浅谈新世纪中学档案人员素质能力及培养

黄乾慧

摘 要：新世纪中学档案人员素质能力培养一方面要通过内部培训、外部学习及专业技术水平和年度绩效考核不断提高档案人员专业技术水平及能力，以及计算机应用、网络应用水平。同时还要提醒档案人员时刻保持机密、保密意识，认真履行保密协议，不断提高档案人员服务意识和服务水平。

关键词：信息化背景；中学档案；数字化管理与建设

中学档案是对学校发展历史的记录，其中既包括珍贵的教育教学管理经验，也包括历届学校教职工及学生档案，以及学校发展中出现的重大历史事件回顾，是学校发展历程的缩影，所以建立健全中学档案在校园工作中处于比较重要的地位。

在信息化大背景下，中学档案管理与建设走数字化发展道路是大势所趋。所以档案工作人员要审时度势，通过培训、自学不断提高自己的信息化水平及专业档案管理水平，保证在中学档案管理信息化进程中能跟上前进的步伐。

一、中学档案人员素质能力培养

新世纪中学档案管理需要精通档案理论与计算机知识的复合型人才，所以档案管理人员需要同时具备较高的计算机技术水平和档案专业技术水平。同时，由于档案工作的特殊性，需要档案人员具有良好的职业操守，在工作过程中对接触到的需要保密的文件自觉遵守保密工作原则，保证不外泄、不传播。说到底档案工作的最终目的是为了档案材料的再利用，供有需要的学校教职工查阅、调取使用。所以，档案工作人員要具备服务意识，保持积极的心态随时准备为查询者提供调取、查阅档案材料的服务。

1.校方注重档案人员素质能力培养，通过各种途径帮助档案人员提高专业技术水平

学校应该为档案管理人员创造良好的学习条件开展自学或者进修培训，督促档案管理人员不断提高专业素养和技术水平。可通过部门内部学习、外部专业培训交流、定期专业水平考核及绩效考核等途径督促档案人员在工作中不断学习提高自己的档案管理水平和计算机水平，满足档案工作不断更新发展的需求。

部门内部学习：学校档案部门要定期购买最新的档案学及相关计算机、信息技术应用方面的材料、书籍供大家学习，部门内部领导负责安排学习进度并组织阶段性考核，考核不过的要进行补考，补考如果还不过那就要重修，重修的话就会影响自身档案知识更新的进度，在新知识更新方面就会落在别人的后边，如果恰恰遇到新知识应用到档案工作中，后期会直接影响个人绩效考核甚至职位安排。所以，档案部门通过绩效考核激励部门员工积极投入到新知识的更新储备中，保证人员素质能跟上档案工作发展的步伐。

外部专业培训交流：学校档案部门要鼓励员工积极参与档案行业组织的相关知识培训、技能提升工作，鉴于日常工作需求不能所有员工经常外出参加培训，可轮流派代表参加外部培训，培训完后要在部门内部开展共同学习会，把新掌握的知识、技能传授给未参加培训的员工，在学习会上共同讨论新知识、技能应用到工作中的途径和方法。

定期专业水平考核及绩效考核：档案部门要定期组织专业水平考试如档案学专业考试、计算机应用、网络知识水平考试，通过考试督促部门员工不断学习，时刻保持知识与时俱进。另外，年度绩效考核要充分考虑员工完成工作量情况、工作态度及专业知识储备。专业知识储备主要通过绩效考核年度各种专业考试成绩来反映。

2.对部门员工进行保密工作培训

档案工作人员由于工作的特殊性，在办理入职手续时一般都会签署保密协议，因为岗位容易接触到学校内保密、机密的档案材料，这就要求档案工作人员具有较高的职业操守，面对保密、机密的档案材料能做到不外泄、不传播，不需要翻看时不翻看，认真做好本职工作，坚持保密原则，履行保密协议。

3.培养档案工作人员良好的服务意识

档案工作最终目的是把编撰、整理出来的档案材料重新示人，供有需要的人员查阅，所以档案工作归根结底是属于服务性工作。档案部门要重视部门员工服务意识的培养，帮助员工树立正确的服务意识，端正工作态度，时刻保持为同事提供档案查阅服务的热情，要让档案部门员工明白，我们做的许多幕后工作比如档案材料收集、整理、编撰、建立索引、入库等工作的最终目的是服务于其他员工的档案查阅，档案部门员工要热衷于一线档案服务工作，不断提高档案查阅服务水平，拓宽服务范围，让档案材料能更好地被大家利用。

二、总结

新世纪中学档案部门员工不仅要保持档案专业知识与技能的与时俱进，同时还要不断充实、提高自己的计算机应用、网络应用水平和能力，帮助在档案部门信息化转型过程中能跟上前进的步伐，保证自己在档案部门的一席之地。另外，在工作中要遵守保密原则、认真履行保密协议，入库档案材料只有经过合理手续才能查阅、借出，其他任何靠人情关系、内部员工的不合法操作都是明令禁止的。最后还要明确档案工作的最终服务目的，树立正确的服务意识，不断提高自己的档案工作服务水平。

参考文献：

[1]马玉荣.论新世纪档案工作者素质要求及提高途径[J].皖西学院学报，2003（3）.

[2]彭波.论档案管理人员的职业素养[J].边疆经济与文化，2006（4）.

编辑 王彦清