新视角下学校档案工作优化策略

时间：2024-06-04

文/福建省福州文教职业中专学校叶幼霞

新公共服务视角下的学校档案管理工作优化策略主要是指在新时代背景下，通过运用科学有效的方法和措施来加强学校档案管理工作，提升档案管理质量。学校档案馆、档案室要充分发挥其在档案管理中所具备的作用和优势，使其在新时代背景下能够更好地发挥出自身职能，从而为社会提供更好的服务。本文从管理理念、管理模式、队伍建设和健全制度四个方面入手来优化新时代学校档案管理工作。

一、更新档案管理理念，提高档案意识

档案管理工作是学校日常管理工作中非常重要的一部分，关系到学校发展的方方面面，同时也关系到教师和学生的切身利益，因此学校档案管理工作质量将直接影响着学校各项工作的开展。随着时代的不断发展，传统的档案管理理念已经无法满足当前社会发展需要，学校要积极转变固有的档案管理理念，创新、优化档案管理手段，以满足新时代背景下社会发展需要。

首先，要加强学校档案管理人员的思想认识。学校档案管理工作效率与质量的提升依赖于档案管理人员的业务素质和水平，而这些专业技能的提升很大程度上是由思想认知决定的。学校要注重加强对档案人员思想认识方面的培养和教育，使其能够树立正确的思想观念和工作态度，从而更好地促进学校档案管理工作水平的提高。其次，要加强学校领导和师生群体对学校档案工作重要性的认识。只有通过加强学校领导和师生群体对学校档案工作重要性的意识培养和教育，才可以使其更好地了解学校档案工作对于自身开展工作、教学、科研等具有非常重要的作用，使其在思想上树立起正确的档案意识。最后，要加强学校相关部门和人员对档案管理工作重要性认识方面的培养和教育。学校档案馆、室接收的档案是由各处、室产生的各类文件资料，档案工作的开展离不开学校各处、室与人员的配合。各相关处、室与人员是学校档案管理工作的第一线，若对档案管理工作的重要性没有深刻的认识，随意归件，届时交接给学校档案馆、室的档案就容易出现不标准、不规范的现象，还会造成档案完整性缺失、保管期限混乱等不良后果。切实加强学校相关部门和人员对档案工作重要性认识，提升档案管理人员能力，对于有效开展档案工作是极其必要的。

二、创新档案管理模式，推动档案管理现代化

（一）新公共服务理论与档案管理。随着新公共服务理论的出现，我国档案管理工作模式也得到了改进。新公共服务理论强调公民参与、责任及效能，因此，在档案管理工作中，我们需要通过不同方式来提高公民参与度，强化公民档案管理责任，增强公民对档案管理工作的满意度。这一理论在我国学校档案管理工作中也得到了有效应用。在档案管理工作中，学校会制定相应的规章制度对档案人员进行约束，并对档案管理、利用等全过程进行指导。新公共服务理论认为，学校制度要想达到理想效果，就需要将“以人为本”的理念贯穿到整个管理过程中，同时要重视学生和教师的意见和建议，以此来提高档案管理工作效率。师生参与学校档案管理工作，就要相应地提升师生的思想道德素养，增强其档案管理责任心，确保学校档案工作高校开展。学校可以通过组织开展讲座、报告会、座谈会等方式来提高学生和教师的思想道德素养，同时通过建立师生档案、创设奖励机制等来提高师生参与档案工作的积极性。

（二）新公共服务视角下学校档案管理的新特征。首先，从档案管理工作的主体来看，当前学校档案管理工作已经不再仅仅是由档案部门独立完成，而是逐渐转变为由学校、档案部门、教师、学生等多方共同参与的多主体合作模式。其次，从档案管理工作的内容来看，除了学校档案的收集、整理、保管、利用等工作，当前学校档案管理工作重视对学校历史资料的挖掘与开发[1]。因此，在对学校进行改革时要充分考虑到学生、教师等群体的需求，从而更好地为师生提供优质服务；再次，从档案管理工作的服务对象来看，当前学校档案管理工作服务对象扩大到学校全体教职工、学生、退休教职工及其家属。最后，从档案管理工作的结果来看，当前学校档案管理工作不仅要保证学校各项数据资料完整准确，还需要及时准确地为学校师生提供教学资源和学术资源等服务。

（三）学校档案工作需要提升服务意识。新公共服务理论强调要注重对公民权利的保障，在档案管理工作中需要贯彻以人为本的理念，尊重公民的权利和需求，从而提高档案管理工作效率。在实际工作中，由于受到传统观念的影响，学校档案管理工作中存在着一些问题。比如，学校档案管理人员并没有认识到档案信息在社会发展中的重要性，而是将其看成是一种机密文件。这种错误认识导致学校档案管理工作人员在实际工作中缺乏主动性，不能主动为学生和教师提供服务，更不能将学校的发展与学生和教师的个人发展相结合，从而导致学校档案管理工作效率低下。学校档案管理人员要化被动为主动，转变自身思想观念，提升为民服务的意识。要想实现精准服务师生的目的，就要明确师生的档案信息需求，才能有的放矢，提升师生的服务体验。服务意识的培养与建立需要学校和档案管理人员的共同努力。学校要为档案管理人员提供良好的工作环境与服务氛围，有针对性地为其提供现代化业务能力培训，使学校档案管理人员的思想与业务能力不与社会脱钩。学校档案管理人员也要端正自己的服务理念、提升管理水平，挖掘学校档案资源，构建学校特色档案文化，主动开展各项档案服务，让学校档案工作有序开展的同时让师生享受到优质的档案服务。

（四）利用信息技术，推动档案管理现代化。传统的档案管理模式导致查档手续繁琐、查询的信息难以关联，已无法满足现代师生高效、及时获取全面信息的需求。学校档案馆、室要充分利用科技手段，借助信息化技术来创新档案管理模式，从而提高档案管理效率，推动档案管理的现代化。

首先，学校要加强对信息技术的重视程度，引进先进设备和技术。在新时代背景下，随着信息技术的不断发展和普及，信息技术已经逐渐成为学校发展的重要力量。学校可以通过引进先进设备和技术来提升档案管理工作效率，构建智慧校园。智慧校园以数据库建设作为基础，采用先进的设备来搭建校园大数据平台，从而实现对学生档案、教师档案、办公系统、监控系统等方面的数字化管理。在校园内以建立学习库、德育库、电子阅览室、电子图书资源库等方式来实现对校园内学生信息资源的整合和利用。在具体实施过程中要充分考虑到学生需求和教师需求，从而构建出科学合理的服务模式；其次，利用现代信息媒体搭建网上管理平台与对外窗口。在新时代背景下，利用互联网来搭建出更加便捷、高效、全面的档案管理平台，可以采用网上预约系统来实现对学生档案信息、教师档案信息等查询进行预约登记等服务；还可按档案密级构建分级查询利用窗口，对可对外公开的档案采取全文检索模式、其他以目录级或全宗级检索模式，方便大众利用，提高档案利用效率[2]。除此之外，还可以利用微信公众号、融媒体等方式来发布、征集信息，实现对学生、教师档案信息的接收和查询服务。同时还可将学校特色档案、校史、师生风采档案等内容放在相关平台上进行宣传。

三、加强档案工作队伍建设，提高档案管理水平

新公共服务视角下，学校档案馆、室要想提高自身管理水平，就必须加强档案工作人员的综合素质和业务能力，建设一支强有力的档案工作队伍，从而更好地适应新时代背景下社会发展需要。首先，一支强有力档案工作队伍的建设必须是结构合理、专业素质高、业务能力强的队伍。学校要调整现有队伍结构，考察现有人员的素质与能力，择优选入档案工作队伍；还可以从各有关部门抽调政治过硬、法治意识强的人员，共同组建一支年龄结构合理、业务素质高的档案执法队伍。其次，学校可以通过定期组织与同级单位间的学习交流活动、业务比拼、知识竞赛、岗位大练兵活动等方式来促进档案管理人员之间的相互交流和沟通。通过这些活动，可以激发档案工作内部活力，同时让学校档案人员了解到外面先进的档案管理方法与思想，进一步提高档案管理人员的综合素质和业务能力。最后，学校要注重制定完善的档案工作考核制度与晋升渠道来提高工作人员的积极性和主动性，建立合理的激励机制促进档案管理人员认真履行自身职责，激发起档案队伍内部的良性竞争与学习前沿先进知识和工作的热情[3]。

四、健全档案管理制度，构建安全保管机制

（一）健全档案管理制度。学校档案管理工作的有序开展离不开完善的档案管理制度，健全的制度是学校档案管理质量的保障与基石。目前，虽然大多数学校都制定了相关的管理制度，但由于办校规模小、资金不足、专业人员配备少、领导重视度不够等一系列原因，仍有相当一部分学校的档案管理制度还存在缺陷。这些规章制度多数只是粗浅地规定了哪些档案需要归档，却没有明确各部门需要归档的范围与内容，没有明确划分各类档案的保管期限；利用制度里没有完善的查阅、登记、归还手续；档案保管期限到期后缺少完善规范的鉴定销毁制度等。这些学校档案管理基础薄弱，再加上相关的上级监管部门对学校档案监管工作的懈怠，学校没有规范地开展档案管理工作，产生了一些不良的影响。如前期收集工作，受限于工作人员的能力与重视度，再加上缺乏规范的档案收集范围的指导，导致许多档案应归未归，容易造成档案流失、不成套；分类时因缺乏规范文件的指导，导致档案放置混乱，不利于后期的检索、查询与利用；保管工作因为缺乏专业的库房与设备，会威胁到档案的实体安全等。这些都是档案管理制度缺失带来的不良影响，会严重拉低学校档案管理工作的质量，更会影响师生的档案利用满意度[4]。

为切实保证学校档案工作开展良好，保障学校档案管理质量，健全档案管理制度刻不容缓。学校要依据自身的管理特点和实际情况，有针对性地制定适合本单位的档案管理制度。具体操作时，要结合师生的需求和各处室的工作实际，聘请专业人士围绕学校要求制定严格有效的包括收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等内容的全套的档案管理制度，还可以让上级档案主管部门派专人对该制度进行指导，保证制度的可行性。

（二）构建档案安全保管机制。学校档案与师生利益息息相关。信息时代，学校要注重保护档案的实体安全与信息安全，构建学校档案安全保管机制。

学校档案实体安全的保护主要体现在档案保管环节，学校要创设一个良好的档案保管条件。制度是保护档案安全的法律保障，为有效提高档案保管条件，要制定相应的管理制度；库房是保护档案实体安全的屏障，档案库房要设置在一个合理的位置，同时要注重对档案库房设施的建设，从而为档案保管创造一个良好的环境。在进行档案库房设施建设时，要注意对库房内温度、湿度、灯光等设施进行合理配备，加强库房内温湿度情况的监测，还要注意库房的防盗设施、防虫设施以及消防设施的配备。

除了档案的实体安全，学校还要注重对信息安全的保护。信息时代，各类信息技术被广泛应用到学校档案管理之中，为更好地适应时代需求，部分学校建设了类似智慧校园的大数据平台，极大方便了师生与社会的利用，同时也带来了更多的信息安全隐患。与实体档案遭受水侵、火烧、虫咬、酸化、霉变等安全隐患不同，信息时代档案信息安全面临信息被篡改、盗取、黑客、病毒等威胁[5]。学校要构建一个安全的硬件环境和网络环境才能切实保证档案信息不被破坏。由于硬件的更新换代比较快，网络应用程序、软件等技术更迭更是日新月异，学校要及时更新硬件与技术以保障档案安全。学校要对网络安全进行定期检测，及时更新补丁、杀毒，防范有害病毒与漏洞；还要注意对数据库的多重备份，以免因意外导致数据丢失找不回来。

此外，学校要配备完善的保密制度、利用制度和监察制度来共同构建学校档案安全保管机制。档案管理人员要加强保密意识的培训教育，在整个档案管理全过程中，不能泄露档案信息；还要加强责任意识，在管理档案过程中，保管、利用档案信息时操作要规范，不能将会危及档案实体安全的物品带入库房。学校还要有相应的监察制度来监督指导档案人员和各部门的档案工作，有了监管，档案工作才会有约束，才能更好地保障学校档案的安全。