高校秘书人员消极情绪管理研究

陶琳娜

[摘要] 为高校领导服务的高校秘书人员的工作具有中介性、政治性、封闭性的特点,这些特点常常导致高校秘书人员的消极情绪的产生。本文分析了高校秘书人员工作特征,高校秘书人员消极情绪产生的主观原因和客观原因,最后提出使用情绪管理的方式对高校秘书人员不良情绪进行管理。

[关键词] 消极情绪 高校秘书人员 封闭性 政治性

从心理学的角度来看,人的情绪是由外界刺激引发,反映客观事物与人的需要之间符合程度的态度体验。情绪反映行为主体对现实事物所持的态度,它具有正面情绪和负面情绪之分。作为人的重要心理过程,情绪对工作效率和质量的重要影响逐渐收到重视,管理者已将情绪管理作为提高管理绩效的重要举措之一。

高校秘书人员的工作是从属于学校领导的辅助性工作,以“参与政务、管理事务、搞好会务”为工作宗旨,因而是一项较为繁琐复杂的劳动,其严要求、快节奏、高压力等都对高校秘书人员的情绪产生很大的影响。在实际工作中,如果秘书人员不能进行较好的情绪管理,容易产生不良情绪,影响工作的效率。因此,研究高校秘书人员的消极情绪,分析其产生的原因并进行有效的情绪管理具有非常重要的现实意义。

一、高校秘书人员消极情绪的影响

情绪对高校秘书工作影响尤为重要,特别是消极情绪对高校秘书人员产生极大危害性,这是由高校秘书工作的特点所决定的,高校秘书工作具有中介性、封闭性、政治性的特点。

1.高校秘书工作特点

(1)中介性。从制定高校各项发展事业的决策和执行这些决策的过程来看,高校秘书承担着信息传达中介作用,通常所提的枢纽作用、参谋助手作用、信息传递作用等,就是指高校秘书工作的中介作用。

(2)政治性。高校秘书与直接服务的领导共同服务于学校的事业和发展目标。因此,从这个意义上来说,高校秘书工作具有很强的政治性。

(3)封闭性。高校秘书工作的封闭性主要体现在以下两个方面:一是指高校秘书工作是一种服务性、从属性工作或者是一种幕后工作,秘书每完成一项工作体现出的意志应该是领导者的意志,体现的成就应该是领导者的成就,而不是秘书个人的。高校秘书人员要严格规范,不允许随心所欲。二是指高校秘书人员所承担的大量读写工作、收发工作,以及其他一些日常事务工作具有机械性和重复性,工作压力较大而又单调枯燥,限制了秘书人员接触新兴事物的机会,从而抑制了其创造力、想象力的发挥,具有较强的封闭特性。

正是由于秘书工作具有中介性、政治性、封闭性的特性,对秘书人员的政治素质、业务能力和个性修养都提出了很高的要求,促使秘书人员不断进行自我完善和自我能力提升,以适应这种要求。而且随着高等教育的不断发展,高校秘书人员的工作范围也在不断扩大,所承受的工作压力也日益增大。在这种情况下,高校秘书人员十分容易产生消极情绪,从而影响工作和能力的发展。

2.高校秘书人员消极情绪表现

高校秘书人员产生的消极情绪往往会产生情绪上的焦虑、工作上的厌倦、情感上的愤怒。

(1)焦虑。焦虑是指人在预期到不好的结果或处于某种不良处境时所产生的一种不愉快的、紧张的、恐惧的情绪。高校秘书人员为其领导服务,工作任务繁多而责任重大。高校秘书常处于一种担心、忧虑、紧张的心理状态,焦虑情绪往往会不自觉产生。

(2)厌倦。厌倦是心理疲劳的一种情绪表现。面对繁重的工作任务,秘书人员常常忙得焦头烂额,稍有疏忽还可能遭受批评,高校秘书不仅要在节假日加班、值班,并且一旦有突发事件发生,更是忙得手忙脚乱。长期从事这种繁琐、单调、重复性的事务工作,难免使其产生厌倦心理。

3.愤怒

心理学上把一个人在某种欲望因为受到阻碍而无法满足时所产生的心理状态叫做欲求不满。秘书的欲求包括:取得政治进步,事业有所建树的需要;展示特长才能,得到社会承认的需要;参加培训进修,充实完善自身的需要,这些需要都是秘书的正常欲求。因为欲求没有得到满足,人就会焦躁,继而愤怒。愤怒是极具杀伤力的情绪,不论对自己还是对他人都会造成十分严重的后果。

二、高校秘书人员消极情绪产生原因

1.消极情绪产生的主观原因分析

高校秘书人员产生消极情绪的最主要原因在于秘书自身,即由于个人的原因而造成。作为高校秘书人员应自觉确立明确的目标是工作顺利展开的前提,如果在行动前就面临种种矛盾和冲突,并在进退维谷、目标难以确定的心态下工作,行动就会在一定程度上受阻,这种行动前的不平衡和行动中的犹豫心理称之为心理冲突,它是心理失衡的表现。就高校秘书人员而言,容易出现消极情绪的主观原因有以下三种:

(1)渴望得到尊重与自卑心理的冲突。对高校秘书人员来说,要全方位地为领导提供服务,工作任务是十分繁重的,工作责任也很重大,因而他们十分渴望能够得到理解和尊重,但是由于高校秘书人员既没有一般党政机关秘书具有显要的地位和身份,加之高校内部对秘书人员存在的偏见,如“天才搞科研、人才搞教学、庸才搞行政”的说法等容易使高校秘书人员极易产生自卑心理。

(2)自身抱负与自身能力的冲突。在实际工作过程中,由于高校秘书人员的生活和工作特殊环境,特别是与一些颇有成就的专家学者接触较多,许多高校秘书人员在确定自身发展目标时,常常受环境的影响而定位过高,而在另一方面由于个人能力限制等诸多原因的限制,目标无法实现,这样也会导致秘书人员消极情绪的产生。

(3)渴望融洽相处和现实的冲突。高校秘书人员的工作中介性决定了他们必须处理和协调好各种关系,包括师生关系,领导与教师的关系,教师与教师的关系,行政人员与教学人员的关系等,同时为了提高工作效率,高校秘书人员通常从内心十分渴望与所有的同事相处融洽,然而,现实情况却是并非每一位秘书人员都有能力去处理好人际关系。

2.消极情绪产生的客观原因分析

除了以上的主观方面原因以外,还有客观方面原因也会影响高校秘书人员产生消极情绪,主要有社会环境和学校环境两个方面:

(1)高校秘书人员产生消极情绪的社会环境原因。根据心理学的观点,社会环境对个人需要、个人动机、个人目标等行为影响和限制较大,高校秘书人员作为社会成员中间的一员,时刻受到社会政治环境、经济文化氛围、种族宗教意识、道德风俗习惯、社会偏见等诸多社会因素的影响和制约,使高校秘书人员的需要、动机、目的难以实现,逐渐都有可能导致高校秘书人员消极情绪的产生。

(2)高校秘书产生消极情绪的学校环境原因。导致高校秘书产生心理失衡的学校环境原因主要有以下两个方面:

第一,领导的因素导致消极情绪。高校领导是高校秘书人员的主要服务对象,他们的言行和情绪对于秘书人员有着重要的影响,当领导对其进行赞许和表扬则会使他们精神振奋,工作热情提高,相反,如果领导人员对其进行批评则会使他们情绪低落,工作态度消沉。同时,如果领导人员对高校秘书人员学习工作的支持或者职务晋升的关心,也会使他们积极应对各项工作,相反,如果领导忽视其工作重要性,容易导致他们悲观和消沉心理的出现,从而导致消极情绪的产生。

第二,周围环境的因素导致消极情绪。首先,如果学校内部本身缺乏有效的沟通方式和良好的心理氛围,有可能会导致高校秘书人员消极情绪的产生,秘书工作也会因此而变得更为复杂。同时,高校秘书人员的主要是服务于高校领导的工作性质,也常常会引起一部分思想素质不高的同事产生嫉妒心理,很难建立良好的人际关系。因此,高校秘书人员常会受到本部门或周围部门同事的各种方式的攻击,从而导致他们消极情绪的产生。

三、高校秘书人员消极情绪管理建议

鉴于消极情绪对高校秘书人员工作产生极大危害,所以有必要对其进行情绪管理。而情绪管理是对个体情绪进行控制和调节的过程,是研究人们对自身情绪以及他人情绪的认识、协调、引导、互动和控制,是对情绪智力的挖掘和培植,是培养驾驭情绪的能力,建立和维护良好情绪状态一系列过程和方法。而情绪管理就是将情绪提升到管理科学和教育理念的层次上进行研究和探讨。

消极情绪给高校秘书人员的工作带来很大危害,但是只要能够采取合适的情绪管理方式,这些危害是可以避免的,本文从以下三个方面提出情绪管理方法:

1.积极表达

秘书不但需要能够觉察自我情绪的变化和导致变化的原因,而且还应该采取正确、合理、适当的方式来表达自己的情绪与情感;不但需要应该积极、客观地了解同事,还应该善于理解、接收、尊重他人的情绪。更重要的是,秘书要能够主动与他人交流、沟通,并在此基础上调整自己的情绪,最终与同事和谐友好相处;如果缺乏有效的沟通,就不可能获得真正的相互理解,更不可能达到化解矛盾、消除隔阂的目的。

2.塑造积极心态

作为一名高校秘书,除了要具有普通秘书应该具备的知识及能力外,更需要具有良好的心理素质,具体来说就是要以冷静、达观的态度对待事态的发展,并学会用平和的心态看待身边的人和发生的事;不仅要对自己有足够的自信,同时要对未来充满信心。

生活中常常遇到不如意的事,秘书人员要善于塑造愉悦、乐观、富有生气、沉着冷静的积极心境,并培养“处之泰然,安之若素”的襟怀,以宽广的心胸来接纳别人的成绩,并以此为鞭策不断努力向前;同时,要确立“能尽力做好自己的份内工作也是一种成功”的思想,这样就能达到荣辱不惊的积极心态。

3.不断学习

新时期的高校秘书人员,除了要有丰富的工作经验和技巧、成熟稳重的个性等传统标准之外,还要具备不断学习的能力,不断总结工作经验和教训,不断提高公关能力。同时,作为高校秘书人员更应具有能制定管理工作计划,以独立有效地开展工作;要不断提高自己的人际交往能力和团队合作能力;要有有条不紊的工作作风和积极乐观的工作态度,树立良好的个人形象和学校形象;用对师生的爱心和对事物的大度的心态去开展积极的工作。总之,高校秘书要高效顺利地开展工作,必须通过学习,不断提高专业水平和工作能力。

四、总结

尽管高校秘书人员消极情绪产生的原因错综复杂,但情绪管理的关键在于高校秘书人员自身,无论在什么时候,在什么条件下,高校秘书人员始终要以积极的情绪去适应秘书工作本身这种特殊的职业,也只有这样,才能不断地提高自身的工作效率,才能做好他们的本职工作。

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