财务信息化趋势下高校会计核算无纸化的实施路径与挑战

钟 文

（华中师范大学，武汉 430079）

一、会计核算无纸化的政策背景

近年来，随着会计信息化发展的逐步跟进，财会领域数字化转型已刻不容缓。2015年12月，财政部与国家档案局出台的《会计档案管理办法》明确电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，并强调电子会计凭证入档的要求。后续，国家逐步推行电子发票、财政电子票据、电子行程单等电子化财务原始票据，为会计核算电子化提供基础。2020年财政部与国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，要求通过信息化手段将会计电子化数据管理不断渗透到报销入账的各个方面。财政部会计司出台了《会计信息化发展规划（2021—2025年）》，是在前期政策储备和方案实施取得积极成果后，正式把会计信息化的地位提升到战略层面，要求在未来很长一段时间，电子会计数据要逐步取代传统的纸质会计数据，提升会计信息管理效率，积极推动会计数字化转型，构建符合新时代要求的国家会计信息化发展体系，适应国家经济数字化转型的需要。

二、高校实施财务信息化的挑战与机遇

随着相关政策的出台，企业、政府、事业单位等纷纷响应，结合各自财务管理特点，制定信息化发展要求，且有不少企业单位已经能实现全过程的会计电子化管理，极大提升了企业管理效益。而高等学校的财务管理因其自身的特点，会计信息化的推进过程缓慢，且在诸多环节上出现了难题，特别表现在会计核算过程中。

首先，高校报销量大，原始财务票据多且种类繁杂。由于电子发票还未实现财务票据的全覆盖，普通发票仍然占据高校财务报销的绝大部分。而且，定额发票、航空运输电子客票行程单、火车票、出租车票等其他形式的报销票据，使得票据难以识别和分类管理，更难以形成统一标准的信息化票据管理方案。同时，高校财务报销涉及全校师生，又用到各种经费项目，对于不同的经济事项要求“一事一单”，使得报销相对零散，无法批量处理同一类型的报销事项。

其次，会计凭证和档案较多，涉及的年份广，虽然近年来会计凭证电子影像化在高校实施过程中取得了积极效果，但是往年查账、科研项目结项审计、往来款清理等需要查阅会计档案的事项大多会涉及陈年旧账，经办人查询成本高，查阅困难大。

再次，高校财务管理一直存在路径依赖，实施信息化的成本收益不匹配。由于传统纸质化核算的方式并没有操作上的难点，从制单、审核到档案管理，纸质化处理方式清晰明了，有迹可循，审批也易于留痕。同时，会计人员年龄结构不平衡，能够熟练掌握信息化要求的年轻人员较少，年长的会计人员更加熟悉纸质化的会计核算步骤，对会计信息化智能化的系统操作很难上手。继续实施传统形式会计处理的成本低于实现信息化的成本，且无纸化核算的收益表现并不明显，会计人员的获得感也不高。因此，高校会计人员不仅很难体会到信息化发展的紧迫性，更难以跟上信息化发展的要求。

最后，高校会计核算过程和审批流程的复杂性，导致财务报销在各个层面上的电子化实施出现非均衡发展，很难保证整个核算环节对信息化要求的一贯性。会计电算化实施以来，会计分录已基本可以实现系统选定，高校实施政府会计的预算分录更可以由财务分录对照一键生成，账务处理难度相比以前极大降低。然而，前期的财务票据识别与录入，网上报销的填报与审批，报销材料的电子化上传并未跟上信息智能化要求，后期的会计档案电子化储存也未能体现整个报销过程的全貌。

综上，高校财务信息化推行中存在限制也面临挑战，但无论是政策要求还是业务需要，这是一道必须迈过去的坎。在高校核算会计向管理会计转型的当下，以无纸化核算为切入点，逐步实现财务信息化，会给高校财务管理创造新的机遇，赋予新的动能。一是在无纸化实施后，烦琐的财务数据和纸质材料可以通过信息化储存，减少成本，为其报销、查账及业务查询提供诸多便利；二是无纸化办公下，无论是票据电子化还是会计凭证电子化都节约了大量纸张，减少了非必要的纸张浪费，适应了绿色环保的需要；三是无纸化财务报销，减少了高校会计人员的简单劳动，通过可视化、可追溯的信息化凭证管理系统，共享财务信息数据，提升了管理效率，节约了管理成本，并在此过程中培养具备信息化素养的会计人才。

三、高校会计核算无纸化的流程设计

会计核算作为财务工作和财务信息输入的基础端，是财务信息化建设的重要根基。在高校财务核算的过程中，票据识别与审核、财务业务的审批以及凭证及报表的输出，均可以实现无纸化、电子化、智能化。高校财务核算从会计信息输入、处理再到输出形成一个环环相扣的链条，加上前端的网上申报、线上审批以及后端的会计档案管理，共同构成了会计核算业务的全过程，流程如图1所示。

图1 会计核算无纸化流程设计

（一）财务信息收集、网上填报与线上业务审批

师生在相关票据和材料收集后，通过网上报销系统填报经济业务的具体内容，并上传电子附件。项目归口管理部门或领导，通过线上审批系统对其业务进行审批，最终形成经业务审批通过的电子报销单。

（二）数据输入与识别

电子报销单、票据和相关附件材料打包投递至财务处，并通过财务专用扫描仪对所有材料扫描与识别，形成电子化财务信息，上传至会计核算账务处理系统，分配给会计审核人员，并能够有效读取会计信息化数据。

（三）数据处理与审核

审核人员调出某一业务电子财务数据，查看并审核票据和附件材料是否符合财务报销规定，业务审批是否合规以及特殊事项说明是否合理。审核通过后，经复核人员复审、出纳人员对银行信息审核，并通过网银系统进行汇款，经层层审批后最终完成账务处理。

（四）数据输出与财务数据共享

会计档案管理人员收集当日所有的会计凭证，核查所有财务审批的完备性后，输出凭证汇总表、日账务报表等，最终将处理完毕的会计凭证和报表等上传至档案管理系统，并同步到财务查询系统，供报销经办人查阅，同时在财务内部管理系统中共享。

（五）档案管理与监督

档案管理人员对当日所有电子化的凭证和附件进行检查，确保电子会计档案真实、完整、安全、准确。稽核人员定期对会计档案进行核查，确保账务处理正确，符合审计要求。师生投递至财务处的纸质材料，当日须同步收集与保管，确保与电子财务数据一致，加强对无纸化材料的风险监督。

四、高校实施会计核算无纸化的难点分析

（一）票据重复报销

根据H高校的数据，电子发票和其他形式的票据重复报销占预约单退回原因的约10%，报销人多次打印电子发票等原始票据，给财务审核带来非必要的麻烦。电子发票系统虽然可以识别发票号，避免发票重复入账，但是随着报销票据电子化不断普及，未来除了避免电子发票重复报销，后续识别其他电子形式的发票或附件，仍然存在重复的问题。如何从源头避免电子形式的材料重复提交，如何规避重复报账，不仅考验了财务识别系统，还考验了监管风控。

（二）票据的真实性与全过程监控

任何电子化、影像化的票据或材料在无纸化核算系统的输入、传递、输出中应当保证其真实性和不可篡改性，严格控制任何对会计核算产生干扰的人为因素。当前，电子发票扫描的同时无法对其进行同步验真。同时，其他形式的票据，火车票、飞机电子行程单、出租车票、定额发票等通常以纸质形式报销的原始票据，若转为电子附件，则除了对其真实性识别外，必须保留纸质形式会计档案，并实时监督两者的一致性，监控可能出现的重复递交、篡改、录入比对不一致的风险。因此，无纸化核算必然要求稽核人员和会计档案管理人员加大监督力度，纸质档案与电子档案并行保存的模式仍然重要。

（三）说明材料的多样性识别

根据H高校的报销数据统计，含文字性说明、特殊情况说明、特定业务表单的报销单占比超过30%，这意味着除了票据识别与读取外，其他形式的审核材料或附件也需要财务识别系统有效读取。然而，若这些材料不能与财务票据电子化同步，大量个性化的说明或表单的填写，会极大影响电子附件信息审核的效率。

（四）退回重新审批的低效率

随着科研经费“放管服”，高校报销业务流程不断趋于简化，但是高校过紧日子的态势仍然持续，对不符合财经法规、报销规定的报销材料依然需要予以退回。以H高校为例，每十份递交至财务处的预约报销单，就有一单要退回，那么，退单反馈机制的构建也对财务信息化系统提出要求。因经济业务的不同、财经要求的不同或审批环节的不同，退单原因种类众多且辨认退单原因的归口节点也相对复杂。若不能精准反馈退单原因产生的环节，而退回到所有业务的起点，让报销经办人再走一遍流程，重复递交、重新审批，则会造成财务审核的低效率。

五、高校会计核算无纸化的实施路径

（一）增加财务信息化全环节的人才储备，与财务软件服务商建立充分的联系，保证财务系统有效运转

高校财务岗位的设置，一直缺乏对信息化管理人员的重视和培养，甚至可能出现核算或预算人员兼职财务信息化岗的情况。随着高校财务信息化要求的逐步深入，除了在“无纸化”核算环节体现，预算“一体化”、国库支付与收入管理、电子财务档案管理等环节也越来越需要信息化人员配备，逐步摆脱传统模式，适应信息化发展需要。此外，真正的财务信息化人才必须同时具备专业的财务素养和财务系统操作能力，未来，在上述讨论的每个环节上，甚至都应该安排一名专业的财务信息化人员，由点到面实现业财融合，挖掘信息化实行的创新路径。同时，财务信息化的实现是基于财务软件商提供的服务，随着“线上”业务的拓宽、电子化要求的提高，软件商也必须在新的环节上逐步升级跟进，一旦某环节成为障碍，整个财务系统都无法有效运转。

（二）加强线上审批宣传，摆脱传统理念，培训专门的报账员进行纸质材料扫描录入

高校报销单的业务审批作为财务核算前端的最关键环节，必须跟得上信息化管理的要求。由于线上审批系统的便捷程度还无法让传统手工签批和材料递交的形式完全淘汰，高校师生和项目归口管理人员也未意识到财务信息化要求的紧迫性，新的规定在大力宣传或强制实施之前，经办人员都会存在路径依赖。因此，财务人员应该挖掘信息化实施给师生带来的真实福利，寻找可能提升师生满意度的环节，并以此为抓点进行政策讲解和制度宣传，并对衔接财务与师生业务的报账员进行专门的实操培训，并构建反馈机制，收集师生对财务信息化实施提出的难点和痛点，并逐步调节和完善。

（三）优化财务报销流程，简化非必要签批，科研“放管服”下科研报账试点先行

由于高校“报销繁”一直是摆在财务部门和师生之间的难题，随着信息化要求的进一步跟进，需要师生在财务系统中学习和操作的环节相对增多。因此，整个无纸化核算的实施需要先试点，而不能所有报销业务都强制实施。随着高校科研经费管理“放管服”的实施逐步深化，非必要的报销手续和阻碍科研人员积极性的繁杂流程都逐一取消，报销材料真正实现了“一事一单”，报销票据简单，审批流程缩短，实施无纸化报销的成本极大降低。高校可以以科研经费报销为突破口，进行全过程无纸化报销的宣传，让师生感受到便利性后逐步推广。

（四）加强会计审核人员系统操作学习培训，提升电算化能力，适应信息化发展需求

无论是会计信息化发展规划提升到战略层面，还是无纸化办公趋势的逐步推广，高校会计人员应该摆脱传统思维，成为此次“改革的冲锋”，在提升自身信息化素养的同时还应为其服务对象进行宣传教育，传达政策指引，促使财务信息化与高校财务业务的全方位融合，为高校财务管理注入新的活力。