计算机应用技巧

刘纯胜

1. 让文档整齐划一

当面对大量不同格式的文档资料时，我们往往希望能够统一行文的格式。这样，才能够保证行文的美观。在Word中，要完成行文格式的统一非常简单。首先打开Word，再选择“格式”→“格式和样式”命令，打开“格式和样式”任务窗格，再在左边Word窗口中选中相应的文字，然后单击其下的格式（如标题1.标题2.标题3等）即可快速给选定的文字添加格式。

友情提醒：

（1）单击“格式和样式”任务窗格下方的“显示”下拉列表框，再单击“自定义”项，即可打开窗口，对这些预定义的格式进行重新定义，也可以自己定义自己的格式，并可以用它来格式我们的文件中的内容，做到行文的统一。

（2）建立好各级标题后，我们还可以生成文档的目录：先把光标定位在合适的位置上，使用菜单“插入”→“引用”→“索引和目录”，在出现的对话框中选择“目录”即可。

2. 比较并合并文档

在Word、Excel和PowerPoint中，使用“比较并合并”功能可以自动合并多个复杂文档。这样可以对Office XP数据做到整合：如在Word中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以在原文档中显示比较结果，也可以在当前打开的文档中显示合并结果，并能在新文档中显示结果；在Excel中选择“工具”→“比较并合并文档”命令可以将两个工作簿之间的差异合并到一个工作簿中。而在Power Point中选择“工具”→“比较并合并演示文稿”命令可以合并多个演示文稿中的幻灯片。

3. 文字自动纠错

在Word中写作时，它具有自动更正功能。如果我们写错字，那它会显示红色的下划线，并提示我们更改。不过，如果大家不放心，在完成文档之前，可以按下F7键进行“拼写和语法”检查，如果出现问题，我们可以对其进行更改，也可以加入到字典中，供下次自动更正。

4. 如何将Word当字典使用

在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的翻译功能，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：

单击“工具→语言→翻译”，这时出现“信息检索”对话框，键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词，并会自动显出相应的翻译结果。

如果遇到了不知道准确读音的文字时，可使用拼音指南功能帮助识别。使用方法是：首先，用鼠标选中待查文字，然后选择“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，打开“拼音指南”对话框，在该对话框中的“基准文字”框中已显示出了所选定的文字，并在“拼音文字”框中显示出该文字所对应的汉语拼音。

5. 查找与替换技巧

在使用Word编辑文档时，经常会使用到“查找和替换”功能来批量替换文档中特定的词语或是句子。不过，在查找和替换操作时，如果能恰当地运用好格式控制等参数，查找和替换能够实现的功能将会更多，甚至还可以出现一些意想不到的效果。