新形势下行政事业单位档案管理创新与服务模式探究

刘哲

摘要：创新档案管理与服务模式是新形势下行政事业单位改革的重要内容之一。档案不仅具有保存价值，而且还具有潜在的利用和借鉴价值，为当前行政事业单位各项工作的开展起到了一定的帮助作用。因此档案管理人员要结合行政事业单位工作需要和发展计划，与时俱进的创新档案管理与服务模式，发挥档案应有作用。本文首先指出了现阶段行政事业单位在档案管理工作中存在的不足，随后从加强管理队伍建设、建立健全规章制度等方面，就新形势下如何实现档案管理创新提出了几点建议。

关键词：行政事业单位；档案管理；创新；服务模式

引言：檔案管理是一项服务性工作，在确保档案完整与安全的同时，还要满足行政事业单位其他工作人员的档案查找、借阅需求。但我们也应当看到在行政事业单位改革过程中，仍然有一些档案管理人员没有意识到自身职责的重要性，沿用以往的档案管理模式，一方面是工作效率低下，另一方面则是档案的价值没有得到体现。在这种情况下，探究行政事业单位档案管理与服务模式的创新策略具有重要的应用价值。

一、现阶段行政事业单位档案管理存在的问题

1、档案管理的方法单一落后

在信息技术不断发展、信息传播渠道日趋多样化的新条件下，基于计算机信息技术之上的档案管理系统开始在行政事业单位内部得到比较广泛地应用。但是各个行政事业单位在加快利用计算机信息技术的同时，并没有让电子档案管理得到同步发展，缺乏与档案管理工作相匹配的电子档案管理专业人才、计算机和软硬件设施等；即便建立了电子档案管理系统，在岗的档案管理人员也没有掌握运用的方法，致使实际的档案管理工作缺乏科学性，很多先进的系统没有得到充分、有效地利用。

2、档案管理人员的综合素质参差不齐

很多人都认为档案管理的工作任务无非就是做好档案的收集、保存和管理。而在实际工作中除了这些基本工作外，档案管理人员还要利用专业手段，挖掘档案的利用价值，为行政事业单位工作开展提供经验借鉴，所以说档案管理对专业性有着较高的要求。此外在信息时代，信息技术也逐渐应用到档案管理中，对档案管理人员的信息技术水平也有更加严格的要求。目前来看，行政事业单位档案管理队伍的年龄结构偏大，许多档案管理人员对信息化设备的操作不熟练，加上行政事业单位没有提供相应的培训机会，导致档案管理队伍的综合素质参差不齐，也就不能胜任新形势下的档案管理创新要求。

3、缺乏完善的档案管理机制

一套完善的档案管理机制，能够为行政事业单位档案管理工作的开展以及管理与服务的创新提供必要的指导。随着行政事业单位改革进程不断推进，对档案管理制度的内容也有了新的要求。新形势下行政事业单位在档案管理机制创新方面还存在两方面的问题：其一是档案管理制度的创新能力不足，不能与现阶段档案管理工作需要相配套；其二是即便有完善的档案管理机制，能不能在工作中加以落实仍然是一个问题，这也是下一步行政事业单位档案管理部门需要重点解决的问题。

二、新形势下行政事业单位档案管理的创新策略

1、建立信息化管理系统，提高档案管理效率

在行政事业单位的各项管理工作中，信息技术发挥的优势不言而喻，将信息技术与档案管理工作相结合也成为新形势下提高档案管理效率、挖掘档案利用价值的必然选择。行政事业单位的领导要加强对信息技术的重视，并为档案管理信息化建设提供多方面的支持。例如，拿出专项资金用于信息设备的采购和安装，后期还要定期做好信息化管理系统的运行维护。通过加强硬件和软件建设为实现档案的信息化管理奠定基础，减轻管理人员的工作压力。

2、定期开展技能培训，加强管理队伍建设

虽然信息技术的应用能够为档案管理带来一定的便利，但是归根到底还是由人来操作。针对现阶段行政事业单位部分档案管理人员信息素养不高的情况，要及时开展技能培训，切实提升档案管理人员的工作水平。例如，行政事业单位可以每个季度或每年开展一次培训工作，利用五一、十一小长假提供免费的培训机会。让档案管理人员能够了解信息设备的操作技巧，在提高档案管理效率的同时也实现了个人的发展。除了技能教育外还可以开展一定的职业道德教育，认识到档案工作的重要性，确保做到“干一行，爱一行”，兢兢业业的完成档案管理工作。

3、补充完善管理制度，为档案管理提供保障

在档案管理工作中制度建设是一项基础性的工作，只有建立起一套完善的管理制度，才能确保档案管理工作的规范性和标准性。行政事业单位要将档案管理制度建设作为现阶段档案管理创新的重要任务。在制定的过程中还要注意应具备灵活机动的特征，方便根据工作中的发展方向进行调整与创新，进一步对行政事业单位档案管理进行完善，在对档案管理制度完善的过程中，要提高档案管理人员的积极性，对每一个地方以及每一个环节都要精准的覆盖到。特别要注意的一点就是档案管理的安全问题，其中包括物理、系统、信息等安全问题，因此在此过程中要做好行政事业单位安全管理措施，并将此措施纳入到行政事业单位安全体系中，以保障电子档案以及其他相关资料的安全。

4、不断创新服务模式，挖掘档案潜在利用价值

档案管理的服务性，决定了档案管理人员在做好本职工作外，还要为其他档案使用者提供相应的服务。例如，行政事业单位的人事档案，因为人事调动等原因需要定期进行档案内容的更新。档案管理人员就要借助于信息管理系统，及时做好内容变更。而一些技术性的档案则具有较高的利用价值，档案管理人员需要挖掘潜在价值，为行政事业单位领导制定决策提供一定的参考。新形势下，档案价值的重要性得到了凸显，只有不断创新服务模式才能更好的发挥档案价值。

结语：档案管理是一项专业性较强的工作，不仅对档案管理人员的专业技能、职业素养提出了严格要求，而且还要根据行政事业单位工作需要不断进行管理模式的创新。作为一名档案管理人员要树立创新意识和发展眼光，密切关注行政事业单位改革进程以及当前档案管理工作需要，通过提高个人的专业水平更好的服务于档案管理，支持行政事业单位各项工作的开展。

参考文献：

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[2]纪勇.新时期事业单位档案管理创新与改革探究[C]//“决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会”论文集（上、下）.2015.