浅谈高职院校系部教学秘书的执行力

柯轶凡

摘 要:高职院校系部是教学、科研、行政等各项工作的基层部门,系部对院校、学院各项政策的落实起到关键性的作用,而系部教学秘书作为系部教学管理工作者,其工作执行力直接影响着高职院校、系部各项工作的落实和实施。提升高职院校系部教学秘书的执行力,需要其自身工作意识、职业能力的提升以及长效机制的构筑。

关键词:高职院校 系部教学秘书 执行力

On the Executive Capability of Teaching Secretary of the Department of Vocational College

Ke Yifan

(Computer Department of Fuzhou Vocational and Technical College,Fuzhou 350108)

Abstract:Department of vocational college is the basic unit for teaching, research, administration and other work, and it is key important for the implementation of policies of college and school. The executive capability of the teaching secretary of department, who is the teaching administrator, directly impacts on the implementation of various work of college and school. Enhancing personal work consciousness and vocational abilities, and establishing persistently effective mechanism will improve the executive capability of the teaching secretary.

Keywords:Vocational collegeteaching secretary of the departmentexecutive capability

何谓执行力?按照余世维博士的说法,执行力“就是按质按量地完成工作任务”的能力。执行力意味着政策的落实和工作的成败。笔者作为高职院校系部教学秘书,在繁重、琐碎的工作中更加深刻地体会到这种能力的重要性。执行力不是与生俱来的,它受到个人的努力、环境的因素、政策等的制约。

一、高职院校系部教学秘书缺乏执行力的现状

高职院校的系部是集教学、科研、行政等工作为一体的基层教学管理部门,是高职院校办学理念、方针政策的具体实施部门。系部教学秘书是系部教学工作的具体实施者,是系部与学院、系部与师生、系部与社会沟通的桥梁和纽带,其工作在系部教学管理中起着关键性的作用。但我们有时能看到,系部教学秘书在教学工作中的执行力不够。

高职院校系部教学秘书从起草文件到下达通知、从收发文件到资料归档、从课表编制到考务安排、从沟通上下到对外接洽等,小到接电话,大到保障教学工作的顺利完成,一桩桩、一件件都要认真办理,来不得半点马虎和敷衍。高职院校系部教学秘书若没有较强的执行力很难圆满完成院系内部的教学管理工作,甚至影响到院系日常事务工作的顺利进行。

二、高职院校系部教学秘书缺乏执行力的主要表现及危害

一个好的执行者能够弥补决策方案的不足,但再完美的决策方案也照样有可能断送在滞后或软弱的执行者手中。高职院校系部教学秘书缺乏执行力的主要表现有:一是没有认识到自身就是发展环境的重要组成部分,办事拖拉,作风不实,态度冷漠,差错不断;二是陈旧的管理观念,不从服务对象的角度考虑问题,只知道机械地拿行政条文行事,不研究,不主动想办法解决问题。

教学秘书工作缺乏执行力,会对系部乃至整个学院教学工作的正常运行产生极大危害,以下仅以两例说明。

如果教学秘书在工作中缺乏主人意识,对待工作仅以按时完成不求质量为标准,那就不能算是合格的教学管理工作者。在统计教师工作量,或者安排课表、考表时,对数据不加审核,仅满足于按时出具材料,很可能造成教师劳无所得或少劳多得;或者致使学生课表、考表的安排出现时间地点的冲突,严重扰乱教学秩序。

在现代的教育产业中,从教人员尤其需要注意服务意识的提高。在同事咨询教学问题或学生想了解成绩、学籍的情况下,如果教学秘书态度漠然、情绪恶劣、反应拖沓,将极有可能伤害工作伙伴或学生的情感,影响系部教学工作管理者形象。

三、高职院校系部教学秘书执行力缺失的原因

教学、科研和社会服务是高职院校的三大工作重心,教学秘书作为沟通院系、服务师生的中间桥梁,其工作并不直接产生效益。因此,在传统观念的影响下人们往往认为教学秘书只是领导的附属品,角色与作用并不明显,待遇和地位也相对较低。

系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性,教学秘书的工作平凡、枯燥、重复性强,他们除了忙不完的日常事务,还要完成领导或教师临时交办的各项工作,一旦遇上紧急情况,牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。高强度的工作使教学秘书不可能像专业教师那样有较多的自由时间用于学习、科研等工作,间接影响了职称的晋升,更不可能像专业教师那样在校外兼职创业,改善自己的生活条件。此外,教学秘书的辛勤投入未必能获得相应的回报。秘书工作的幕后性、潜隐性决定了他们“台前亮相少,幕后服务多;付出的辛劳多,得到的回报少”。在这样极有压力的生存状态下,教学秘书在工作中的执行力就比较容易缺失。

四、提升高职院校系部教学秘书的执行力

工作执行力的意义显而易见,着力提升高职院校系部教学秘书的执行力势在必行。对于这项工作,笔者认为可以从以下几方面努力:

(一)强化自身工作意识是必要条件

1.强化服务意识。学校的核心职能是人才培养,而秘书人员主要从事管理工作,一般不直接参与教学科研工作,不能像专业教师那样直接走上讲台教书育人。因此,教学秘书应以学院、系部整体利益为中心,牢固树立服务育人的思想,踏踏实实做好教学管理工作。

秘书工作的“三服务”性,决定了教学秘书要牢固树立大服务意识。首先,无论是否职责范围均能热情服务,坚持有访必接、有疑必释、有难必帮的服务原则。其次,在服务的过程中坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。要转变工作作风,坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办”的简单粗暴、推诿拖延的服务态度。

2.强化奉献意识。这就要求教学秘书,一方面要热爱本职工作,坚定信念、提高思想觉悟,充分认识系部教学工作的重要性和必要性,提高对本职工作的认同感和自豪感;另一方面要耐得住清贫,抵得住诱惑,强化奉献意识,甘做幕后英雄,用广阔的胸襟、激昂的热情、过硬的业务本领投入到秘书工作中去,不过多计较个人得失,不过于在意功名利禄。

3.强化团队意识。高职院校的系部教学秘书工作综合性极强,各项工作相互关联,各岗位之间分工不分家,是一个有机的整体,许多工作单靠个人力量是很难完成的。因此,作为教学秘书要学会控制自己的情绪和心情,培养大同精神,工作中与其他同事相互配合、精诚合作,切忌耍小心眼、做小动作、动小脑筋,要用积极健康的心理状态投入工作,以大局利益为重,注重团队合作,真正做到干一行、爱一行、钻一行。

(二)提高职业技能是基础

1.创新能力。不断学习,求实创新,这是秘书成功的最佳途径和成功之道。高职系部教学秘书应该把工作的过程本身当作一个系统的学习过程,不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题,并养成习惯,在做任何一件事之前都认真想一想, 有没有新的方法可以使执行的力度更大、速度更快、效果更好。

2.谋划能力。不仅决策离不开谋划,执行同样需要谋划。高职系部教学秘书在执行过程中必须制定周密的计划,分清轻、重、缓、急,列出计划表,分配部属,自己再严加督控。

3.领悟能力。做任何事情之前,都必须彻底弄清上级指令,然后以此为目标掌握做事的方向。切忌不能一知半解就开始埋头苦干,致使事倍功半,甚至劳而无功。

4.协调能力。高职院校系部教学秘书所处的岗位比较特殊,要经常性的承上启下、协调左右、联系内外、衔接各方。因此具备一定的综合协调能力是必不可少的。在综合协调的过程中要顾全大局,克己忍让,协助院系领导掌握教职员工的思想动态,协助院系领导调动并增强师生员工的责任感和积极性,正确地处理师生员工之间的矛盾,共同推进工作的开展。

5.判断能力。面对错综复杂的现实,需要实事求是地理清事物的前因后果、发展趋势,从而找到问题的症结所在,并提出相应的解决方案,这就要求我们学会洞悉先机、未雨绸缪,只有这样才能化危机为转机,最后变为良机。

参考文献:

1.高玉林.浅谈如何做好当前高校秘书工作[J].辽宁广播电视大学学报,2003(3)

2.王兆娣.关于提高高校系秘书工作.效率的探讨[J].甘肃农业,2004(11)

3.汤正康.执行力消除学校管理黑洞的利器[J].教书育人,2005(1)

作者单位:福州职业技术学院计算机系