互联网时代高校毕业生档案的现代化管理策略

摘要：随着互联网的迅速发展，各行各业都渗透了互联网技术的应用，高校毕业生档案是伴随毕业生一生的人事档案，因此，运用互联网技术做好毕业生档案管理工作具有重要意义。本文分析了高校毕业生档案现代化管理现状，在此基础上提出了互联网时代高校毕业生档案的现代化管理策略。高校应运用互联网技术制定档案管理标准化流程，细化档案管理工作制度，推进档案管理智能化，建设“互联网+”数字化档案管理系统和宣传机制，提高档案管理的效率。

关键词：互联网；高校；毕业生档案；现代化管理

引言

高校毕业生档案是指记录毕业生个人学业、成绩、荣誉、实习经历等信息的文件或电子记录，这些档案全面反映了毕业生在校期间的表现和成就，对于学校、雇主和毕业生自身都具有重要的参考价值，有助于推动高校教育的质量和毕业生的综合素质提升，因此，提高档案管理的真实性至关重要。通过充分利用互联网技术，有助于提高档案管理流程的智能化和网络化，使管理更加便捷、高效，并确保信息的真实性和及时性。

1. 高校毕业生档案的现代化管理现状

1.1 信息采集技术较为落后

高校毕业生档案管理在信息采集技术方面存在相对滞后的问题，部分高校仍然依赖传统的纸质档案管理系统，信息采集主要通过手工录入，未能充分利用互联网技术进行信息采集，导致了许多不便之处。首先，信息采集技术相对落后，使数据录入烦琐且容易出现错误，手动录入数据不仅费时费力，还容易受到人为因素的影响出现录入错误或遗漏，降低了档案信息的准确性。其次，纸质档案管理系统难以适应当今信息时代的快速发展，传统的档案室存储方式限制了信息的便捷获取和共享，在面对大量毕业生信息时，传统系统无法高效处理，影响了档案的管理效率。最后，由于信息采集技术的落后，档案的电子化和数字化程度不高，难以充分利用现代化管理工具，影响了档案在跨部门、跨系统之间的无缝协同，降低了整体管理水平[1]。

1.2 缺乏完善的档案管理制度

目前，部分高校的毕业生档案管理缺乏完善的管理制度，未能利用互联网技术进行信息传递和沟通，导致信息传播受阻、各部门沟通不畅，严重影响了管理效率。一方面，许多高校仍使用传统的档案管理方式，高校内部网络安全建设不足，考虑到毕业生信息泄露的可能性，毕业生档案数据往往被禁止通过网络传播，因此档案管理部门主要通过电话、纸质文件、校园内部通告等方式进行档案信息沟通，难以实现高效的信息交流；另一方面，毕业生档案的信息化管理面临技术障碍，纸质化的档案资料往往只能由毕业生班级统一收集然后主动上交，导致档案管理工作人员往往无法快速、及时地收集档案资料，并且在档案资料保存到档案室后，学生如果想要查询某些资料，只能由档案管理员进行查阅，在档案管理工作中往往只能单向传递信息。此外，在档案管理工作中，责任机制不够健全，执行力在制度实施的过程中受到一定制约，甚至机制运转不够顺畅。

1.3 缺乏有效的质量把控机制

高校毕业生档案的现代化管理缺乏有效的质量把控机制，导致档案管理过程中存在潜在风险。首先，未能引入互联网技术进行实时档案信息更新，导致一些高校毕业生档案的信息更新速度较慢，这直接影响了档案资料鉴定的一致性。由于缺乏先进的信息化技术，档案管理员面临手工更新和录入的烦琐过程，导致信息的录入和上传不够及时，且在巨大的工作量和人工输入的条件下也可能出现一些错误。其次，单纯地依靠人工操作，无法在短时间内将大量的档案资料进行系统的归纳整理，导致在档案收集和整理过程中可能遗漏关键数据，档案资料的完整性受到影响[2]。最后，部分檔案管理部门的工作人员专业素质较低，不重视严格落实档案管理工作流程规范，缺乏严格的监督和管理，缺乏互联网、信息技术知识，导致档案管理过程中存在一些流程性漏洞、人为性失误等，造成档案信息的遗漏或错误。

2. 互联网时代高校毕业生档案的现代化管理策略

2.1 运用互联网技术制定档案管理标准化流程

目前，部分高校档案管理缺乏体系，缺乏规范化管理流程，档案管理工作职责不清，难以保障档案管理的工作质量和统一性。因此，高校必须建立完善的档案管理标准化流程。首先，通过互联网技术建立一个集中化的档案管理平台，将毕业生的个人信息、学业成绩、实习经历等数据整合存储。其次，通过互联网技术制定档案的标准化流程，建立在线申请和审批的机制，毕业生可以通过在线系统提交档案申请，而学校的相关部门可以通过系统进行审批和管理，提高操作的规范性。最后，利用互联网技术还可以实现对档案信息的实时更新和动态管理，高校可以通过互联网技术监控毕业生的动向，与毕业生进行沟通互动，从而及时更新相关信息，确保档案的及时性和准确性。

2.2 运用互联网技术细化档案管理工作制度

制定档案管理工作制度的过程，旨在提高管理效益并不断提升工作质量水平，利用互联网技术开发在线办公系统，明确档案管理工作流程，减少人工操作错误。首先，务必明确档案管理制度的细则和具体要求，设定归档范围，考虑未来工作职能调整和业务发展的可能性，充分考虑档案的储存完整性和资料的全面性，预设潜在风险，制定完善的档案管理体系。其次，优化档案管理的工作环节。不仅要落实档案管理工作制度，还要制定归档计划，实施集中化、全面化的归档管理，并不定期排查常见的工作问题，确保档案工作的正确性，防止意外疏漏的发生。最后，还需进一步完善和重视档案资料的交接工作，明确责任主体，保障交接流程的合规性和合理性，确保档案资料顺利交接[3]。

2.3 建设“互联网+”数字化档案管理系统

互联网时代，高校毕业生档案建设必须与信息化发展密切结合。高校应以“互联网+”的思维模式为基础，建立数字化档案管理系统，逐步实现纸质档案向电子信息档案的转变，使档案管理过程更加现代、精细、智能，以提升管理效率和服务水平。

首先，高校在档案信息系统的建设上需进行全面规划，并为此提供足够的资金和资源支持。积极引入云计算、大数据、人工智能、区块链等先进信息技术，将毕业生数据储存到信息系统中，逐步建设和完善毕业生档案管理系统，为档案管理工作提供更加便捷、智能化、系统化的信息系统，还需要考虑对系统进行进一步扩展，以满足未来可能的需求和挑战。

其次，高校应建立数字化档案管理系统的专项资金，设立专业部门或岗位进行系统维护和优化，保障该系统的长期稳定运行。

再次，在档案信息系统的建设过程中，高校应重点利用互联网技术、大数据挖掘和分析技术建设高校毕业生档案数据库。考虑增设更多的档案信息种类，尽可能多地全面收集毕业生档案数据，选择文字、图片、视频等多种数据形式，为数据库的建设提供丰富而多元的数据，为后期数据库功能的调试和优化提供数据支撑。在数据库的功能设置上，应建立互联网在线查询模块，设置档案管理员、企事业单位、教师、学生、学院等不同用户的查阅权限，确保用户能够根据其需求和角色获得适当的权限和功能；在进行数据挖掘和计算时，要注意保障相关数据的安全性和隐私性，根据不同级别的隐私信息和对应用户的权限设定相应的安全保护措施。

最后，促进档案数据共享，高校应结合社会实际和师资力量，使档案数据库资源更加丰富，为社会机构和大学生提供更全面的查询服务。同时，要明确信息共享权限，确保资源在特定时间和范围内通过局域网传播，以防止档案资源泄露。

2.4 运用互联网技术推进档案管理智能化

“互联网+”时代，档案数据不仅能够起到查阅信息、方便管理的作用，通过对大量毕业生档案数据进行汇集和分析，也能在就业趋势预测、就业政策制定、战略决策方面发挥巨大的价值。因此，高校需要推动档案管理的智能化转型，提升数据储备与数据质量，更大程度发挥档案数据的价值。高校要进一步推进档案管理电子化和无纸化的进程。

在实施过程中，可采取以下几种方案：

第一，探索如何利用互联网技术和智能化技术实现档案数据的收集、整理、分类、计算、预测等功能，对档案数据进行深度利用，提高档案工作的质量和效率。

第二，拓展毕业生档案的内容范围，探索通过互联网技术实现电子档案数据的接收，为智能化管理系统的建设提供充足的数据基础，以确保数字档案信息能够深度挖掘。

第三，尽管目前档案资料仍旧以实体档案为主，但随着档案信息化建设的普及，数字化档案将会成为主流。因此，高校需要着重研究如何利用数字技术实现对这类档案信息的智能管理、数据挖掘，并提供更多的应用价值。例如，可探索开发利用智能软件实现文件识别、自动录入、提取关键词等功能。

第四，高校应积极寻求外部合作，构建多元化的合作模式，共同推动档案管理智能化的进程。高校应主动寻求与互联网企业、科研机构的跨界协同合作，并发挥引领作用，建设档案智能化管理研发团队。通过与各方专业人员的紧密协作，有效解决档案管理智能化建设中的挑战，推动技术融合与标准规范的深入研究，促使档案智能化管理在创新与应用方面取得更为显著的发展。

2.5 建立“互联网+”档案管理宣传机制

高校应与人才中心合作开展档案管理各项工作，通过多渠道加强宣传和教育，构建健全的档案管理和宣传工作机制。在新生入学阶段，着手对新生普及档案资料的重要性，在学生就业指导的过程中帮助学生深入理解档案内容。在日常校园生活中，充分运用互联网的信息传递功能，通过微信公众号、微博、校园网等多种途径，介绍毕业生档案的内容和档案管理的重要性，向学生渗透档案资料管理意识，使他们能够更主动地参与档案管理工作。在职业规划阶段，要特别强调毕业档案的重要性，提醒学生配合学校完成毕业生档案收集工作。此外，通过奖惩制度提升档案管理相关工作人员的积极性，使其更有动力投入档案管理工作，提升整体工作效能，尤其要重视辅导员在档案收集工作中的重要作用，对其进行系统性培训，并将其列入辅导员绩效考核。

结语

高校毕业生的档案具有不可复制性，是高校毕业生踏入社会、考公考编、留学出国、升学深造需要出具相关证明的重要凭证，也是毕业生将来在办理社保等社会诚信体系建设方面至关重要的材料。高校毕业生的档案管理工作不仅能为评估学生的综合素质提供依据，对企事业单位的人才选拔也具有重要意义。因此，高校需要积极将互联网技术引入高校毕业生档案管理工作中，借助互联网信息技术，构建健全的档案管理机制，提高档案管理效率。

参考文献：

[1]贺小芹.“互联网+”时代高校毕业生档案的现代化管理策略[J].兰台内外， 2022（2）：22-24.

[2]王颖.利用信息化手段为依托创新高校毕业生档案管理的方法[J].科技资讯，2021，19（25）：71-73.

[3]温晓丽.互联网背景下现代医院档案管理改革策略和模式创新[J].科技風，2022（1）：65-67.

作者简介：窦毅，硕士研究生，副研究员，研究方向：教育管理。