乡镇档案管理存在问题及规范化探究

文/重庆市江津区吴滩镇社保所 张敏

当前，乡镇工作种类繁多、内容繁杂，所产生的工作档案内容和档案数量也在逐步增加，但档案管理工作却依旧存在分类不明、保存不全、存放不当等管理乱象，与当前飞速发展的社会经济不相适应，严重制约了规范档案管理工作的实际进展。目前，乡镇地区档案管理工作存在管理体系不健全、乡镇领导不重视、人员机构设置不匹配，管理模式简单老旧、存储基础设施建设滞后、资金投入不到位等问题，如何解决上述问题，推动乡镇档案管理工作又快又好向前发展，是当前亟待研究的重点内容。

一、乡镇档案管理工作现状

（一）分工不清，职责不明，管理体系不健全。乡镇档案管理是当前乡镇机关发展的弱项，没有专门的乡镇档案管理机构，也没有配备专业的档案管理工作场所和专业的管理技术人员，形成了乡镇档案可管可不管、有人管又无人管等管理体系不健全的“鸡肋”现象。此外，乡镇档案管理工作本身就属于“吃力不讨好”、不能出政绩工程的“偏门”，加之乡镇工作种类繁多、内容繁杂，档案工作没有明确归口乡镇具体部门，党政、民生、财务、安全等各个工作领域的资料都可以形成档案，但都不想将其他部门的档案纳入自己部门的档案管理，形成了档案管理“自扫门前雪、不管他人瓦上霜”的怪象。

（二）管理人员素质参差不齐，档案资料管理混乱。

乡镇档案管理一直没有得到乡镇领导的足够重视，将工作能力较弱、工作态度不端正、即将退休的工作人员充当档案管理人员。此外，档案管理人员素质也参差不齐，部分档案管理人员文化水平较低、业务素质较差，更没有专业的档案管理知识支撑，在面对复杂的档案整理时，容易出现无从下手或眉毛胡子一把抓的现象，没有相应的能力来支撑档案管理工作的日常展开，只凭借简单的文字收集和资料整理，便自认为已经完成档案管理工作[1]，导致出现档案资料丢失、收集整理不全、管理分类不合理等现象。

此外，部分乡镇缺少专职档案管理人员，且部分兼职档案管理人员业务能力较差，乡镇的档案收集整理更没有进行细致划分，部分档案管理人员仅仅将档案管理理解为文字搜集、造册存档，缺少相应资料的客观展示，指定区域、特定时间、规定场所的资料缺失，导致相关档案资料在收集过程中易出现残缺和整理混乱。

（三）基础设施简陋破旧，档案保存环境恶劣，数字档案转型缓慢。首先，乡镇基础设施建设落后，乡镇档案管理相关硬件设施落后、基础设施简陋破旧，档案存储环境严峻，是当前乡镇档案管理存在的普遍现象。有些乡镇配备了档案室，但档案室陈设破旧不堪，档案文献资料的保存环境与室外的自然环境同步，导致档案资料损毁严重。有的乡镇还将档案室当成杂物间或库房使用，生活用具、工作器材、会标会旗等五花八门的物资全部放进档案室，档案资料“蜗居”在不起眼的角落。部分乡镇没有配备专门的档案室，有些乡镇将复印室或杂物间当成档案室使用，乡镇工作人员甚至普通群众进出自如，档案资料借阅、复印均无人过问，档案资料缺失严重。其次，部分乡镇档案资料存放环境差。不仅没有使用专业的档案资料袋，或档案资料袋使用不规范，还将档案资料裸露存放于铁架、铁皮柜或木柜，在没有实施防潮、防虫等具体措施的环境下保存的档案资料，潮湿、腐蚀等问题也会造成档案破损，失去了档案资料保存的实际意义。

最后，部分档案管理人员思想观念陈旧、缺乏与时俱进意识，认为档案管理工作就是整理保存纸质文献资料和图片等信息资源，缺乏基本的信息化概念，不主动也不愿意学习现代化、信息化和数字化等档案资料管理新模式，无法对档案平台建设提供数字化转型能力，数字档案转型缓慢，导致档案管理工作始终没有进入数字化领域。

二、乡镇档案管理工作现状的产生原因

（一）领导重视不够，缺乏相应的管理考核机制。乡镇的主要工作是推进社会经济发展，维护群众的生命财产安全。从当前的乡镇机构发展现状来看，档案管理工作未能从正面推动或反映社会经济发展，更不能体现乡镇发展的领导政绩，因此未能得到乡镇主要领导或分管领导的重视，导致档案管理工作仍旧处于乡镇弱势地位。从档案管理实际工作中不难看出，乡镇领导大多认为做好档案管理工作的实际意义不大，单纯地认为档案管理工作仅仅是政务文件、财务票据及其他文字的整理和图片的收集。与此同时，乡镇档案工作由于没有得到领导的重视，没有建立健全乡镇档案管理工作考核机制，做得好与差都不影响年终考核，也就缺乏专业且专职的档案管理工作从业人员，更多是由党政办公室或财务科等档案资料重要且相对较多的部门或科室的工作人员兼任，档案管理工作也只能是在上级部门检查档案业务或年终考核时“临时抱佛脚”，日常的档案管理工作也是敷衍了事，档案管理工作的规范性更无从谈起。久而久之，档案管理工作进入恶性循环，工作效率也就得不到提升。

（二）档案管理队伍不稳定，从业人员少且业务能力差。根据实际调查可知，档案管理工作从业人员少是乡镇领导不重视档案管理工作的必然结果。在乡镇，档案管理工作大部分交由即将退休，或刚参加工作的大学生以及工作缺乏上进心的人员处理，出现此类现象的原因在于，乡镇领导一是认为档案管理工作不重要，二是认为档案管理工作简单，三是认为档案管理工作本身就没有行政或事业编制。即将退休的人员一般都只是在档案管理工作中挂名，刚参加工作的大学生一般都不会在档案管理工作岗位上超过一至两年就会调入其他部门或科室，这一举措影响了档案管理从业人员的稳定性，导致从事档案管理的工作人员越来越少。此外，业务能力差是当前档案管理混乱、档案资料缺失严重的重要因素。乡镇档案管理工作被认为是简单轻松的工种，适合于即将退休或没有上进心的人员，认为档案管理工作与自己无关，大多是“做一天和尚撞一天钟”“得过且过”混日子的思想状态，思想上不重视此项工作，更不会通过自身业务学习来提升自己的档案管理工作能力，业务水平始终原地踏步。这种情况导致了档案管理队伍始终达不到标准化建设，最终造成档案管理问题频发[2]。

三、规范乡镇档案管理工作的具体策略

（一）加强领导，建立健全组织机构，强化责任落实。俗话说得好，火车开得快、全靠车头带，新时期的档案管理工作亦是如此。领导充分重视是做好乡镇档案管理工作的重要基础，是解决档案管理工作队伍不稳、经费不足、效率不高等问题的重要途径。一是进一步推动落实将档案管理工作纳入乡镇日常工作考核范围，建立健全以乡镇党政一把手为组长的乡镇档案管理工作领导小组，组织成立专门的乡镇档案管理办公室，建立一支专业化、现代化和数字化的档案管理队伍，不断提升乡镇档案管理工作的规范化和重要性。二是强化责任落实，提升档案管理工作的重要举措。进一步制定完善乡镇档案管理工作领导小组及档案管理办公室工作制度，建立完整的档案管理工作体系，设置可行性档案管理规划，规范档案管理工作人员具体职责和工作要求，加强培养档案管理工作人员责任意识，建立并落实奖惩考核制度，对失责行为加以严惩。三是建立档案管理工作人员竞争机制，让管理工作在良性竞争中进一步提升效率。通过竞争机制，能够在实际管理过程中为相关工作的开展提供帮助，提升管理人员的综合素质，最终加强档案管理工作的规范性[3]，不断促进档案管理工作向高质量、高标准、高效率的方向前进。

（二）加强宣传教育与培训交流，提升档案管理队伍业务素养。日常工作中，需进一步加强档案管理工作的宣传教育，引导档案管理工作人员了解、掌握和热爱档案管理工作，结合档案宣传栏、档案知识宣传手册、档案工作制度汇编等相关宣传阵地或载体，推动更多相关工作人员知晓、了解和关心档案管理工作。此外，结合“请进来”与“走出去”等方式，邀请高校从事档案管理教学的教授为乡镇从事档案管理工作人员进行专业培训和业务知识能力提升讲座，从档案收集整理等基础的工作着手，一步步推动档案管理工作走向规范化，有计划、分步骤提升乡镇档案管理工作人员的业务能力水平。乡镇在举办档案管理交流研讨会的基础上，还需推动档案管理工作人员走进高校进行档案管理系统脱产培训，有针对性地学习并解决在乡镇档案管理过程中遇到的具体问题，并鼓励档案管理工作人员通过自学、自考等方式不断提升自己的档案管理水平，在业绩评审、年终考核、职务晋升等方面给予适当政策倾斜，增加档案管理工作人员的从业信心，不断提升档案管理队伍的业务素养。

（三）转变传统观念，增强乡镇档案管理工作人员的爱岗和服务意识。乡镇档案管理工作是乡镇社会经济发展不可或缺的组成部分，需要档案管理工作人员真正从思想上重视档案管理工作，树立爱岗敬业理念，为档案管理工作制定中长期发展规划。档案管理工作人员不仅要知晓和了解此项工作的重要性，还要通过理论知识学习和业务实践等方式不断提升自己的业务能力水平，珍惜自己的工作岗位，始终做到爱岗敬业。但档案管理工作区别于其他具体业务工作，更多的是在档案室整理、装订档案资料，工作内容不够新颖、工作方式单一，这就需要档案管理工作人员增强爱岗意识，确保在任务重、困难多的时候按时保质地完成各项工作，为乡镇社会经济发展贡献自身的力量。此外，增强档案管理工作人员的服务意识，是推动乡镇社会经济向前发展的风向标。档案管理服务于政务、财务、社保、医疗、新农村建设、脱贫攻坚等具体工作，能快速准确地反映乡镇社会经济发展动向，服务于乡镇的各项工作中。因此，增强档案管理人员的服务意识有利于最大限度地发挥档案资料的价值作用，为档案管理工作在乡镇工作中赢得更多的话语权，进一步提升档案管理工作的实际意义和重要性。

（四）适应发展新模式，推进档案管理迈向数字化。适应当前社会经济高速发展的快节奏，是乡镇档案管理工作发展的指向标。结合乡镇档案管理工作实际，档案管理要从传统的文件资料和图片、影像的收集整理，逐步向档案资料数字化、信息化方向转变，循序渐进改变传统观念下的档案管理工作模式，让档案管理工作逐步适应并推动社会经济发展。目前，国家正在建设“互联网+”档案管理信息系统，乡镇档案管理也可借此机会推进档案管理工作数字化和信息化建设。当前，乡镇档案管理工作的数字化与信息化建设可从两个方面着手：第一，落实推进档案资料数字化处理。结合乡镇档案管理实际情况，制定档案资料数字化工作流程，将文件、会议纪要、文书、照片、书籍及相关财务票据等所有档案分门别类归档，通过数据扫描等方式将上述传统档案资料转换成电子文件，利用信息时代的网络技术实现档案电子化管理，帮助档案资料节省存放空间，最大程度上减少纸质档案的信息损耗，进而提升整体管理水平，让城乡档案管理工作更加规范化地进行[4]。第二，建立档案资料数据库。建立档案资料数据库是今后档案资料数字化走向的必然趋势。通过扫描及加工处理形成的电子档案，及时进行归档处理和保存。严格按照电子档案数据库的要求、科学合理的目录格式，建设电子档案目录数据，推进档子档案查阅便捷化。

四、结语

总而言之，在信息化、电子化快速发展的大环境下，乡镇档案管理工作对推动乡镇社会经济的作用愈发显著。只有高度重视档案管理工作，加强组织领导和专业人才队伍建设，培养档案管理工作人员的爱岗敬业和服务意识，强化宣传教育与培训交流，加大基础设施建设投入，推动档案管理工作数据化建设，不断提升档案管理工作水平，完善档案管理体系建设，才能让档案管理工作紧跟时代潮流，实现档案管理工作规范化，让档案管理工作为乡镇经济发展提供数据支撑和参考。