高校外事档案管理存在的问题与对应措施分析

黄琛 段文婕 詹卉 秦云帆

摘要：外事档案不但记录了高校对外合作的全过程，同时也体现出来对外交流合作的重要性，当然也是高校和国外机构连接的桥梁。痕迹管理自身具有一定程度的实效性和经济性，这对于档案管理来说也有着一定的作用和效果，落实痕迹管理也是实现管理工作的前提条件。本文首先简单的介绍了外事档案管理工作的重要性，然后分析了档案管理工作存在的问题和不足，最后针对问题提出了几点解决对策，希望能够有助于相关工作的开展。

关键词：高校；外事档案管理；问题；措施；分析

前言

外事档案是高校和国外机构进行学术交流、科研合作等活动中最有保存价值的文字、图片、录像等载体材料，同时也是对外合作、交流的正式依据。随着对外交流工作的不断普及，我国各大高校的外事档案内容也变得越来越丰富，但在整体的管理过程中还存在非常多的问题和不足，这也是需要相关人员提高重视的地方。

1、高校外事档案管理的重要性

身为记录高校对外合作和交流信息的一种方式，其外事档案管理不但体现出了高校对外合作交流的整个过程，而且也为高校未来的发展提供了重要的数据和材料支撑[1]。其次，外事档案管理还是连接高校和国外高校的桥梁，它不但能提升高校外事工作的管理水平，同时也能为高校带来更完善的科研技术和教学模式，这对于促进高校国际化发展有着非常重要的作用和意义。

2、档案痕迹化管理原则

档案痕迹管理要坚持档案管理原则，即要严格按照管理的要求和条例来展开工作，这样才能让达到预期的效果。所以，相关人员在展开痕迹管理时，其应该要坚持以下几个管理原则：第一，规范化。不单单是档案管理要准守规范化原则，其痕迹管理也应该准守规范原则，通过合理的整理和收集让文件资料都形成电子化、纸质化的档案。第二，标准化。在遵循标准化的同时也要对整个体系进行创新和完善，这样才能体现出痕迹管理的价值和作用。第三，精细化。整个管理的过程都应该坚持精细化管理，这样才能让收集、归档工作处于合理的范围之内，从而提升管理工作的效率。

3、目前高校外事档案管理中普遍存在的问题

3.1缺乏责任感，轻视外事档案的管理工作

我国教育部门在高校外事工作的基本原则中这样规定，即外事档案管理工作一定要集中，要采取统一管理的方法来保证整个系统的安全和准确，这样才能方便信息的开发和利用。但是在实际的管理工作中，由于国外来访或高校出访等活动开展得非常的频繁，而外事工作量的不断提升也让整体的工作压力变得越来越大，但相关的外事工作人员数量却没有得到增加，仅有的人员需要忙于迎接送客，导致没有多余的精力来完成文件资料的收集和归档工作[2]。另外，大部分外事人员对档案管理工作并不是很重视，即常常出现谁负责外事工作就由谁来保管资料的情况，即对于归档工作并没有专业的人员负责，从而导致文件出现损坏、丢失等现象。

3.2管理手段落后、时效性不强

现阶段各大高校的外事档案管理工作依然使用传统的管理模式来展开，导致档案信息化建设的质量上不去，并且长期处于消极、被动的状态中，当然也不能发挥出档案管理的作用和价值。规范的高校外事档案数据库和信息网络查阅系统还没有建立，大多数的外事档案查询工作仍然按照传统的查找方式来展开，这也是导致信息更新不及时、外事工作难同步的主要原因，甚至直接影响了外事资源对高校教学、科研等方面的价值。

3.3缺乏专门人才，管理无章可循

现阶段大多数的高校外事档案管理工作并没有一个领头的人员，即整个体系的工作都是由档案部门的工作人员来兼职管理的[3]。这些工作人员大多数都不具备档案管理的专业知识和技术，并且也没有接受过专业的培训，导致在工作的过程常常出现没有文件目录、没有保管期限、没有案卷目录等各式各样的问题，而这也是导致档案使用率低，管理混乱的主要原因。其次，由于文件在归档是存在问题，其查找起来变会非常的困难，同时也给资料调阅增添了很多不必要的麻烦，加上相关人员长期忙于扩展国际交流、校企合作等方面的事情，所以外事档案管理工作的规范管理和科学利用也就很难实现。

3.4缺乏网络技术支撑，外事档案管理手段落后

随着我国社会科学技术的不断进步和发展，信息化管理技术也开始应用到档案管理工作中，而高校身为人才、科技最集中的一个地方，其更应该利用这样的优势，即利用科研平台把信息化技术结合到档案管理工作中，目的是为了改变传统的档案收集和整理的方式。当前我国高校的外事檔案管理信息化的建设水平还不是很到位，合理的数据资源库和网络查询系统并没有真正的建立，而大部分高校的外事档案查询依然按照传统的纸质文件查找方式来展开。我们都知道外事档案管理工作的内容就是最普通的文件保管，而工作人员则类似于仓库的管理员，整体的工作通常都是围绕材料收集和材料归档来展开，导致工作长期处于一个被动的状态，同时也不能体现出档案管理的优势和价值。

4、做好高校外事档案工作的几点建议

4.1完善外事档案管理的制度化建设

高校要严格按照我国出台的《中华人民共和国档案法》和国家教育部门制定的《高等学校档案管理办法》来展开工作，即根据高校外事工作实际的情况来设计符合管理要求的制度和操作流程，目的是为了让收集、归档等方面的工作变得更规范。需要注意的是，相关人员在归档文件资料时，其一定要反应出整个活动的全过程，要保证这些信息资料的准确性和完整性[4]。

4.2加强外事档案管理人员的培训

对于外事档案工作各大高校也应该归入到外事管理制度当中，各个环节的工作和要求也应该落实到位，要让相关的工作人员了解自己的工作范围，目的是为了实现检查、总结工作的同步展开。另外，高校内部的档案部门要定期对外事工作人员展开培训，培训的内容主要分为两部分，即专业知识和管理技术，这样才能提升外事人员自身的工作水平，从而掌握全面的整理技术。外事人员在不断学习新的整理方法之外，其也应该多和合作院校的管理人员交流经验。

4.3采用灵活多样的外事档案收集方式

外事档案自身具有一定的特殊性，即它的形成规律可以是照片、录像带、胶片等不同类型的载体来形成，而这些资料在高校的外事档案管理工作中的作用是非常明显的，当然和传统的纸质档案相比有一个共同点，即都能直接反映出高校外事工作的整体水平。但是，在日常的管理工作中，工作人员常常会无视这些档案资料，这也是需要注意的地方，应该要根据不同的类型来选择不同的整理方法。对于那些重大时间的资料收集，高校的档案部门应该提前做好准备工作，同时要和涉及活动的各个部门进行沟通，这樣才能实现高质量的配合。针对那些持续时间长、工作不连贯的外事工作，高校的档案部门也应该和相关部门进行沟通，然后按照每次活动产生的资料分阶段来进行整理，目的是为了保证每次活动资料的完整性，提升资料自身的使用价值。

4.4加强外事档案的信息化建设

高校外事档案管理不但是教学、对外收集资料的数据库，而且也是高校和国内外连接的一个窗口。所以，各大高校都应该完善外事档案信息网络化的建设工作，当然也可以利用信息网络来把那些分散的外事信息连接起来，目的是为了合理的使用档案信息资源，然后通过稳定、安全的渠道来提供相应的服务，从而实现和国内外机构的合作和沟通。其次，高校的教师团队和学生也可以利用这些信息资源来和外界进行沟通交流，这样可以快速的了解到最新的科技知识和教育动态，然后利用掌握的信息来创新自己的学习方案。外事信息网络化的建设还可以扩宽高校的宣传范围，即让高校向世界进行推广，从而扩大在国际上的知名度，这对于培养人才、学术研究等方面都有着非常重要的作用。

5、档案痕迹化管理策略

5.1积极运用信息化技术提升痕迹化管理水平

随着我国信息技术的普及和推广，其档案痕迹管理工作在信息技术的背景下也实现了飞速发展，而利用信息技术来提升档案痕迹管理质量也成为工作人员的首选方法。大数据的应用可以让管理工作变得更科学、更具体，甚至还能实现分类管理，在简化管理流程的同时也提升了工作的效率。需要注意的是，在利用新技术来展开工作时，其应该根据档案管理的实际需求来调整管理重点，即要把日常的工作和管理工作结合到一起，这样才能体现出痕迹管理的价值。

5.2强化制度机制建设确保档案痕迹化管理成为常态

能影响档案痕迹管理效果的因素非常多，而最需要相关人员提高重视的两点是保障制度和机制是否合理。相关的管理人员应该加强档案痕迹管理制度的创新和完善，要改变传统的管理模式，也可以参考相关案例的成功经验，目的是为了减少问题的产生，让整个管理体系变得更科学、更规范，从而保障痕迹管理各项工作的顺利开展[5]。其次，完善的管理制度不但能提升管理工作的效率，同时还能让整个管理工作变得更加严谨。

5.3培养管理人才，确保档案痕迹化管理取得长效

由于档案痕迹管理工作自身的专业性、严谨性非常强，所以培养高素质、高技能的专业人才就变成开展档案痕迹管理工作的前提。其次，在实际的管理过程中，高校不但要加强财力、物力等方面的投入，其最重要的还是人力方面的提供，所以只有培养一支具备档案管理知识、技能水平、创新能力、计算机信息化技术等方面的综合性人才，也只有这样才能提升管理工作的质量和效率。

6、结论

综上所述，高校外事档案管理工作的水平会直接影响到高校知名度、高校科研、教学等方面，甚至严重时还会直接影响到高校国际化发展方面。所以，相关人员一定要重视外事档案管理工作，要让这些档案成为能够查阅和参考的核心资料。其次，在进行档案管理时还应该重视痕迹管理，而这一项工作也已经成为各事业单位提升管理质量的关键措施，但是，在实际的管理过程中，工作人员必须要严格按照相关条例来展开，同时还要建立有管理体系来进行约束，这样才能保障管理工作的质量和效率。

参考文献：

[1]顾建良.科研痕迹管理与知识产权保护体系的构筑[J].石油化工管理干部学院学报，2011（03）：112-113.

[2]江水平.浅析高校外事工作中的电子档案管理的利弊[J].数字技术与应用，2010（07）：188-189.

[3]张博.浅析人事档案管理信息化的必要性[J].民营科技，2015（04）：456-457.

[4]袁月林.基层档案管理信息化问题及对策[J].兰台内外，2015（03）：203-210.

[5]张晓平.浅议新时期林业档案管理信息化[J].南方农业，2014（21）：43-49.

作者简介：

第1作者：黄琛、性别：女、出生年月：1983年6月、单位：西南林业大学、地址：昆明市盘龙区白龙寺296号，邮编：650224，职称：研究实习员、职务：对外合作交流处副主任科员、研究方向：国际合作交流管理，学历：硕士研究生。

第2作者：段文婕，女，1985年1月 单位：西南林业大学、地址：昆明市盘龙区白龙寺296号，邮编：650224，职称：助理研究员、职务：对外合作交流处主任科员，研究方向：国际合作交流管理，学历：硕士研究生。

第3作者：詹卉，女，1982年10月，单位：西南林业大学、地址：昆明市盘龙区白龙寺296号，邮编：650224，职称：讲师、职务：副处长，研究方向：国际合作交流管理，学历：博士研究生。

第4作者：秦云帆，女，1984年6月单位：西南林业大学、地址：昆明市盘龙区白龙寺296号，邮编：650224，职称：助教、职务：对外合作交流处副处长，研究方向：国际合作交流管理，学历：硕士研究生。