国有企业档案数字化的探索与实践探究

文/福建省厦门市集美建设发展有限公司 叶英俊

数字化转型是国有企业适应数字经济时代的必经之路，也是其完成经营管理体系升级，强化行业竞争实力的必要途径。近年来，国有企业改革以及多元化业务向前发展，国企数据管理压力持续提升。档案是国有企业推进业务发展的基础资源，国有企业在生产、管理与运营中生成了大量档案，同时其发展历史悠久，档案类型丰富，还具有增量快以及存量大的典型特征，档案管理的难度也越来越高。因此，国有企业需要通过档案数字化系统建设来满足档案管理的新需求。

一、国有企业档案数字化转型的重要性

（一）有助于挖掘档案价值。首先，档案资源所具有的价值形态越来越丰富，呈多元化样貌。国有企业在数字化建设过程中，各类档案资源的形态逐步由原本的实体转变为数据，以此给档案管理、开发以及利用提供了便捷条件，使档案利用逐步由原本的分散化利用转变成跨时空利用以及共享集成利用，档案价值空间得到有效拓展。其次，档案数据已成为国企的生产要素。国家政策已经对数据这一全新生产要素的价值予以了肯定。国企通过数字化转型，能够使档案由文件转变为信息，最终转变成数据，档案数据是国企各个运行环节中的关键性信息沉淀，管理人员对其实施筛选、研究后，可借助此种生产要素，为国有企业探寻提升竞争力与经营效益的有效路径[1]。最后，电子档案的利用价值持续提升。《中华人民共和国档案法》已明确规定，电子档案的法律效力等同于传统载体档案，具有凭证等功能。电子档案的可用性与可信性得到进一步增强，国企各部门可借助统一化的数据格式来实现数据共享，从而实现对现有工作流程的优化，进一步推进数字化发展。

（二）有助于推动高质量发展。从内部管理角度来看，国有企业的业务系统、管理软件以及协作平台中持续生成数据资源，这些数据资源是承载企业业务流程与业务逻辑的核心资产，具有知识价值、信息价值、情报价值、凭证价值等多方面价值，能够以知识供给、智慧服务、数据支撑、凭证支撑等多种形式支持国有企业规范运营模式、实现业务联动，推进科技创新，落实风险管理。从外部管理角度来看，步入数字经济时代后，国有企业需要构建并发展以数据资源为基础的数字经济，从而打造数字化的产品创新体系，智能化的生产运营模式，敏捷化的客户服务模式，依托信息流、数据流来有效带动物资流、资金流、技术流与业务流。所以，企业需要通过档案数字化管理与利用来系统化、深层次地挖掘档案价值，盘活各类档案资源，以此满足监管、决策、市场需求分析、业务流程调整、营商环境改善等需求。

二、国有企业档案数字化面临的主要瓶颈

（一）认知层面。国有企业各个层级的管理人员对于档案数字化的认识在实际工作的开展中起到关键性的影响。而大部分国有企业的档案部门建立时间以及启动信息化、数字化建设的时间都比较晚，这就导致管理层以及档案部门在认识方面存在一定的落后性。从工作模式的角度来看，仍有部分国有企业采用线下、线上并行的双套管理模式，并且线下工作居于主导地位，这就导致数字化升级转型进程缓慢，档案利用及管理效率难以得到有效提升[2]。档案管理者对于专业领域中的新兴数字化技术了解不足，比如不少档案管理者未能了解元数据等概念，没有在日常性的档案工作中保管与抓取元数据。其他部门对于档案的重要性尚有较大提升空间，因档案数据形成部门对于档案数据的保护与关注力度较低，造成档案完整性以及真实性无法得到保障，后续数字化管理也将受到不良影响。

（二）管理层面。国有企业在长期的档案管理实践过程中，依托档案法等法规制度体系，逐步建立了档案管理机制，但当前大部分制度都只对应人员培训，档案整理以及档案归档等基础管理环节中的，在档案开发与利用方面，尤其是电子档案的管理、利用方面还欠缺较为完备的管理机制。部分企业逐步建立档案共享机制与联动管理机制，但仍有不少企业在这一制度体系方面较为空白，这就导致其在档案资源的高层次开发、多元化利用以及数据化转化等环节欠缺指导标准与保障体系。随着国有企业持续深化档案数字化工作，计算机操作模式逐步取代了手动管理模式，档案管理者需面临数据离散化以及数据安全风险等问题。国有企业必须尽快建立健全有助于保障档案数据安全性、规范化，流程标准化、程序化的管理制度体系。

（三）人员层面。档案数字化工作可以为档案部门提供更为便捷的管理工具，但同时也对档案工作者提出了更高的要求。欠缺高水平、专业化、复合型档案管理人才是国有企业面临的共性问题。当前档案管理队伍存在平均年龄偏大，专业水平不足等情况，数字化系统建设以及后续的档案资源开发利用都需要有档案工作者全程参与。而档案管理者往往仅能够完成较为简单的分类工作[3]。同时，档案数字化技术系统更新速度较快，通过更新能够优化操作方式，提供更加丰富的使用功能与优质的操作体验，但由于现有档案管理者自主学习能力不足，同时国有企业为其提供的培训以及教育资源较少，造成档案管理者适应新系统的速度较慢，这也是国企档案管理发展进程缓慢的主要原因。

（四）技术层面。首先，档案共享实现难度高。档案共享是档案数据开发利用的必要前提，构建档案共享系统也是国有企业档案数字化工程中的重要环节。然而，当前国有企业还面临着业务系统与档案系统无法有效对接的数据孤岛问题，主要是因为各个系统采用分散化的建设方式，数据标准、接口存在差异，无法实现直接共享。其次，档案数据化程度较低。国有企业面对数字经济发展需求，需要通过分析档案数据，对用户存在的隐性需求进行挖掘、分析与预估，从而实现建设主动服务模式的目标。由于档案环节中的数字化建设仍旧处于初期起步环节，对于档案数据的智能化处理也局限于准备阶段。档案服务模式仍旧较为被动化，难以提供精准服务与关联服务。最后，智能化技术资源配备不足。国有企业的档案数字化发展需要有充足的信息技术与基础设施作为支撑，因此国有企业还需进一步加大资金、技术投入力度。

三、国有企业档案数字化的有效对策

（一）转变认识，落实转型规划。首先，国有企业管理层需高度重视档案数字化工作，将其提升至企业发展战略层面，落实顶层设计工作，做好档案资源全面数字化的规划与准备工作，由档案部门制定数字化工作方案，明确工作流程制定、外包服务机构选择，清点登记，预处理，信息扫描，图形处理，条目录入及核对，数据挂接与备份等各环节工作内容以及相关责任主体。档案部门可为此项数字化发展工作建立专门的工作组，确保实现专人负责，精准管理，有效监督[4]。同时在预算编制环节，扩大资金投入，填补档案数字化实施过程中的技术引入与研发、人才培养、硬件设施升级等方面的资金缺口。为确保资金能够得到专款专用，还应注重对档案数字化经费的严格管控，以此来保障资金投入安全，提高使用效益。其次，档案管理者需革新工作理念，转变以往的以管理为主，忽视开发利用的陈旧思维，树立主动服务意识与档案资产化意识。一方面，应面对国有企业决策、管理等环节的需求，构筑主动服务模式；另一方面，还应尽快将国有企业的市场规划、专有数据、商业机密、版权专利等蕴藏丰富的经济、文化价值的数据资源向国有企业资产体系中纳入，实现资产化转化目标，以此促进档案资产的价值提升。最后，应围绕档案价值以及数字化建设的必要性等工作，面向国有企业全体成员开展宣传工作。档案部门可围绕档案资源潜藏的数据价值、知识价值以及文化价值等进行全面宣传，从而使各个部门能够在档案资源生成、传递以及利用环节中积极地提供支持与配合，为档案数字化发展形成更有利的舆论环境。

（二）规范管理，完善制度机制。首先，应补充档案服务机制，为开发与利用档案资源的相关工作提供制度保障。国有企业需要在现有档案管理机制体系的基础上，修订档案开放、鉴定、服务、利用以及编研等工作机制，明确数字化档案资源利用环节的权责关系与权限分配，使档案资源的使用能够获得可操作性较强的依据，规范档案数字化后期的开发利用流程。其次，应完善相关协同机制。档案数字化具有跨部门的特点，需要档案部门和包括宣传、营销、生产、科研等在内的业务部门以及包括资料中心、信息中心、数据中心在内的数据部门进行协作，明确需求导向，强化部门合力，建立有助于明确权责边界，规范协作流程的协同管理机制。同时，国有企业档案部门还需加强与档案服务机构、档案协会等外部力量的联系，共同推进深度数字化建设。最后，需构建档案安全管控机制，实现对档案数字化进程中的安全风险的有效防控。国有企业档案部门在档案编研环节中，需注重政治导向，坚决践行“二校三审一通读”的工作机制，严格把控涉密关与政治关。档案部门需依靠惩治机制与教育培训，来强化档案管理者的风险防控意识，确保其能够明确售卖商业机密数据、窃取与泄露重要数据带来的严重后果，从而在对档案进行数据化、数字化处理时能够保持较强的责任、安全与法律意识。国有企业还需围绕国家现行数据安全与信息保护方面的法规，完善信息保密与档案安全方面的规章制度。同时依靠大数据、区块链等技术手段，及时定位异常因素，提高安全防护水平[5]。

（三）专业驱动，培养人才队伍。一方面，国有企业需针对现有档案工作团队存在的专业能力、数据思维、创新意识方面的短板，精准引进文化类、数据类、技术类人才，优化档案工作者队伍专业结构，丰富人才类型，为兼具档案管理以及深度开发、数据分析利用能力的高精尖人才开辟“绿色通道”，以此引领档案部门加快全方位的档案数字化工作模式建设节奏。另一方面，国有企业还需引导现有档案工作者通过集体培训、自主学习与完成继续教育等路径，来更新专业知识体系，增强数据管理及应用技能，全面增强档案工作能力。为激发档案管理者自我发展、学习动力，应围绕数字化所需技能增设学习成长维度考核目标，督促、引导档案管理者通过自我教育与学习的方式来适应数字化档案管理环境。

（四）科技赋能，加大开发力度。国有企业建立档案数字化体系时需要重点关注科技成果的精准引入、高效转化与有效利用。借助全文数据库、OCR 以及文档扫描等数据化技术可以完成数字化起步阶段的档案实物数据化处理工作。依靠多维分析、本体建模等数据分析与管理工具，可以高度集成结构化、半结构化以及非结构化数据，并以知识本体为基础进行关联与语义描述，以此满足多维度、实时化、基础性的数据分析需求。知识检索、知识表示、知识组织等数据挖掘技术可以实现对国有企业档案资源中的知识信息的提取、组织、关联以及处理，从而实现知识开发目标。人机交互技术、AR/VR以及全景等可视化技术在数字化档案利用环节中具有重要作用，可供档案使用者对档案资源进行浏览、检索以及调取。比如国有企业档案部门可挖掘数字化档案蕴藏的文化价值，以企业档案知识库为基础，通过GIS、全景、网络关系图等方式来为员工呈现出企业的创建历程、发展历史、重大事件等，实现对企业文化的可视化呈现与传播。另外，国有企业还需落实一体化信息平台建设，同时开放接口、统一数据标准等工作来使业务系统、管理系统能够和档案系统实现全方位对接与无障碍信息共享，破除数据屏障。

四、结论

档案数字化是当前国有企业全面数字化发展的基础工作，档案部门需要正确应对数字化转型、发展道路中的各项困难，转变认识，形成档案数据化管理与利用思维；针对数字化档案开发、安全风险防范需求，完善制度体系；积极提升专业能力与数据管理技能，增强对档案数字化工作场景的适应能力；升级管理技术体系，综合开发多项辅助技术。