我经历过的几次接待“惊险”

眼里有光

公务接待看似简单，却也可能处处成为雷区。必须要以谨慎之心处理、关注、精雕细节，在细节的把握中提升工作水平。我给大家分享自己亲历的三个故事。

“我们已经把房间退了”

有一次，兄弟城市同一系统的单位来访，上午跟部门座谈，下午到企业调研，行程还算简单。两个城市之间距离不算远，他们就自己开了车过来。没想到午餐之后，猝不及防的一幕发生了……

简单吃完午饭，接近13点。步行前往上车处，领导们在后面谈工作，我在前面带路，快到时，我放慢脚步，跟对方对接的同事说，“你们先回酒店休息，我们14点出发去调研。”

对方一脸错愕地说，上午出来时，酒店的工作人员说12点之前要退房，我们那时已经把房间退了。

一盆冷水，心里拔凉拔凉。因为之前还特意跟酒店协调过，那几个房间在14点之前退房即可。当时，我脑袋里一片空白。

冷静下来后，我迅速打电话给科室领导，姜还是老的辣。他当机立断，安排客人去附近，仅需五分钟车程就能到的市规划展览馆，并迅速给对方打了电话，请他协助安排1小时左右的参观。幸亏市规划展览馆也是见惯了大场面的，15分钟、30分钟、60分钟的参观，应有尽有。

就这样，一切有条不紊进行，而对方和我们的领导对这个小插曲都浑然不知，都以为是事先安排好的。而我也趁机加了展览馆工作人员的微信。

我想，心中常备几个既能展现本地特色，又能让客人难忘，还能控制时间的备选点十分重要，某个时候可能就会派上用场。除此以外，接待人员还应提前熟悉好每个点参观的大概时间和内容、对方的联系方式等，这样有突发情况的时候也能应对自如。

“没问题，马上落实”

有一次，上级部门组织系统内新晋领导来调研。每一天的行程都十分紧凑，一天走访4到5个企业，基本是早上8点出门，晚上10点收工，回到酒店还要再开碰头会整理会议记录，工作强度很大。

接待客人是一件很考水平的事情。

最后一天由于企业太多，上级部门分成了两个小组去调研。A组一切顺利，比B组早了1个小时结束所有行程。

A组带队领导看时间还早，临时说要去之前看过的某某企业看看。当时已经在高速路上，距离那个企业也只有30分钟的路程了。

我一听，心里又开始慌张，怕张罗不及，领导也很体贴，马上说如果不行就算了，添麻烦了。但跟我一起陪同调研的同事却自信地应道：没问题，马上落实。原来，他早有准备，把事先准备好的参会人员名单发给了企业的对接人，也让帮忙安排好了座谈的会场，一切都秩序井然。

事后聊起，才知道这个新晉领导调研组前几年每年都会来，而那个企业基本都会去，这次来没有点名说要去这个企业，他事先也觉得纳闷，以为是调研主题变了。后来一看行程（本次调研行程由对方指定），觉得时间可能有富余，况且那个企业距离集合点不远，所以也提前跟企业打了招呼。不得不说，心细的人，永远都是准备最充分的。

经过此事，我想到了一个词：富余。搞对接和服务，有可能要准备到2或3套方案，充分的准备才能有效应付各种状况。就像有时候安排车辆，在不确定的情况下，安排一个商务车，会比安排一个轿车更合适，因为，那两个多余的位置，说不准什么时候就会派上用场了。

“临时增加了12号人，咋安排”

有一次，我们筹备召开全市重大项目动工的奠基仪式。仪式前，领导要先在另一个地方（车程约25分钟）参加一个高端人才的座谈会。我们掐着时间准备去提醒领导的时候，刚好宣布座谈会结束。

原本想着按部就班就过去了，没想到高端人才对我市非常热情。会议间隙，有人听说了我们将召开重大项目动工的奠基仪式，非常兴奋地表示，想去看一看，对我市做更多了解。领导欣然同意，询问是否能安排车。

说实话，我当时有点懵——临时增加了12号人，上哪儿找车，会场的座位怎么安排？高端人才是我市的客人，想多了解我市是好事，不能因为服务不到位让他们寒心，总不能告诉他们：“对不起，安排不了车和座位，大家下次来吧。”

趁着领导还在跟高端人才寒暄之际，一名负责协调公务的科长分别找到了高端人才座谈会以及奠基仪式的对接人员，简单了解了短时间内能否调度到车辆过来。

座谈会的主办方说，他们有一部大巴在来的路上，可能要10分钟左右到，本来是接员工下班的，他现在就去协调一下，让自己的员工先等一等。这句话有如在沙漠中挖到了水，在大海里抓到了浮板。

用车问题解决后，我们迅速跟奠基仪式那边说明了情况，幸亏举办方也是聘请了经验丰富的第三方公司承办活动，凳子、手册等物料还够用，趁着我们过去的时间，也都全部准备好了。

我不得不佩服科长的冷静。后来就此事跟他聊起，说如果不是刚好有一部大巴，那应该怎么办？他说，那也就只能实话跟领导汇报，看领导是等车辆调度还是适当压减参会者（自己的车能腾出5个左右座位）。

他还提到，比较“完美”的做法是，提前跟领导确定是否需要会上的高端人才参加，但这些环环紧扣的细节，不是每次都能想到，更多的只能是“事后诸葛亮”，下次要引起注意。

我不禁感叹，公务接待真是处处是细节。