民服务”的工作宗旨，将复合高校管理理念为发展方向，在档案管理上，以优化和创新发展为管理目标。

2.完善管理内容

各高校一般会设有档案管理部门，建立数据库，但有的数据并非是完整，档案管理部门，想要将学校数据全部搜集全，是具有一定困难的，所以，要对档案管理进行优化、调动，尽量使学校数据完善化，并且保证管理质量，要能够进行规划性、完整性的搜集数据，对数据进行整合优化，将其变得完整化、实效化、整合化，服务于人民群众。[2]

3.优化创新方式

为了紧跟时代发展的步伐，档案管理部门不仅对外在形象进行了优化，从根本上对档案管理模式进行改革。管理工作人员要坚持以服务为宗旨，而从工作人员的表现，就能够体现出服务效果。此外，档案管理部门也要通过先进的科学技术，提高工作效率，实践档案管理机械化，打破传统依靠人工管理的方式，不仅能够节省时间，更能够便于实现科学化的管理。通过多样化的方法，将学习档案管理落实到实处，进而实现管科学化、先进化的管理模式。[3]

4.团队创新

培养大量的管理人才，是目前我国各高校所应履行的义务，根据管理人员自身的发展，培养一批务实、认真、高水平、高技术的管理团队。建立全面的档案管理制度，提高工作人员的综合素质和水平，能够通过专业的方法，解决实际问题。

二、档案管理工作中的问题

高校建设发展与档案管理部门是分不开的，不仅拥有记载、影响、信息的特点，还拥有专业性和应用性，但这些特点，从目前发展形势看，并未被体现出来，并且有一些问题，有待解决。

1.缺乏规范的管理

目前，能夠真正做到档案规范管理的学校少之又少，有些学校从表面上看，档案的管理井然有序，与国家相关法律规定相符合，拥有专门的档案馆，而实际上则问题百出，也有一些学校，由于受一些外界因素的影响，导致管理缺乏规范化模式，缺乏科学的管理和优化管理的方法。而对于档案的管理，只是由各部门管理，缺少专业的工作人员管理、缺乏完善的机制、缺少完善的管理方式等一些问题。

2.基础设施落后

优化档案管理，首先要具备一定基础管理条件。而一些学校的基础建设并未达到国家相关规定要求，根本不具备相应的防范措施。例如：防火设施、防盗设施、防虫害等，另一方面，缺乏相应的设备，致使管理室规模狭小、设施落后等。例如：2015年，一所高校由于基础设施落后，致使一些档案资料因天气原因，而受潮，这给工作人员带来了较大的麻烦。

3.综合素质有待提高

随着社会化进程的加快，社会各行业的工作人员要求逐渐增高，当然档案管理人员也是其中之一，一批专业、高水平的管理人员是档案管理工作的必然要求，目前，我国从事相关职业的人员，均在大专学历，但现代化信息技术的发展速度惊人，现阶段水平的档案管理人员，已不能满足行业的需要，并且管理人员的综合素质有待提高，对于工作的责任认识不到位，缺少专业的管理方法等。尤其是在深化管理方面的人才，较为稀缺。这也是高校档案管理模式落后的主要原因。

三、创新优化档案管理的策略

1.提升档案管理人员的整体水平

管理人员的水平，决定着其部门的工作效率，想要提高管理水平，有必要提升管理人员的整体水平，笔者认为：首先，提高录取条件，在进行招聘时，要综合每个应聘人员的自身条件，录用一些专业水平过硬、具有相关管理经验、责任感较强的人员，其目的是：让他们身上的优势能够完全体现在工作上，对于一些错误，要能够及时进行改正，将他们身上应有的年轻活力，全部洒在工作中。档案管理工作，需要对工作内容和法律法规具有一定的掌握。其次，定期安排培训。管理人员想要完全胜任这份工作，则需要不断学习、强化自身能力，以跟上社会发展的步伐。因此，相关部门要进行定期培训，不断增加工作人员的工作能力。最后，注重培养人才。档案管理部门可以适当建立奖惩机制，对于表现突出的员工，部门可以给予职称评定，挖掘具有工作潜力的员工，重点培养。

2.规范工作体制

实行统一管理。由学校集中管理，避免出现混淆的想象。其二，建立管理制度。没有规矩不成方圆，因此，档案管理部门要健全规章制度，档案实行分类、整合管理，从搜集档案、保存档案、输入系统、整理、建档等都要建立完善的管理制度，对于保管的材料，要进行归纳装订、排序、按类别划分。职能划分明确，避免当问题出现时，找不到责任人的情况出现。

3.优化管理模式

其一，管理人员要学会通过网络技术，对信息实行管理，打破传统单一的展示方法，实现档案多样性的管理模式。通过计算机管理，不仅能够节省工作时间，还能够提高工作效率，这也是传统管理模式所不能超越的，例如：在查找某学生档案时，即通过计算机几秒就能够完成，而传统人工的方式却要按照分类进行查找，较为繁琐。并且计算机保存不需要空间要求、不需要大量的资金投入，最为重要的是，具有较高的保密性。

其二，创新信息升级。创新信息升级是现代档案管理的前提条件，是优化创新管理进步的体现。加大档案信息技术管理力度，实行信息化发展，成为现阶段优化档案管理信息的落脚点，加大经济投资，引进先进技术设施，健全档案管理制度。

结语

档案管理是各高校的基本义务，也是工作的职责，新时期发展下，各高校要全面致力于档案的管理方式，管理人员的综合素质，优化管理，使之能够充分发挥档案的真正意义和作用，使档案管理能够跟上时代发展的步伐。

参考文献

[1]关莉莉.浅析高校档案管理创新[J].科技风.2014（22）.

[2]钟杏梅.浅议企业档案管理创新[J].东方企业文化.2013（14）.

[3]耿亚楠.档案管理创新与服务模式研究[J].办公室业务.2013（18）.