简要分析高职院校人事档案管理

蹇兰

【摘 要】人事档案管理工作在高职档案管理领域中占据的地位是十分重要的，但是在实际管理工作进行的过程中却存在着一定的问题，主要是集中在认知以及制度等层面之上的，所以就需要使其向着规范化、制度化的方向转变的过程中，逐步的使得从事管理工作的人员的综合素质水平得到一定程度的提升，并予以档案的利用和开发工作充分的重视，笔者依据实际工作经验在对影响到高职档案作用发挥的因素进行分析的基础上，提出高职院校人事档案管理工作力度增强的过程中应当使用到的措施，希望能够在今后相关的工作人员对这个问题进行研究的时候起到一定程度的借鉴性作用。

【关键词】高职院校；人事档案；管理；简要分析；现阶段

前 言

随着我国高等教育管理机制改革深化程度的提升，人力资源管理水平在各种类型的高职院校竞争的过程中起到的作用变得越发的重要了，假如说想要使得高职院校在越发激烈的市场竞争中谋得一席之地，一定是需要拥有数量众多的高素质人才的，人事档案在人才的引进、开发以及应用等环节中起到的作用是十分重要的。怎样才可以使得人事档案更好的为高职院校干部人事工作提供服务，这就是一个人事档案管理部门需要解决的问题了。

一、对高职院校人事档案使用和作用发挥造成影响的相关因素

（一）管理水平较为低下、意识滞后性强

人事档案是档案学中的一个分支领域，从专业的层面上展开分析，人事档案是隶属于档案部门包含的范围之内的，针对档案人员展开的管理工作也应当由档案部门负责，才可以为人事档案理论研究及档案人员的专业培训工作顺利开展奠定较为坚实的基础。但是在各种类型的原因的影响之下，现阶段我国高职院校内部人事档案管理领域中却存在这杂乱无章这样一种问题，有一些档案是归属于档案室来管理的，有一些是归属于组织部门管理的，还有一些是归属于办公室来管理的。上文中提及到的这种管理归属问题的多元化，使得档案记载内容及具体使用呈现出一种分散的态势，涌现出来了“一人多档案”这样的问题，难以形成系统、完善的综合性档案资料。

（二）填写的资料并不是十分的准确

有些职教工作人员在个人履历表、任免书以及工资审批表中填写的资料，出现了年龄、具体参加工作时间以及文化程度不同这样一种问题，比方说某些档案中的出生年月就有三四种，从而也就会在职教工人档案管理工作进行的过程中起到一定程度的阻碍性作用。

（三）施行的管理模式滞后性比较强

现阶段高职院校使用到的人事档案管理方法，局限在“看堆式”管理的范围之内。重视管理、轻视服务、操作难度高、反应能力比較弱，现代化管理水平相对来说较为低下。在对信息技术加以一定程度的应用的基础上，可以使得呈现出不断增长态势的档案信息资源实现畅通无阻的交流共享，从而也就可以从时间和空间层面之上为档案使用者提供更多的方便，进而也就可以从某些层面之上使得高职人事档案管理工作的效率和简易程度得到一定程度的提升，但是现阶段某些高职院校却没有予以信息技术充分的重视，从而也就难以使得人事档案将其作用发挥出来了。

二、高职院校人事档案管理工作进行的过程中应当使用到的措施

制度规范意识的强度应当得到一定程度的提升，在实践的过程中逐渐的使得各项规程的完善程度得到一定程度的提升，依据规程中提出的明确要求的基础上办理事务，克服掉工作当中的随意性，将档案进口关、出口关管理好，细化收集、处理、归档以及节约等流程的规则，以便于可以对档案材料的完整性和真实性做出一定程度的保证。应当将人事档案部门设置在和人事工作有着较为密切的相互联系的人事处当中，从而也就可以为后续的协调和材料收集工作的开展奠定坚实的基础；其次在档案经费管理这个领域中，一定是需要对经费的落实情况做出一定程度的保证的，并适当的增添必要的硬件设施。

各个单位及部门中形成的人事档案资料往往都是需要在处理结束之后移交到人事档案部门中做归档处理的，任何相关的组织及个人都不能够使用任何理由来积压和滞留应当做归档处理的材料

结 语

总而言之，只有在实践的过程中逐步依据本学校的实际情况构建出完善的人事档案管理机制，提升管理工作的水平，并积极的推行人事档案现代化管理技术，逐步的使得人事档案向着制度化、规范化和科学化的方向转变的基础之上，才可以实现管理范围拓宽这一个目标。优化调整管理模式，在管理等层面之上做出创新，只有在使得先进的设备的总体应用能力得到一定程度的提升的基础上，才可以逐渐的实现认识档案工作现代化管理，才可以满足我国市场经济发展进程向前推进的过程中提出的客观要求，最终也就能够更好的为教育事业的发展提供服务了。

参考文献：

[1]杨丽丽.高校人事档案信息化管理初探[J.太原城市职业技术学院学报；2012年06期.

[2]宋小红.高校人事档案信息化建设研究[J].办公室业务；2013年09期.