信息流管理：董秘服务董事会的关键

王志刚

董事会虽然对公司管理层拥有选聘和监管大权、对公司重大事项有决策权，但由于信息流的屏蔽和过滤处理，在公司治理和规范运作上实际无能为力

记述华尔街历史上最著名的公司争夺战的《门口的野蛮人》一书中，美国RJR纳贝斯克公司董事克雷普斯，对CEO威尔逊在未向董事会汇报的情况下投入6800万美元研发“无烟”香烟，造成公司巨大损失愤怒地质询，“你为什么不早点告诉我们？你信任参与这个项目的公司数百名员工，信任合作的幾十位广告代理，信任外部供应商和科学家，但你却不信任我们……”遗憾的是，威尔逊的继任者约翰逊一样对董事会提供的信息相当贫乏，虽然其对董事的额外津贴和福利相当丰厚。时间过去半个世纪，类似的故事在中国上市公司一幕幕上演。居于公司治理核心的董事会，不仅没有得到公司管理层的信任，更是被控股股东排除在实际信息之外，在浑然不觉中一家家上市公司发生了违规违法事件。

2018年3月，汇源果汁（01886.HK）公告称，2017年8月至2018年3月期间，汇源果汁向北京汇源（控股股东旗下公司）提供了一笔本金为42.82亿元、利率10%的短期贷款。这笔与关联方的大额贷款没有进行相关的披露，没有通过董事会的批准。4月，汇源果汁停牌;6月，港交所介入，对其股票复牌列出的条件包括对相关贷款进行法证调查公布调查结果，并采取合适的补救行动等;7月，汇源果汁公告称，若未能在2020年1月底完成港交所列出的复牌条件，港交所将会展开取消公司上市地位的程序。

2018年11月，深圳证券交易所对高升控股（000971）及其实际控制人、总经理、财务总监兼董事会秘书等公开谴责：在董事会不知情的情况下，高升控股2017年10月至2018年1月与控股股东等多家关联方共同向第三方借款27500万元，2018年4月-7月高升控股向其实际控制人的关联方拆出资金18200万元;2017年11月，实际控制人的关联方办理4000万元商票权利的保理业务，高升控股向保理公司出具了承兑担保及回购承诺函。以上非经营性资金占用和关联担保事项未履行董事会审议程序、信息披露义务。

对上市公司而言，信息的重要性如何强调都不为过，信息的不对称不仅决定了资本市场上投资者博弈的胜败，也直接影响到公司治理的有效性。未经董事会批准的关联交易和对外担保悄然发生，董事会审议内容之外的抽屉协议才是交易的核心内容。董事会虽然对公司管理层拥有选聘和监管大权、对公司重大事项有决策权，但由于信息流的屏蔽和过滤处理，在公司治理和规范运作上实际无能为力。董事会执行对公司的管理职责，履行对公司管理层监督义务。不论是美国的法庭还是中国的监管机构，对于董事是否忠实勤勉尽职，不以董事是否掌握其应得的信息为责任追究的判断依据。从早年郑百文“顾问型”独立董事要求免于处罚，到近期多位外部董事以不了解公司财务具体细节主张免责，都没有得到监管机构和司法机关的认同。事实上的信息不对称造成的董事会决策违规或监督失职，仍将带来对董事个人责任的追究。

上市公司的董事会，既肩负着一般公司董事会对股东的责任，更承担着向社会公众履行信息披露的法定责任。我们不能指望对公司知之甚少、一无所知的董事能有效履行监管职责，能做出正确和恰当的商业决策。如何避免落入信息不对称的陷阱，如何保证全面和到位的职责履行，董事会全体成员需要认真面对，作为董事会工作支撑体系的代表者——董事会秘书，更应该积极作为，以保证董事会获得信息的及时、真实、准确、完整为标准，从董事会日常信息流和董事会决策信息流两方面，建立有效的管理与服务机制，这是董秘服务董事会的一大关键。

董事会秘书在董事会信息服务的首要任务，并不是提交需要董事会审议的各项议案，而是要为全体董事特别是外部董事（占比过半）详细、全面说明公司情况，并通过周报和月报等持续的企业日常信息和行业信息报送，尽可能多地组织董事调研、访谈和参加公司各方面活动，让董事会成为公司的一级管理机构而非会议机构或审批机关，让全体董事都尽可能像公司工作人员一样，“独立董事不孤独、外部董事不外行”，这样才能为其全面履行董事职责奠定基础。

2018年修订的《上市公司治理准则》第二十七条规定，“上市公司应当保障董事会依照法律法规和公司章程的规定行使职权，为董事正常履行职责提供必要的条件。”所谓必要条件并非仅指办公场所等，而更应该是上述信息服务的充分保障，是董事知情权的充分保障。准则第二十八条规定，董事会秘书为履行职责有权参加相关会议，查阅有关文件，了解公司的财务和经营等情况，其他机构及个人不得干预董事会秘书的正常履职行为。董事会秘书就要充分利用监管规定赋予的职权，带领董事会工作体系（董事会办公室、审计部等）成为董事会的信息前端，为董事会工作信息流的时效、质量做出机制性的保证，努力让董事得到其履职所需要的公司各方面信息。

在日常信息方面，一些公司治理优秀的上市公司，已建立了行之有效的日常信息沟通机制，以及周报月报等信息简报格式。监管机构可以规定日常信息流服务的最低要求，对于一些先进的信息服务实践则可以提倡与推广。

董事会决策信息流的服务，与董事会、专门委员会的议事规则设计和运作直接相关。董事会秘书在服务董事会时，要坚守为董事会负责、为董事做好工作保障的理念。做好董事会决策的前置工作，包括董事会审议事项的核实与确认、管理层研讨和审批程序的完成、对提案从形式到内容的把关、独立董事的事先认可、董事会专门委员会的研究和审议，通过一系列程序的信息流转，保证作为董事会议案文件的信息应当是真实、准确、完整的。董事会文件发出后，董事作为决策者应当有时间来理解与分析，有线索来核实与查证，有依据来判断与决策。董事会会议过程的信息流管理有法律要求，要做好会议记录并保存。由于通讯方式等非现场会议的存在，董事会会议过程中各位董事的意见，应当作为集体决策的信息流实现共享，从而保证董事会决策的严肃性和科学性。

董秘和董事会工作体系还要做好董事会决议事项的跟进信息通报，为董事会决策信息的闭环把好关。审计部门要在董事会审计委员会的领导下，通过事后审查，把上市公司的各方面实际情况反馈给董事会，保证董事会不被信息屏蔽和信息过滤，用公开和透明来保障公司治理和企业良性运行。

作者系神州高铁董秘，“金圆桌奖”最具创新力董秘奖得主