交通运输部门档案管理中信息化建设

姜艳秋

摘要：以交通运输部门档案管理中的信息化建设为题展开论述。首先，分析了交通运输部门实现档案管理信息化的必要性。然后，介绍了交通运输部门档案管理信息化建设的内容。最后，结合相关的档案管理经验，提出了实现信息化建设的办法和措施，包括建立健全档案网络系统，完善电子文件管理，健全完备的档案安全体制等。希望研究结果可以提高我国交通运输部门档案管理的水平，促进该行业的长久、稳定发展。

关键词：交通运输部门；档案管理；信息化

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.13.026

随着信息技术的快速发展，档案管理工作在生产、教育、服务等行业中发挥着重要的作用。与此同时，在新的发展时期，交通运输部门也需要与时俱进，不断加强档案管理的信息化建设。只有这样，才能保证交通档案的真实性、可靠性，最终满足我国交通事业的顺利发展。然而，当前交通部门档案管理信息化程度明显比较低，在很大程度上阻碍了档案管理信息化水平的发展。鉴于此，本文结合相关的工作经验，提出了具体改进的办法和措施。下面进行详细的论述。

1 交通运输部门档案管理信息化建设的重要性

档案管理的信息化指的是：采用信息化管理理念、方式，快速、高效的对庞杂的档案信息进行筛选、分类、储存、检索等，从而转变传统的人工档案管理方式，最终提高资源的利用效率。当前，在档案信息化建设中，加快了电子档案的应用与推广。该档案管理方式以网络技术为支撑，便于客户对档案进行及时保存、修改、检索等。与传统档案管理方式相比，电子档案具有成本低、工作效率高的优势。与此同时，在网络信息化时代，信息技术极大的促进了行业的改革，并且创造了更大的社会、经济效益。对于我国交通运输部门来讲，同样需要实现档案管理的信息化。可以说，实现档案管理信息化是时代发展的必然，是提高交通运输管理部门各项工作效率的刚性需求。总而言之，在未来领域的发展中，加快交通运输部门的档案管理信息化建设已经是一件刻不容缓的工作。所以，我国交通运输部门的各级领导、档案管理人员必须引起高度的重视。

2 交通运输部门档案管理信息化建设的内容

交通运输部门在档案管理信息化建设的工作中，需要结合行业发展的实际情况，在立足现有资源的基础上，实施周密规划，只有这样才能取得一定的成效。

2.1 档案的基础建设

在档案基础建设中，首先要保证硬件、软件方面的支持。然后，积极采用计算机计算，加快网络资源的传输、储存，从而尽快实现资源共享的目的。交通部门在档案管理信息化中，要实现以上目标，必须加快局域网建设，并在档案管理中推广计算机信息技术。

2.2 实现档案信息的数字化进程

采数据库知识，高科技手段，将纸质的档案、文件、图片等，转换为电子档案。同时，按照一定的顺序，种类，建立相应的档案信息库。通常情况下，档案信息的数字化包括两个方面。一方面指的是：档案信息的数字化。另一方面指的是：档案文件的目录数字化。

2.3 档案信息安全保障体制建设

建设档案安全保障机制，确保在档案信息化管理中，各项数据的真实性、安全性、可靠性。采用管理与技术结合的方式，防御病毒对系统的干扰、攻击。同时，还要对档案管理人员行进业务知识、技能方面的培训，加强安全管理体系的建设。

3 加快交通运输部门档案管理信息化建设的办法与措施

可以看出，加快交通运输部门档案管理信息化建设势在必行。鉴于此，本文结合实际的档案管理工作经验，提出具体实施的办法和措施。

3.1 建立档案信息网站

交通部门在信息化建设中，可以以网站建设为支点。在此基础上，给广大用户提供一个信息平台，使他们可以在任何地点、时间，在网络客户端或者浏览器中，看见最新的交通运输资料与信息。同时，用户在查询的过程中，能够快速的完成对信息的检索，归档。除此之外，还可以在网站上设置专业的档案服务咨询窗口，以便及时的给需要咨询的用户提供帮助，完成相关操作。在建设档案信息网站时，可以在条件允许的情况下，使用标准化产品。同时，积极采用当前国内外先进的硬件、软件技术，打造一流的网站平台，以此来吸引广大用户的目光，并促进交通运输部门档案管理的信息化建设。

3.2 加强电子文件的管理

当前，在计算机技术的快速发展下，大量的重要文件被传送到互联网中，并以电子文件的方式存在。鉴于此，档案管理人员必须尽快深入到文件工作领域当中，接受、出巡大量的电子文件，并加强管理。比如，针对已经归档的文件，将其设置为只读文件。这种格式的文件只能提供阅读服务，具有不可被更改的性质。在此基础上，不仅提高了电子文件的可靠性，而且有效的保护了原始文件的结构。除此之外，使电子文件与纸质文件在档案管理工作中，发挥着同样的社会效应。

3.3 加强档案信息的规范化、标准化

在档案管理信息化建设中，必须提高各项工作的现代化管理水平，以此来加强档案信息的规范化、信息化。具体要求为：首先，交通运输部门在档案管理工作中，需要以国家相关的档案信息化标准为依据，同时结合该部门自身的实际发展情况，建立出一套标准体系。然后，针对运行中存在的问题，不断完善。其次，在建立档案目录数据库中，要遵循高效、便捷的原则。但是，不能违反国家的相关制度。再次，在编写档案内容，设置数据库格式的过程中，也要建立统一化、规范化的标准。最后，针对在档案管理中硬件、软件的格式，也要做出明确的规定。这样做的目的在于：可以为用户在共享文件中提供方便。同时，解决了因为格式问题出现的阅读问题。比如，在只读模式下，文件无法打开，或者转化失败等。

3.4 创新档案管理的方式

交通运输部门在档案管理工作中，要不断创新管理的方法，从而实现对档案材料的有效控制。在交通档案中，很大一部分资料属于公路工程。然而，在工程资料的管理中，由于耗费的人力、物力、财力比较多，所以往往也会造成资源的浪费。在这种情况下，要提高工程档案管理的水平，必须转变档案管理的手段和方式。只有这样，才能加快公路工程档案的信息化建设。

3.5 建设高素质的档案管理人才队伍

在信息化时代下，促进了档案管理技术的发展与成熟。所以，为了推进档案管理信息化建设，必须尽快建立一支综合素质高、专业能力强的档案管理人才队伍。因此，档案管理人员要不断学习新的档案管理知识、技能，特别是现代化的档案管理手段。同时，在日常工作中，加大研究的力度，针对出现的新问题，及时解决。

4 结束语

改革开放以后，我国信息技术发展的速度越来越快。与此同时，各个行业在档案管理中，都广泛运用了信息化技术，从而提高了管理的质量和效率，并且保证了数据的真实性、可靠性，以及安全性。当前，在网络时代下，使大量数据被传送到互联网中，从而加大了档案管理的难度。因此，必须加快档案管理的信息化建设。同样，在交通运输部门的档案管理中，也应该引起重视。只有不断转变档案管理方式，积极建立以信息化技术为支撑的数据库资源，并提高档案管理人员的综合素质，才能促进交通运输部门档案管理的信息化水平。本文结合相关的经验，提出了具体的办法和措施，希望可以作为同行的参考。

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