事业单位档案管理信息化建设问题探讨

胡忠华

(公主岭市城建科技档案馆,吉林 公主岭136100)

档案管理作为事业单位管理中至关重要的组成部分,是其得以正常运行和发展的重要保障,而城建档案在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录,为适应社会发展和事业单位实际发展的各种需要,必须加强对事业单位档案管理的信息化建设,并且根据管理工作的重心,有针对性的展开工作,做出科学的决策,以此来有效促进事业单位档案管理的信息化建设朝着科学化的方向发展。

1 事业单位档案管理信息化建设的问题

事业单位档案管理的信息化建设主要包括对规划、有效的建设平台以及对内容进行数字化处理等,但是在实际工作中大多数事业单位并未给予档案管理的信息化建设更多的关注,导致出现一系列的问题,最终不能充分的将信息化在档案管理中的作用最大限度的发挥出来。

1.1 信息化建设平台不能及时的更新

当下,我国大多数事业单位已经相继建立起相对比较健全的职工档案信息管理系统,但是在实际工作中对于档案管理的信息化建设漠不关心,导致不能及时的更新平台中相关模块的设置,进而造成不能及时的更新新近职工在档案方面的信息,管理水平低下,这在一定程度上严重阻碍了事业单位对人才的优化与管理。

1.2 使用信息化建设平台的效率不高

事业单位在档案管理中进行信息化建设主要是出于管理成本的有效降低和工作量的显著减少等方面的考虑,同时以此来促进查询档案信息的高效性和快捷性的显著提高。但是,在当下事业单位档案管理的信息化建设过程中,使用信息化建设平台的效率不高,并且在很大程度上信息化平台在其中的作用受到了极大的限制。

1.3 缺乏一批高素质的管理人才

拥有一批高素质的管理的人才是事业单位进行档案管理信息化建设的关键。为保证其信息化建设的正常有序运行,就要在发展的过程中,紧跟时代发展的步伐,与时俱进,不断满足当今事业单位档案管理工作中的各种需求,促进管理人员综合素质管理水平的不断提高。但是,目前城建档案管理中人才流动量大,优秀人才极为缺失,部分管理人员仍然是以兼职或者监管的形式从事管理,且他们所掌握的各项专业技能与实际所需要达到的标准并不相符,综合素质普遍比较低,如不能够很好的掌握与计算机有关的各种技术,由此可见他们的知识储备量较少且专业技能并不高。因此,引进一批高素质的优秀管理人才为事业单位档案管理的信息化建设服务迫在眉睫。

2 事业单位进行档案管理信息化建设的重要性

2.1 有利于将档案资料永久的保存下来

在传统的纸质档案资料管理中,受季节和天气的影响比较大,一旦受潮纸质发生霉变的情况时常出现,故而很难将其完整无损的保存下来。但是档案管理的信息化可以将备份档案在电子磁盘中保存下来,不仅能够将档案所存储的空间极大的节省下来,并且受季节和天气变化的影响非常小,可以最大限度的避免档案资料的丢失,从而有利于将各种档案资料永久的保存下来。

2.2 有利于事业单位对档案信息进行科学的管理

档案管理的信息化建设在一定程度上可以简化传统档案管理中的繁琐程序,在查找信息时只需要在数据库中输入一定的关键字或词便可以进行快速的检索,准确的找出所需要的信息,并且不会对其他档案造成任何的影响。另外,档案管理的信息化建设在一定程度上有助于档案管理方式和途经的改变,促进档案职能的进一步拓展。

3 事业单位档案管理信息化建设的重要措施

3.1 加强对信息资源的合理有效整合

第一,通过对城建档案现有信息资源的深度挖掘,实现信息资源的合理、有效、系统的整合,将信息资源的价值充分的体现出来,不断促进事业单位档案管理工作效率的显著提升,并促进其管理工作的顺利展开。

第二,充分利用现代化的信息技术对现有的信息资源进行高效的整合与维护,将新采集来的档案资料和原有的有机的结合起来,从而有利于提高信息资源整合的有效性,保证随时能够对信息资源进行调用,最终促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

3.2 建立和健全信息化建设平台和推广模式

第一,为信息需求者提供最优质的服务是事业单位进行档案管理信息化建设的关键,事业单位在具体工作中要充分考虑自身的实际情况,并在结合当今时代发展的背景下,逐渐建立起相对比较完善的信息化建设平台,通过对平台的有效推广和宣传,促进平台本身知名度和影响力的显著提升。

第二,在信息化平台的建设中还可以将一些大型企业建设信息化平台的现金经验积极的借鉴过来,以此来促进平台使用率的显著提升,从而更好的进行档案管理的信息化建设,逐渐加快建设的脚步。

3.3 促进档案管理专职人才队伍的建设

优秀的高素质人才对于事业单位档案管理信息化建设的工作效率和水平的显著提高具有非常重要的意义,然而,当下事业单位档案信息化建设中对于高素质人才的培养漠不关心,为此要提高对高素质人才的重视,通过不断的努力,逐渐培养出一批专业水平高、实践经验丰富的优秀高素质人才。

第一,对当前城建档案管理人员的素质进行细致的分析,通过开展定期培训加强对现有的管理人才综合素质的培养,不断提高其对专业人士管理知识的掌握,促进其本身专业技能不断有效提升,并且员工在信息化建设平台中通过相关专业技能的使用,以此来提升本身的综合素质,更好的推动档案管理的信息化建设朝着科学的方向发展。

第二,在人员的招聘过程中,要通过多种形式的招聘途径和方式,不断加大招聘力度,为不断壮大事业单位档案管理工作的队伍,促进整体队伍素质水平和管理人员工作能力的显著提升,对员工本身的专业技能和掌握的计算机技术等进行重点考察,从而有利于促进事业单位的健康、可持续发展。

3.4 促进信息化管理体系的完善

第一,城建档案在档案管理的信息化建设当中,需要对信息化管理体系进行有效的完善,从长远的发展战略出发,结合自身发展的实际情况来制定长远的发展战略,以此形成一个相对比较完善的档案管理体系,更好的为档案管理的信息化建设服务,实现可持续发展。

第二,除制定总体的战略规划以外,实现对信息化管理体系的内部优化同样重要,在其内部进行优化的过程中,需要将事业单位自身发展的实际情况充分有效的结合起来,并且严格按照国家制定的各种标准,以此来实现内部管理标准体系的科学发展。

4 结束语

随着信息化时代的到来,城建档案管理的相关工作也应该与时俱进,将科学技术恰到好处的应用其中,实现档案管理的信息化建设。针对目前我国事业单位在档案管理信息化建设过程中所面临的各种问题,在结合信息化建设重要性的基础上,通过采取各种积极有效的措施,促进信息化在事业单位档案管理中的建设,如加强对信息资源的合理有效整合、促进档案管理专职人才队伍的建设以及促进信息化管理体系的完善等。

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