烟草企业定额体系建设现状及对策分析

马 瑞

(安徽省烟草公司亳州市公司,安徽 亳州236800)

定额体系建设采用弹性原则,注意在推进的过程中,既有原则性的指导又能根据各单位(部门)实际工作适当调整工作计划,不强制要求各单位(部门)一定严格按照工作进度完成定额体现建设,通过严控基本要求和柔性安排推进计划开展定额体系建设的开展及制定、发布工作。并采取自学和集中培训的方式向全体员工进行宣贯,深化员工定额标准意识。

1 当前定额体系建设现状及原因分析

1.1 经营业务指标预算不准

销量、收入、毛利及省外卷烟购进支出预算指标执行不准,差异较大;主要原因是面对经济新常态和世界经济的不断回调,卷烟市场持续疲软,不可控和不可预测的因素增多,销售的不确定性不断加大,同时由于营销人员自身的知识结构和人类对世界认知能力的局限性都制约了对未来市场的把控能力,极大地影响了卷烟经营业务预算指标的执行准确性。

1.2 资本性支出预算执行率不高

资本性支出预算不准,由于资本性支出相对一般人员来说专业性较强,不易理解和把握,特别是对于资本性支出中的是否进入固定资产还是直接进低值易耗品很多工作人员把握不清,不能有效区分费用和资本性支出的区别和界限;同时也是由于资本性支出目前由办公室和信息中心通过三项工作系统上报汇总编制,未能与财务NC系统有效对接也是导致执行率差异较大的一个原因。

1.3 全面定额指标体系仍不完善

单位截至目前虽然已经建立了较为全面的定额与成本管理体系和修订完善流程,相关制度比较健全,标准覆盖面比较全面,最近几年也持续下发了费用定额标准体系,计划于2017年底完成覆盖全面的定额体系标准库,但截至目前仍未能形成包括定量、定额和定率标准的行业成本费用定额标准指标库,涵盖营销、物流、专卖、机关等部门,覆盖实物消耗、能源消耗、人力成本以及费用开支等重点项目的全面预算定额标准体系。

1.4 预算文化尚未全面建立

公司领导及各机构负责人重视定额体系工作,多数职能部门能履行预算归口管理责任;预算执行机构能按预算管理要求开展预算工作;员工有“工作要提前计划,提前预算,没有预算不能开支”的意识。但是公司预算文化目前处于各级干部员工主要把定额编制当作一项必须完成的任务,仍没有形成良性或不良的预算价值观的阶段。

2 定额体系建设的步骤

公司定额体系建设实行归口管理负责制,将定额指标按业务类型分类划给归口管理部门,由归口管理部门对指标负责,实行“分级归口”预算管理。各责任主体积极参与预算定额的编制,对各个预算定额项目反复权衡、精打细算。按照精益管理的要求,严格控制费用支出,使定额指标在控制降耗增效上真正起到应有的作用。公司针对定额体系建设现状及原因提出了三步走的工作部署。

2.1 行业定额体系建设准备阶段

公司按照行业定额体系建设的工作安排,首先召开部分财务人员专题学习研讨国家局、省局(公司)及行业文件精神,确定了公司定额体系建设的计划和实施方案,确立以预算管理办公室为推进行业定额体系建设的工作小组,制定了了以追求预算管理上水平和实现行业精益预算,重点引领相关人员学习预算管理、定额标准的基本概念、预算上报流程和注意事项;提升各单位(部门)预算上报流程的顺畅及准确、定额标准的建设工作,实现企业定额体系在操作层面的持续改进提升的目标,明确行业定额体系建设的具体目标。

定额体系建设在准备阶段从人员和制度上做了充分的工作准备,确保行业预算管理成果的实施。

2.2 行业定额体系建设的实施阶段

公司在公司内部系统下发了行业定额体系建设工作计划和目标要求,严格按照系统规划、分步实施的总原则推进。

首先在公司内部集中相关财务人员学习研讨定额体系管理的理论及相应工作经验,对定额体系建设进行了系统的全面学习,依据方案和目标要求确立了在推进过程中的重点内容和主要建设方向,强调了此项工作的重要程度和对行业生存的意义。

其次各单位(部门)按照方案制定了自己的工作安排,相关部门按照工作部署开展行业定额体系建设推广工作,上报会议培训签到表、记录表、学习心得和工作进度。并开展定额体系建设研讨会,交流行业定额指标的经济含义、定额体系建设注意事项、标准编制和制定时需注意事项等实务角度强化深化定额体系编制效果。以问题为导向,把理论与实务相结合,全面推进行业定额体系编制的顺利完成。

2.3 定额体系建设总结阶段

公司定额体系建设截至2016年底已初步完成了指标的归口分类,并建立了办公、烟叶、物流、人力等相应归口指标的制定工作,虽然在定额体系编制的工作中仍然存在不少问题,但就目前来看仍取得了一定成绩,主要取决于以下做法：

2.3.1 充分的意见沟通

定额标准体系建设体现了全员参与的原则,定额体系建设第一阶段全过程一直保持内部意见的充分沟通,促使各级管理人员和预算员及广大职工对定额体系编制工作的认同并达成共识,从而有效地推进了定额体系建设工作的落地。

2.3.2 健全的组织架构

定额体系建设需要建立在健全的组织架构上,要具备责权利分明,便于衡量绩效,烟草行业在多年要规范、规范是行业的生命线的基础上已初步建立了较为健全的组织架构。使得定额体系建设与企业结构内在一致,定额体系建设能够和企业内在文化天然融合,具有健全的组织架构和明确的责权利划分是成功推进行业定额体系建设的基础。

2.3.3 按时完成和及时反馈

在开展第一阶段的自我学习过程中,亳州市烟草专卖局预算管理办公室始终保持与各单位(部门)的沟通,不断敦促和核查各单位的培训进度和学习效果,并要求他们不断向预算管理办公室反馈进度和学习效果。

3 提升定额体系建设水平的对策

建立科学、有效的定额体系编制方法,提高定额体系建设编制人员的理论水平和实务水平是完成定额体系建设的关键,具体对策如下：

(1)进一步加大与业务部门的沟通力度,督促相关部门加强卷烟销售的计划性,编制好年度和月度卷烟经营销售和购进计划,根据年度任务目标,做好月度任务分解;对于卷烟购进应加大合同管理,争取减少临时性变动。进一步提升经营业务预算与定额体系建设对接,提升预算编制的科学,执行的精准。

(2)在资本性支出定额编制上,对于涉及资产购置的项目,可以根据资产类别、资产折旧年限、资产状况来确定定额标准;对于涉及资产投资的项目,根据项目的明细内容来确定相应的标准,使得标准的制定既能有效降低无效作业,又能提升工作人员的积极性。

(3)培养高素质定额体系管理人员。定额体系管理,是一个从“要我控制”到“我要控制”的过程,在这一管理的过程中,素质较高的管理队伍是最关键的一环,也是实现烟草行业财务管理向管理会计转变的关键,因此应加大对定额体系管理人员的培训力度,开展多种形式的培训,不断提高定额体系编制人员的理论研究水平、专业判断能力和实践分析能力,使得管理员们能够具备高度的责任感与大局观念,具备良好的沟通协调能力,同时还具有一定的财务管理专业知识,为定额体系编制的顺利完成提供人才保障。

推进定额标准体系建设是企业持续发展的根本措施之一,是事关行业发展、降本增效的根本途径,也是全面推进管理会计的主要途径,也是烟草企业为推动建设现代化管理水平而不断奋进,持续以信息化为载体,以企业内部管控为手段,不断推动烟草行业企业定额标准体系精益化发展,实现定额标准建设的持续改善的应有之举。

[1]马瑞.浅析烟草企业预算管理现状及对策[J].财经界(学术版),2015,(19).

[2]莫炜.烟草商业企业预算定额标准体系建立探析[J].企业改革与管理,2015,(05).