探索信息时代高职院校档案管理新途径

马淑杰

【摘要】信息技术对人们的影响巨大，在现代社会，可以说任何行业离开信息技术都无法生存下去。对于高职院校的档案管理工作而言更是如此，学校的档案不仅关系到学生的发展，同时还关系到整个学校的发展，在信息时代，档案管理工作发生了巨大的变化，无论是管理模式还是服务观念等，都有着巨大的改变，我们必须在新时代的背景下，不断进行改革创新，探索档案管理工作的新途径，更好的适应新时代的要求，促进高职院校档案管理工作进步发展。

【关键词】信息时代；档案管理；发展新途径；高职院校

【中图分类号】G717.24

随着我国教育体制改革的不断进行，高职院校的档案管理工作面临着巨大的挑战，工作任务和难度也在不断加大，高职院校要想适应时代的发展，对档案管理工作就必须给予足够的重视，通过探索创新寻求档案管理新途径。在信息时代的大背景下，档案管理和信息技术相结合已经成为了必然趋势，档案管理的电子化、智能化、规范化程度也在不断提升，更加晚上的档案管理新途径是我们探索的目标。

1目前高职院校档案管理中的问题

1.1档案管理设备不完善

信息化的档案管理工作对于设备的要求很高，我们知道电脑办公已经逐渐普及，对于高职院校的档案管理部门，学校也给他们配备了计算机设备，但是这些设备的性能大多较低，仅仅能满足一般的办公需求，在办公时工作人员只是实现了档案的录入，这种初级的功能，一方面是由于设备的限制，另一方面也是由于对于新时代档案管理工作的不重视不了解，认识不到档案管理的重要性。一些高职院校对于当啊管理工作仍以人工操作为主，使得工作量大，且准确率难以得到保证，设备没有得到充分利用。

1.2档案管理制度存在问题

就目前的档案管理制度而言，存在着很多漏洞，使得档案管理工作效率低，工作人员的态度不端正，使得工作效率难以保证。在制度上，对于档案的类型管理、档案的借阅管理等没有明确的规定，工作人员只能按照自己的想法实施，导致工作混乱，一个完善的管理制度是工作稳定运行的基础。

1.3管理人员水平达不到要求

现代化的档案管理工作和以往的不同，对于管理人员要求较高，不仅要懂得档案管理的相关知识，同时还要掌握信息技术，能够熟练使用计算机和相应软件。目前的高职院校档案管理工作人员仍以老员工为主，他们的思想观念比较落后，已经适应了旧的档案管理方式方法，在现代背景下，工作能力有所欠缺。甚至有的院校在人员选拔时不注重其个人能力，认识不到档案管理工作的重要性和难度。

2档案管理信息化的重要性

我们要明确档案管理工作对于高职院校的重要性，它是学校历史的见证，记录着学校在科研和教学上的一些成果，是学校的重要原始资料的存放处。档案管理也和教学息息相关，学校的教学任务、教学计划以及学生的个人信息档案都在档案管理工作的范畴当中。在信息化背景下档案管理工作也必须和信息技术相结合，逐渐实现信息化，这是档案管理工作的需求同时也是高效发展的必然要求。

高职院校的各种档案都有着特殊的价值，传统模式下的纸质档案既不易于保存、又不利于借阅，存在着很大的弊端，通过信息技术的引入，将实现了档案的电子化，提高了工作效率，同时对于以前的纸质档案也能进行录入保存，有效降低了档案损坏丢失的概率，同时档案的电子化管理实现了共享性，在借阅上也有很大的优势，只需要在计算机上进行操作，由软件系统进行记錄，更加规范化。另一方面档案的电子化也满足了档案开发的需求，将传统的档案管理工作模式由收集和保存转变成了档案的开发利用，这是对档案的近一步利用，充分发挥出了档案的价值，多元化的信息技术使得档案管理体系更加多样化，信息库的建立使档案查询、借阅以及共享变得更加方便，同时也极大程度降低了工作量。使高职院校的档案管理工作档案管理工作和社会接轨，更好的适应了社会的发展。

3档案管理工作的新途径

信息化的档案管理体系要符合现代化服务管理的观念，我们可以从服务的内容、模式、手段以及管理模式等方面进行创新，以适应社会的发展。

服务内容角度。档案管理属于服务性质的工作，和传统相比，现代化的档案管理工作应将重点放在质量上，工作人员在服务内容上展开创新，例如开展档案公开展览等活动，让学生和教师对于学校的历史以及学校的一些突出成果进行了解，加深学生对于学校的了解，激发学生为校争光的责任心。

服务模式角度。随着高校档案管理工作的不断发展和进步，传统的档案管理方式被逐渐取代，全新的档案信息服务和管理得到了建立和发展，我们在服务模式的创新中，要明确档案利用‘这一重心，档案管理服务中要通过各种手段将档案利用起来，注重档案的资源性可宝贵性，同时还可以将服务对象面向社会，将学校的众多科研成果展示出来，为社会做出更大的贡献。

服务手段方面。现代化的档案管理模式是很重要的，这是信息时代下档案管理的新要求，服务理念在不断发生着变化，人们的需求方式也在逐渐转变，档案管理工作也要注重创新，创新出多样化的服务手段和措施，建立各种数字化的档案，在校园档案互联网方面要着手打造一个全新的服务平台，实现档案服务的网络化模式，这既方便档案的共享，同时在档案的收集和整理上也有重大突破，实现网络化模式。

管理模式方面。一个完善的管理制度是档案管理工作正常进行的基础，所以高校在管理模式和制度上要进行创新和完善，借鉴社会或者其它高校先进的管理模式，进行创新的发展，注重学校的实际情况，创建档案管理部门和学校的其它部分有机结合的模式，使得档案管理更加规范化、现代化，效率更高，服务更全面。

4总结

档案管理是高职院校的基础性工作之一，我们应该给予足够的重视，要明确在目前信息时代的背景下档案管理工作中存在的问题，深入理解信息时代的意义，把握信息化的特征，认识到档案管理信息化的重要性，实现全方位多角度的档案管理工作新途径探索，实现档案管理信息化，充分发挥档案管理的对高职院校的重要作用。

参考文献

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[3]张艳. 信息时代高职院校档案管理新途径[J]. 中国新通信，2016，02：57-58.