浅议信息化在机关事业养老保险档案管理中的作用

郑文龙

随着计算机的广泛应用，各行各业早已步入信息化的时代，机关事业养老保险的档案管理工作也逐渐告别了旧日纸质的时代。作为一个档案管理人员，这其中的优劣我深有体会，现把我个人的一点体会与同行们交流。

一、机关事业养老保险档案管理信息化的必要性

机关事业养老保险档案记录了各类机关单位过去的工作状况和个人信息资料等，而这些很多属于私密文件，必须要严格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度较差，被窃取、泄露的可能性很大，而当时没有现在的技术，所以，也只能顺其自然，每年都会造成较大的经济损失，而且相关资料的泄露也在不断发生。针对这个问题，我社保局不断探索，才有了现在的档案信息化管理举措。这项举措大大地减少了文件被泄露和损坏的情况，而经过信息化管理的档案将会安全地存放在另一个空间，以高科技作保证为其提供服务。与从前的保管方式相比，这种方式不容易被他人窃取，能安全、完整地保存档案。如果想调阅相关档案时，只需要输入关键字检索即可，一分钟内就可以查阅到想要的资料，不会影响任何工作，大大地减少了时间的浪费。利用计算机整理、归类档案，要比几个人一起动手搬运整理省时、省力，而且大家的工作也会变得轻松、有效。人们不断开发工具来帮助人们劳动，因为人力毕竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具则不一样，如果好好利用相关技术或设备，就会不断推动经济的发展，提升人类的智慧。从最原始的劳动工具发展到现今的高科技电子产品，都是在实践中得到启发，不断实验，不断创新，在进化中得到力量。档案信息化不仅是对人负责，也是对整个社会乃至国家负责。每个人所设想的问题也不尽相同，在档案信息化管理的大力推动下，人们的思想开始统一，朝着同一个方向发展。在这方面取得的成绩，它不仅仅是成果，还是一种向心力、凝聚力，是能将所有人凝聚在一起的力量；它不是一个简单的“动作”，而是长远发展目光的体现。可以说，在各个领域都有一些成功的举措，它们会影响整个大局。机关事业单位档案信息化可以让事业单位档案管理在同领域内领先10年，但并不是每个单位都采用这种举措才能发展起来。从目前的情况来看，社会上的机关事业单位基本上都启用了档案信息化管理，单位的进步也是每个人的进步，从个体进步到整体进步，从整体进步再到大体进步。推动档案信息化管理就相当于为经济技术的发展安上了加速器，它的存在让事业单位档案管理能够更加安全、稳定地运行，而这样的结果也是所有人都喜闻乐见的。

二、机关事业养老保险档案管理信息化的优势。

使用信息化技术能更好地管理机关事业养老保险的档案，比起原来的纸质档案有诸多优势。

首先，不会因时间久远字迹模糊而致档案流逝，能很好地对档案进行排序、分类，随时可以调阅档案，不必像过去那样花费大量的时间去找一份档案。另外，纸质档案比较容易腐烂、被虫蛀咬，或其他原因致档案损毁，而信息化管理能让养老保险档案不再浮于表面，储藏在电子设备中，更加安全、保险。在档案管理的过程中，工作人员得到的经验、技术是无可比拟的。在众多管理技术中，选择正确的发展道路是有一定难度的，而所得的结果也是不可知的。漫漫长路，绝不是一个行动这么简单，从最早的纸质手记到信息化管理，都是一步一个脚印发展而来的。在此，要以人的思想觉悟、制度的改革、方法的创新为大前提，不断推动机关事业养老保险档案信息化管理。

事业单位养老保险的规章制度有一定的规律性，在这种规律下，档案信息化管理就是产物。作为开创的领导者，推动事业单位养老保险档案朝着信息化的方向发展才是明智的，上位者要权衡利弊，做出决策，下位者采取一定的方法不断推进其朝着现代化的方向发展。电子产品在这个时代十分普遍，但重要的不是有没有，而是如何去利用。我们要敢于发现，敢于使用，敢于创新，真正地利用现代化设备，让这些设备物尽其用，发挥出最大的使用价值。至少从现在的情况来看，这是没有尽头的。信息化管理将所需的信息都存储在另一个空间，不占体积，不占用物资，也就是说，它在地球之外开辟出了新天地。谁都想迎头直上，如果机关事业养老保险档案管理不紧跟时代的步伐，那么，它很快就会落后。

三、机关事业养老保险档案管理信息化带来的成就

也许在大众眼中，档案信息化管理只是事业单位的革新方式之一，但实际上，这期间付出多少汗水、经过多少磨砺，只有真正参与的人才懂。机关事业养老保险信息化管理不仅充分发挥了计算机的使用价值，也节省了一些物资。现如今，计算机是每个事业单位必不可少的，几乎人手一台。在计算机被广泛应用的今天，利用它能为相关工作带来很大的便利，一机多用是很重要的。在有限的物体上开放出无限的东西，是一种智慧，是一项重要的举措，它成就了一代人和他们的事业。档案管理信息化的发展在一定程度上也影响着整个国家的经济水平和科研技术水平。在现实情况下，信息化发展是十分关键的，要不断开创这方面的工作。技术革新代表着人类水平的提升，也许对我们来说很遥远，但用事实来说话，它是贴近每个人生活的，在我们身边无时无刻不体现着它的作用，有时候只是微妙的变化就会为人们带来了巨大的便利。在当今这个时代，计算机应用已经是生活和工作中不可或缺的一部分了，而档案信息化管理的发展预示着工作单位的发展状况，展示着高科技的风采。

综上所述，随着计算机应用技术的不断发展和成熟，事业单位养老保险档案管理信息化是发展的大趋势。因此，我认为：要加强档案管理信息化在实际工作中的运用，使事业单位养老保险内部的档案管理工作日趋规范、合理，从而建立一个健康的档案管理体系，最终使事业单位养老保险的档案资源得以最大限度地利用和保护。