浅析高校教学秘书工作

王　宏

[摘 要]教学秘书是高校最基层的教学管理人员,在教学管理中肩负着重要的职责,起着桥梁、纽带作用;管理、服务育人作用;助手、参谋作用,教学秘书的工作直接影响到整个教学秩序的稳定,直接影响到人才培养的质量。教学秘书应该认清职责,加强学习、勇于创新,不断提高自身素质为高校的发展做出更大的贡献。

[关键词]教学秘书 素质 管理

一、教学秘书的重要作用

教学秘书是院(系)教学管理的基层管理者,作为承担着学校教学管理重任的人员之一,在学校的教学工作及教学改革工作中起着不可忽视的作用。教学秘书的工作繁杂,头绪多,时间紧,要求高,从协助主管领导组织有关人员制定各专业教学计划和各类课的教学大纲,到根据教学计划编制学期的教学任务;协助主管领导统筹安排任课教师和排课;从课程安排到工作量统计;从开学到期末的日常教学检查;学生从入学到毕业的成绩、学籍档案、试卷、重修与补考、毕业设计(论文)等。教学的每个环节,都有教学秘书的参与和实施。教学的日常工作,无一不与教学秘书有关。其中任何一个环节出了差错,都会影响教学活动。

二、提高教学秘书素质的必要性

学校的教学管理不同于其它的行政管理,是一个多层次复杂的管理系统。学校的教学管理不仅需要高层管理干部制定教学方针、政策、规章制度,而且需要基层教学管理人员配合,具体地贯彻、落实。这就要求教学管理队伍不仅要有层次高、能力强的领导干部,也要有高素质的具体工作人员,高层次、高水平的教学管理干部是衡量一个学校教学管理水平高低的标志,而一般教学管理人员尤其是作为在教务处、院(系)之间的纽带;作为领导、教师、学生之间的桥梁的教学秘书的素质高低、能力大小是学校教学管理工作如期进行,出色完成、创造性开展工作的保证。作为基层教学管理者的教学秘书,如果在管理环节中能有条不紊、合理安排每个环节的教学工作,能科学的提高管理效率,能在管理环节的过程中摸索出一套适合现代管理理念和管理方法,这就要求教学管理人员具有强烈的学习意识、竞争意识、责任意识、服务意识,以及质量意识和法律意识。因此,在当今高校规模日益壮大,教学改革进一步深化的形势下,如何做好高校教学秘书的工作对高校的发展至关重要,提高教学秘书的素质是非常必要的,也是必然的工作。

三、关于做好教学秘书的几点思考

1.提高政治素质

政治素质是教学秘书工作成绩的重要前提,没有全面正确的政治素质,教学秘书工作就会迷失方向。教学秘书的工作主要是服务性工作,很多是琐碎的,任务繁重,头绪多,牵涉面广。有时任务急,不得不加班,甚至连节假日也不能休息,需要经常加班才能完成。因此,教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神,如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神,是绝对做不好秘书工作的。作为教学管理具体执行者的教学秘书要把坚定正确的政治方向放在第一位,要有高度的思想政治觉悟,一丝不苟和分秒必争的工作作风,具有现代价值观,有追求社会效益的愿望和强烈的集体成就感,从而出色地完成各项教务管理工作,真正担负起管理育人、服务育人的重任。

2.提高业务素质

教学秘书要想成为一个得力的助手,必须提高自己的业务素质,做好教学管理后勤工作,才能保证教学工作的顺利进行。

(1)要有宽广的科学文化知识

教学秘书应具备秘书学、行政管理学、公共关系学、文学、心理学等人文社科基本知识,它是承担教学管理的基础;还必须具备较为出色的专业能力:专业基础知识主要包括文秘知识、高等学校教育管理学基本原理、档案管理知识、教学计划的制定原理、课程表的合理编排等知识。教学秘书只有掌握了这些,才能不断摸索和总结出教学管理工作的规律,形成自己的管理经验、见解和思想,才能提升教学管理水平,从而更好地为教学服务,实现其职能;专业技能知识主要是计算机多媒体和网络技术知识,随着信息技术的快速发展,基于计算机多媒体和网络的现代教育技术已普遍应用于高校管理,教学秘书要与时俱进,努力学习掌握现代化办公设备和手段,适应管理工作现代化的客观要求,提高工作效率和水平;教育评估知识即必须掌握各种评估体系,如教育部本科教学水平的评估原则和方针,教学秘书是教学评估的对象或要素之一,所以要熟悉《普通高等学校本科教学工作水平评估的指标体系》,熟悉评估程序和主要环节及基本要求,成为“迎评”的业务骨干。

(2)要有较强的工作能力

教学秘书要具有较强的组织能力、协调能力和解决问题的能力。要善于化解矛盾,办事有条不紊,有计划性,追求效率,忙而不乱。在日常的教学管理中,经常有不和谐的因素存在,教学秘书要在协调的基础上沟通信息,化解矛盾,融洽关系,统一认识和行动,保持良好的教学秩序,取得较好的教学效果。教学秘书要有一定的写作能力和表达能力。教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书,如教学通知、教学事务报告、申请、记录等,所以就要有一定的写作能力。在调整课表、考试管理、处理学籍等工作中需要与工作对象反复磋商,贯彻领导的教学决策,传达师生对教学的建议,在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中,做到简明扼要、语言得体、表达清楚,应有良好的语言表达能力。能细致全面地考虑问题;能果断、及时地处理问题,自信而不自持自傲。要有较强的观察能力、分析能力,善于将高校管理实践中积累的经验升华到理论的高度,去伪存真、去粗取精、由表及里,找出规律,在提高管理水平的同时,提高自己的科研能力,对有关问题进行研究和探索,最大限度地调动和发挥自己的潜力,以取得最佳的工作效果。

(3)强化现代管理意识

创新是一个民族的灵魂,也是学校的灵魂。创新是学校兴旺发达的不竭动力,教学秘书,要紧紧跟上高等教育发展的新形势。解放思想,树立全新的意识和观念,通过学习和研究,在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法,不断创新,与时俱进,在工作中发挥主动性、积极性和创造性。只有具备较强的创新能力,才能适应知识经济时代的发展需要,才能推动教学管理工作。教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者,又是各项教学活动的组织者、安排者。因此,教学秘书要具有创新精神,能敏锐地接受新事物、发现新问题,具有较强的判断力和洞察力,有较强的应变能力和适应性。只有这样,才能使我们的教学管理保持旺盛的生命力。教学秘书还要善于利用多渠道、高效率的接受信息、转换信息和利用信息,建立从上到下的多种联系,取得相互之间的支持、帮助与协作,从而强化管理意识。

参考文献:

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[2]朱烈.提高教学秘书的素质,改善教学管理质量[J].教育研究,2008,(2).

[3]苗苗,宋淑贞.论新时期高校教学秘书的重要性及教学秘书的素质要求.科教文汇,2008,(4).