高校一卡通系统整体核算报表的优化设计

李兴良

摘要：一卡通系统是高校重要的信息化系统之一。作为一个具有财务特征的系统，其自带的报表并不能满足财务管理者从宏观角度把握系统整体财务状况的需求。通过分析一卡通系统的资金流转，结合一卡通系统资金的核算特性，探讨一卡通系统整体核算报表的优化设计，以期为建立一卡通系统标准化核算报表提供借鉴，为财务管理人员整体把握一卡通系统的财务状况提供参考。

关键词：校园一卡通；财务；核算报表

中图分类号：F2文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.30.023

1研究背景与研究意义

高校一卡通系统经过多年的发展，已成为高校校园生活不可或缺的重要系统。虽然随着扫码支付、生物识别等技术的兴起，一卡通的某些功能被替代或弱化，但是在传统的食堂售饭、淋浴计费领域，一卡通系统因其具有脱网消费能力、结算速度快、适应高温高湿环境，仍是高校后勤结算的主力。

一卡通系统的消费结算和身份认证是目前业界公认的两大功能特性。消费结算是对系统内的资金运动进行记载，从这方面看，一卡通系统本质上属于财务性质的系统。作为一个财务性质的系统，财务管理人员的关注点不仅是每日的货币资金收支情况，更需关注系统整体的资金状况，例如系统记录的资金是否与实际资金流转相匹配，系统内沉淀资金的构成和变化如何等等。

在国内学者以财务角度对一卡通系统研究的文献中，大多数研究方向聚集在一卡通系统对财务管理的积极影响方面；少数文献研究了一卡通系统内资金的财务核算问题，主要聚焦在一卡通系统资金的核对与账务处理方面；但鲜有学者对一卡通系统报表的优化进行研究。本文旨在通过探讨一卡通系统整体核算报表的优化设计，以期为建立一卡通系统标准化核算报表提供借鉴，为财务管理人员整体把握一卡通系统的财务状况提供参考。

2一卡通系统的资金流转

一卡通系统的资金流转是整体核算报表的数据来源和依据。一卡通系统的资金流转分为两条路径，一条是电子资金流，由一卡通系统的电子账进行记载，另一条是实际资金流，由财务核算系统的财务账进行记载。两条路径分别由两个独立的系统进行记账。

如图1所示，首先，持卡人通过个人资金充值或获得补助类充值向一卡通电子账户增值，此时一卡通系统的资金记录相应增加；财务核算系统根据充值的银行回单或内部资金转入凭证记录校园卡专户实际资金的增加。持卡人在一卡通系统的机具上消费，个人电子账户的资金划转至商户电子账户，在未结算之前，一卡通系统内的资金保持不变；此过程不产生实际的资金流动，财务核算系统不做账务记录。在结算日，通过对商户电子账户进行解款，一卡通系统按结算金额相应减少系统内记载的资金；财务核算系统根据向商户实际支付的结算款记录结算账务，至此完成了一个资金流转的过程。

从上述资金流转过程可以看出，财务账与一卡通电子账记录的是一卡通资金流转的实与虚两个方面。如果每一个日结财务核算系统均进行账务处理，且不存在未达账项，那么财务账记录的资金总额与一卡通电子账记录的资金总额是一致的。但是，在高校财务核算制度下，财务账并不能反映一卡通系统内资金的构成情况。因为一卡通资金以项目账的形式在财务账下通过“代管款项”科目核算，“代管款项”科目包含全校所有代管项目的核算，不可能单独为一卡通项目账设置明细科目；而将一卡通项目账拆分成多个子项目核算不利于一卡通资金的整体统计，且浪费项目库资源，不符合成本效益原则。在这种情况下，一卡通系统整体资金的构成和流转情况只能通过系统内的报表反映。因此，一卡通系统自动生成的资金整体核算报表对财务管理人员来说是十分重要的。

3整体核算报表的概念

笔者认为，一卡通系统整体核算报表是能够全面反映一卡通系统特定时点财务状况和特定期间资金流转情况的报表。整体核算报表以一卡通系统记录的资金构成和资金流转为对象，包括两套报表：一是資金平衡表，它反映特定时点一卡通系统的财务状况，采用类似资产负债表的结构；二是资金收支表，它反映特定期间一卡通系统的资金流转情况，采用类似利润表的结构。

整体核算报表的设计具有其特殊的适用性，需要结合一卡通系统资金的特点，说明以下问题：

（1）整体核算报表以借贷记账法为基础，如果一卡通系统电子账的记录不是采用借贷记账法进行电子记录的，那么本文所述的报表不适用于该一卡通系统。

（2）整体核算报表只以一卡通系统内有电子记录的资金流转为对象，不包括系统中未记载的一卡通系统建设投入与运行成本。因此，以资产负债表为基础编制的资金平衡表不反映学校为建设一卡通系统投入而形成的资产和权益，只反映特定时点资金的占用与来源；以利润表为基础编制的资金收支表不反映一卡通系统本身的经营成果，只反映特定期间的资金流入与流出。

（3）整体核算报表不等同于一卡通系统的业务报表，它基于业务报表产生，反映的内容比业务报表更全面。一卡通系统一般都有比较完备的业务报表，如操作员现金报表、银行圈存明细表、商户收入汇总表等，一卡通的卡务人员可以根据这些报表清晰地进行账目核对。但业务报表只是反映一卡通系统资金的某一方面，不具有全面性。

4系统现行核算报表存在的问题

高校目前在用的一卡通系统均是由专业的一卡通厂商进行商业开发的。在涉及财务方面，一卡通厂商都比较重视个人卡户的资金平衡，对每一个卡户的账户资金变动都可清晰地查询与核对。不同厂商的一卡通系统均设有“财务中心”或“结算中心”模块，能准确汇总统计日常充值资金的情况和商户收入结算情况，一些厂商的系统也自带有反映整体财务状况的报表。笔者考察了主流一卡通厂商系统自带的报表，从总体上看，尚不能满足财务管理者对一卡通系统整体财务状况的把握，存在以下问题：

（1）核算科目使用没有统一的标准，具有随意性。虽然《高等学校会计制度》明确了高校会计核算的会计科目，但是部分一卡通系统交易账务不适用这些科目。例如，持卡人和商户账户中的资金属于《高等学校会计制度》中的负债科目，但是如果直接在一卡通系统中使用代管款项或应付账款科目，并不能有效区分系统中负债资金的组成和变动情况，所以，一卡通厂商在持卡人账户的名称上，有的使用“持卡人钱包”，有的使用“卡户存款”，有的使用“存款账户”，各有不同。endprint

（2）报表普遍注重业务，财务可读性较差。从不同一卡通厂商系统中“财务中心”或“结算中心”模块自带的报表来看，这些报表主要由现金报表、银行圈存报表、商户营业报表组成。从业务角度看，这些报表是日常交易业务的汇总统计，可以方便卡务操作人员进行对账，并据以向商户结账，但这些业务报表对整体了解一卡通财务状况的意义不大。

（3）报表注重资金收支，反映整体财务状况的资金报表缺失。部分一卡通系统自带资金收支报表，记录资金的流入情况和流出情况。但是少有系统自带的报表反映某一时点系统内资金构成情况，例如反映整个系统中可动用的货币资金情况、系统中归属于持卡人或商户的资金情况等。

5整体核算报表的优化设计

为使一卡通系统的整体核算报表满足财务管理的需要，笔者根据实际使用体会，在S公司的一卡通系统中对整体核算报表进行了优化设计。优化后的报表除某些未达账项需要调整外，能较好地满足了使用需求。

5.1优化原理

整体核算报表的优化以资产负债表和损益表为原理，使用资金平衡表反映某一时点一卡通系统资金的静态存量，使用资金收支表反映一卡通系统资金的动态流量。

资金平衡表反映的资金来源于系统的交易结果。无论是个人存入的货币资金还是学校转入的资金，在消费发生前均归属于持卡人；经过消费交易后转为商户资金或卡中心特定收入；部分未决交易形成待处理的负债，经过处理后分配给相应的账户。资金收支表的资产部类反映资金的存在形式，负债部类反映资金的归属。资金平衡表的总额即为一卡通系统的沉淀资金总量。

资金收支表反映的资金来源于系统的交易过程。资金流入反映以各种形式存入持卡人账户的资金，资金流出反映系统向商户结算支出的资金。由于应收账款并不能形成可直接支付的资金，因此在报表设计时区分可动用资金和不可动用资金。不可动用资金指应收账款中不能随时收回的资金，主要是校内单位的应收账款，例如利用一卡通沉淀资金先充值、在约定时间届满后根据实际消费额结算的资金；银行等结算机构的应收账款不包括在内，因为其款项延期收回的时限特别短，可以归为可动用资金。资金收支表最终反映一卡通系统沉淀资金在某一特定期间的净增加额。

5.2报表的结构样式

5.2.1资金平衡表的结构

资金平衡表分为资产部类和负债部类，其结构、数据来源与含义说明如表1、表2所示。

需要说明的是，资金平衡表以资产负债表为基础，按照其平衡关系应为“资产=负债+权益”；而从资金平衡表中按科目类属可看出，其关系为“资产=负债+收入”。这是因为报表的设计以一卡通系统记录的资金流转为对象，不包括建设期的投入成本和运行期的维护成本，系统内的资金不形成权益，也不记录运行支出。可有两种思路分析理解：一是参照原行政事业单位资产负债表等式“资产+支出=负债+净资产+收入”，由于系统不记录权益和支出，故“资产=负债+收入”。二是从一卡通系统运行机构的地位理解，如果把系统运行机构视为所有者，由于不记录支出，所有归运行机构支配的收入均可视为权益；或者将运行机构视为一个商户，其收入属于特定用途资金需要清算，系统中所有资金均属负债，只是为方便阅读而将运行机构的收入单列。

5.2.2资金收支表的结构

资金收支分的结构、数据来源与含义说明如表3所示。

5.2.3部分数据的手工记账处理

上述整体核算报表中的所有数据均由一卡通系统自动生成，在一卡通系统生成报表的数据来源中，包含一卡通系统自动账务的数据，也包括手工记账处理生成的数据。

在一卡通系統中，交易数据主要依据系统的交易流水自动记账生成，但仅依赖系统自动记账的数据并不足以全面反映一卡通系统的财务状况。有些重要数据虽然对持卡人的账户和商户收入的归集不构成影响，但对记录系统资金的实际状况影响巨大，这些数据主要是通过财务核算系统核算的数据，也即是一卡通系统资金流转中实际资金流的数据。这些数据包括：银行实际入账与支出数据、内部结算数据、收回应收账款数据。需要手工处理的原因是因为一卡通系统与财务核算系统是两个独立的系统，财务核算系统根据一卡通自动生成的数据记账，但财务核算系统中某些一卡通系统不能自动记账的数据没有反馈到一卡通系统中，需要手工记账添加。

为全面准确地反映一卡通系统的资金状况，需要一卡通系统具备手工记账或手工调整机制，对以下数据进行手工处理：现金送存、银行或第三方支付平台充值入账、内部充值款收回、商户结算、通过银行退回销户款。

5.2.4报表实例及运用

笔者以所在单位2016年底的资金平衡表和2016年度的资金收支表为实例，呈现优化后的整体核算报表，并对其运用效果进行说明。如表4、表5所示。

综合两个报表进行分析可以看出，整体核算报表起码具备以下几个在一卡通业务报表中不能反映的财务意义：

一是反映了系统内整体沉淀资金状况。资金平衡表的总额即为一卡通系统的沉淀资金总量。由于该系统自2015年9月份投入运行，2015年末的沉淀资金全部来自于当年的净增加数。2016年末沉淀资金比2015年增加341.45万元。在沉淀资金的归属方面，主要是商户存款和卡户存款，并且由于未到结算日，商户存款大于卡户存款。在资金的存在形式方面，银行存款占比较大；2016年内部结算款转入增长较快，校内应收账款回收加快，银行性应收款入账存在拖延。在流入资金构成上，银行圈存与支付宝充值占比超过90%。

二是反映了系统整体清算支付能力。由于校内应收账款不能随时收回，因此整体沉淀资金不能全部用于结算支付。2015年末可动用资金611.36万元，2016年末可动用资金1109.69万元（1269.21-159.52），由于2016年应收账款回收加大，使可动用资金的增幅大于整体沉淀资金的增幅，系统整体的清算支付能力增强。

三是反映了系统资金的整体变动趋势。由于报表由系统自动生成，可以按天、月、年为周期查看报表。如果按天为周期长期考察报表沉淀资金，可以看到沉淀资金以结算支付日为界点，呈现出锯齿状结构，因为结算支付日沉淀资金降至最低点，结算支付日后至下一结算支付日前沉淀资金持续增加；如果按月为周期长期考察报表的沉淀资金，可以看到以寒暑假为时段的双波谷结构，因为寒暑假随着在校人数的减少沉淀资金也相应减少。如果按年为周期长期考察报表的沉淀资金，在未大幅增减在校人数、不增加新的重大消费类应用的情况下，会呈现长期平稳的趋势。

6结束语

作为一个财务性质的信息化系统，一卡通系统在财务核算方面还有许多可以优化和挖掘之处。虽然本文可能在报表结构、科目使用方面还存在值得商榷之处，但其主旨在于促进高校财务管理人员及一卡通厂商从财务层面不断完善一卡通系统的功能。此外，从行业角度考虑，教育行政主管部门可组织技术力量制定出可执行的高校一卡通的财务规范，使其更好地适应高校的需求，服务高教事业的发展。

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