ＴＱＣ对学校档案管理工作的启示与借鉴

赵奎安

【摘 要】“他山之石，可以攻玉”，在不同的工作岗位上，从一种思想得的启示，借鉴成为一种方法，工作将会更加有序、高效。本文主要讨论全面质量管理（TQC）中“过程控制”“有行为就要有记录”和“综合性、一体化”的管理思想与方法在档案管理工作的启示与借鉴。

【关键词】全面质量管理（TQC） 档案管理 启示 借鉴

全面质量管理(Total Quality Control，简称TQC)最早起源于制造业。在市场经济中，产品质量的竞争日趋激烈，企业要以质量求生存，以质量求发展，于是全面质量管理的方法便应运而生。TQC理论是起源于六十年代初期的美国，是一门新兴的专门科学，随着其不断发展与完善，其运用也由制造业向商业、服务业等行业扩展，甚至扩展到非营利性的服务机构。我国自1978年改革开放，推行了全面质量管理以来，在理论和实践上都有一定的发展，并取得了丰硕的成果。

随着航运业的发展，船舶科技水平也在不断地提高，各国对海上安全和海洋环境更为关注，我校的船员教育、培训为了与国际接轨，按照国际海事组织（IMO）制定并修改的STCW78/95公约（International Convention on Standards of Training, Certification and Watch keeping for Seafarers）要求，于1998年，建立并运行质量管理体系，并通过了国家港务监督局（现国家海事局）和挪威船级社（DNV）的认证，成为我国第一所获得ISO9001质量管理体系认证证书和DNV三个认证规则证书的大学。笔者从事质量管理和档案管理工作多年，感觉TQC的理念与方法在传统的档案管理工作中，都有值得借鉴的地方，为促进档案工作的科学化和现代化，现把几点启示与同行们交流如下。

我们知道，质量管理的根本原则是：质量不能靠检查出来，而应该把质量建立在设计过程、生产过程、使用过程的基础上，并从这个目的出发，开展保证质量的各项活动。也就是说，在确立了质量方针、目标和职责后，按照相关的程序文件标准的要求操作，就能确保实现质量目标，这是“过程控制”的管理思想。而在我们传统的档案管理理念中，更多地强调“目标管理”思想，前些年的“升级、达标”活动正是这些观念的具体体现，要求档案案卷要达到什么样的标准、归档率要达到100%等等。但在实际工作中，往往有些文件、材料，或者一些工程、项目档案等，在跨年度归档时不齐全、不完整，有些材料不能有机的结合在一起，事后，主观很努力，费了很多周折，还是没能做得完好，经办者现在能说清楚，但作为档案，后来利用者就会迷惑，不能完整了解当时的历史全貌，档案的利用价值大打折扣，“目标管理”的目标没能落在实处。如果运用“过程控制”的管理思想，我们专职档案人员能深入到院、系基层，在年度中，分几个时段多进行指导收集、整理并做好预立卷工作，那么，到了年末、学年末或者下年度归档时，我们就会感受到事半功倍的效果。

在质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部管理职能的所有活动都能体现在质量记录中，质量的信息及时反馈，作为改进质量的依据。换句话说，一切质量活动要有记录，落在纸面上，就是“无记录，无行为”的管理方法，它能反映出体系是否正常运转、是否处于受控状态。此方法运用在我们档案管理工作中，在整理、转递和接收档案上，履行签字交接手续，一方面档案的生成能与现行工作衔接好，另一方面对现行工作也是一个良好的保障机制；尤其在学校进行人事改革重新聘任人员，工作交接中，或是在学校院、系和专业作调整时，能保证文件、材料有明确的责任人来保管、交接，不丢失，是做好各项工作的前提保障。在档案的利用中，能保障案卷不遗失；在库房管理中，能保证案卷的利用和信息安全；这种工作方法应当成为考核档案人员业务素质的一个重要标准，这样才能为教学、科研等各项工作做好信息服务，使学校各项工作得以顺利进行。

TQC还有一个基本思想就是综合性、一体化的管理方法，这应从两方面来看，一是以人为本。TQC是真正体现以人为本管理的质量活动，它的管理理念能充分重视人的因素，强调以各种方式激发人的潜能和积极性，给每位员工以公平发展的机会和空间，使他们明确自己的奋斗目标，更好地为组织服务；在档案管理工作中，它能强化我们的主人公意识，增强我们档案人的历史使命感，进而努力钻研业务，提高自身素质，提升学校的整体管理水平。二是全员参与，强调团队精神，TQC要求组织成员要像一个团队一样共同协调工作；在的档案工作分级管理的基本原则下，它可以密切联系学校、院系和科室等基层的档案工作，使档案工作从上至下更加深入、细致地展开，纳入学校整个管理体系中，促进学校的改革与发展。

“他山之石，可以攻玉”，在不同的工作岗位上，从一种思想得的启示，借鉴成为一种方法，工作将会更加有序、高效。