公文标题写作的不规范现象分析

文/广州华商学院管理学院 杜媛媛

2012 年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），《条例》专门就标题做了规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，应当标明发文机关。”各级党政机关、社会团体和企事业单位制发公文应当严格按照规定的体式办理，不能随心所欲。规范的公文标题，一方面，可以使收文机关从标题即可了解公文的内容，提高公文处理的工作效率；另一方面，是公文权威性和严肃性的体现。然而在实际工作中，相对于公文主体而言，标题作为一个要素，人们很容易忽视其重要性，自然也就较少关注其规范性，不规范的标题给公文处理工作带来许多不便。因此，文章以《条例》和《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）为依据，结合实际工作，具体分析公文标题常出现的不规范现象，并提出规范公文标题写作的注意事项及方法。

一、公文标题写作中的不规范现象

公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成[1]。实际工作中，不规范的公文标题通常体现在标题要素、标点符号和排列分布方面。具体如下：

（一）发文机关名称多写或漏写。发文机关的名称必须是法定的全称或通用的规范化简称。工作中大多数工作人员可以正确使用发文机关的简称，但如果遇到发文机关不止一个的情况，往往会纠结是否需要把发文机关都列出来，这就导致有些公文标题中的发文机关名称比事由还长，影响公文标题的排布。如商务部会同发展和改革委员会、公安部等17 部门下发扩大汽车消费的措施，如果把发文机关都写进标题，势必很长，正确的做法是只排列主办机关加“等”，如《商务部等17 部门关于扩大汽车消费若干措施的通知》。另外，有些公文标题发文机关名称和事由前后重合，存在重复的问题[2]。如《某公司关于举办某公司员工培训的通知》，正确的写法是《某公司关于举办员工培训的通知》。

发文机关名称何时全列出来或省略，取决于发文机关的数量，如果三个或以下机关联合发文，发文机关可全写上；如果四个或以上，可省略发文机关或主办机关加“等”。此外，如果有红色版头文件，由于版头已经表明发文机关，标题也可以省略发文机关。

（二）标题事由繁琐冗长或有歧义。事由是公文标题的核心，事由一般由“关于”领起，对事由部分的中心词语起到介绍和提示的作用。《条例》明确要求，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。在实际工作中，公文标题事由往往烦琐冗长或有歧义，主要体现在以下方面：一是事由烦琐冗长或随意简短，与公文意图相违背[3]，主要体现在转发性通知。如某省教育厅下发开展第三届‘书香之家’推荐活动通知，某市教育局要转发该通知，如果以“某市教育局关于转发某省教育厅关于开展第三届‘书香之家’推荐活动通知的通知”为标题，就会既复杂又冗长，如果以“某市教育局关于开展第三届‘书香之家’推荐活动的通知”为标题，看起来很简短，但此活动的主办方成了某市教育局，显然与公文标题事由的本意产生出入。正确的做法应是去掉开头的“关于”和最后的“通知”，因此，该题目应拟为“转发某省教育厅关于开展第三届‘书香之家’推荐活动的通知”，这样处理使得公文标题精炼多了。二是事由出现语法结构错误，表述不准确。具体表现为在标题中缺少动词，语言前后重复，搭配不当，关系混乱等[4]，这类问题常出现在“请示”上。如某单位欲建办公大楼，需向上级单位请求拨款，标题拟成“关于办公大楼的请示”，这个标题事由缺少动词，收文单位不清楚公文是关于办公大楼哪些方面的请示；拟成“关于请求拨款修建办公大楼的请示”，这个标题的事由语言前后重复，请示本身已经有请求的含义，不需要再重复使用请求这个词；拟成“关于修建办公大楼费用的请示”，这个标题的事由搭配不当，费用不可以修建。这类情况都是事由表述不准确的体现，正确的标题可拟为“关于拨款修建办公大楼的请示”。

（三）标题文种错用。公文的名称就是公文的文种。《条例》规定，党政机关常用的文种有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15 种，且一份公文只能使用一个文种。撰写公文时，根据发文机关的权限、发文机关和收文机关的关系以及发文的目的和要求，正确选择和使用文种。在实际工作中，标题文种使用不规范的现象较多，主要体现在以下方面：一是没有使用法定公文的文种，误以为标题“的”后的名词就是文种。大多数工作人员知道文种是公文标题不可缺少的要素，但在实际工作中仍然会出现缺少文种的情况，如《关于某情况的说明》《关于某同志职务的调整》等，虽然标题读起来无大碍，但对公文标题来说，说明和调整均不属于公文文种，因此，上述标题仍然缺少文种。此外，标题涉及多个文种时，工作人员往往会遗漏文种，主要体现在转发性通知。如国家发改委制定了整合共享公共资源交易平台的意见，国务院办公厅转发该公文，如果不能辨别公文标题的要素，很容易漏写文种，即《国务院办公厅转发<国家发改委关于整合共享公共资源交易平台的意见>》。这种写法误认为“意见”已经是公文标题的文种，不需要在转发公文后面再加文种。其实转发公文的机关不再是公文原发文机关，需要使用转发公文的文种，只有通知文种可以批转转发公文，正确的做法应该是在转发后加“通知”，即《国务院办公厅转发<国家发改委关于整合共享公共资源交易平台的意见>的通知》。二是标题中出现多个文种。《条例》规定，法定公文标题的文种只有一个。如《某单位关于某事的请示函》，收文单位收到公文应该是按“请示”给批复，还是按“函”呈报性公文处理不作批复，难以定夺。三是文种混用。如通告和通知都有发布信息，收文单位周知的含义，因此工作中很容易混用这两个文种。如某市发布关于查处电动车无牌驾驶的信息，有工作人员拟写公文时直接拟定标题《关于依法查处电动车无牌驾驶的通知》。由于通告可以是由各级权力机关、行政机关以及司法机关以通告形式发布，其内容可以禁止做什么，强制性的措施多。因此，上述例子用《关于依法查处电动车无牌驾驶的通告》作为标题更合适。四是编造文种。如将“关于……的请示”写成“关于……的申请”或“关于……的请求”，将“关于……的报告”写成“关于……的汇报”等。

（四）滥用公文标题的标点符号。公文标题中常用的标点符号主要有书名号、引号、间隔号和圆括号。在实际工作中，标点符号使用不规范的现象主要体现在以下方面：一是混用书名号引号[5]。如某市政府向省政府报送某试点实施方案，很容易写成“某市人民政府关于报送某试点实施方案’的报告”，试点实施方案属于文件名称，所以规范的写法应该将引号改为书名号，即“某市人民政府关于报送《某试点实施方案》的报告”。二是多用逗号、对号。在公文标题中，间隔的地方用空格就可以表示逗号，不需要在标题额外增加逗号[6]。如“某市委，某市政府关于表彰本年度劳动模范的决定”，属于错误的拟法，应该将逗号去掉，用空格即可表示点号，即“某市委 某市政府关于表彰本年度劳动模范的决定”。

（五）公文标题排布分割含义完整的词组，不美观。《格式》要求公文标题“排列对称，长短适宜，间距恰当”。如果公文标题的字数过少，居中排成一行就可以。对于只有两个字的标题，如“公告”“通知”等，两个字之间要适当空出一定距离，一般以3—5 字为宜。如果字数过多，常常需要多行排布，以梯形或菱形呈现，需要注意的是回行时不能把含义完整的词组分割成两行。在实际工作中，不少工组人员会忽略公文标题回行排布词意完整的细节，如：

某市人民政府关于2023年节能减排工作情况的报告

在上面的公文标题中，“节能减排工作”是一个完整的词组，在标题中不可以把它分隔成两行，可以改为：

某市人民政府关于2023年节能减排工作情况的报告

二、公文标题不规范现象的原因分析

从公文拟写到生效的流程来看，公文标题出现不规范现象大致由以下原因：

（一）公文拟写者对公文标题的重视度不够，规范意识淡薄[7]。工作中，大多数公文拟写者重视公文主体内容的表述，轻格式规范，认为只要公文的主体部分把主要内容表达出来就可以，不关注标题是否通顺，是否符合公文标题的规范要求。甚至有些工作人员并不知道公文法定指导文件《条例》和《格式》的存在，更别说根据文件规范标题写作，自然会出现种种标题不规范现象。

（二）公文拟写者的公文写作能力不足，经验不够。从实际情况来看，公文拟写者通常刚工作不久，之前没有接触过公文，非中文等相关专业毕业，对公文的认识较少，很难拟写出公文，更别说遵循公文的规范要求写出合格的公文。

（三）公文审核者把关不严，忽略标题的规范性。公文拟写者写好公文后，由发文机关办公室审核，审核者在审核过程中更多关注的是行文理由、依据是否充分，意图表达是否明确，较少斟酌标题各要素的准确性和规范性。虽然也会审核标题文种是否正确，但是受思维定式的影响，缺乏对《条例》的更新学习，可能会沿用错误的文种。另外，相对于公文内容，审核者也不会过多地审核标题表述是否有语法结构错误等。此外，对公文签发者来说，出于对公文审核者的信任，不会过多关注公文标题是否符合规范要求。

（四）公文印发机关公文审核不严。工作中，印发公文工作人员从心理上往往认为已签发的公文是有效的，因此不再按规定审核公文，草草印发，忽略公文存在的问题，没起到公文印发机关应有的审核作用。

（五）公文差错责任追究力度不够。工作中，不少单位没有专门针对公文差错追究方面的管理规定，以至于公文差错成本很低。而现有的公文差错责任追究规定也不够完善，一方面，现有规定更多关注的是公文拟文程序、内容结构和涉密办理等方面，较少关注公文的格式要素和排版形式；另一方面，差错的承担者通常是发文单位，公文起草者通常不承担后果，这就很容易使公文起草者不重视公文拟写，认为只要自己把公文写出来，拿给领导交差就可以，误认为即使公文出现差错也是由组织承担，和自己关系不大。

三、规范公文标题写作的方法

规范的公文标题可以使收文机关或受众从标题即可了解和掌握公文的内容，提高公文处理的工作效率，同时也是公文权威性和严肃性的体现。但规范化是一个过程，不是工作人员接受几次培训就可以实现的。规范公文标题写作需要办文工作人员和发文单位共同作为，具体来说，可以从以下方面规范公文标题写作。

（一）公文写作人员要重视并主动学习公文标题规范性要求。首先，需要学习并熟练掌握《条例》和《格式》，在规范要求下开展公文写作工作。其次，结合自己在公文标题写作时常出现的错误，有针对性地加强学习和练习，比如标题的事由表述不规范，进一步分析不规范的原因在哪里，是语法结构错误，烦琐冗长，还是意义表达有歧义等，反复针对性地学习，避免类似现象再次出现。最后，要多熟悉工作业务知识，公文的内容来源于工作，只有熟悉工作内容，才能深刻理解公文意图，才能从内容中提炼公文标题。

（二）单位要多组织公文相关培训活动。单位可以邀请有经验的秘书或外聘公文写作专家举办公文规范培训活动。授课过程中，要结合本单位公文的实际情况，正反举例，多方讲解公文标题规范重要性和要求。此外，办公室秘书小组也可以定期组织学习交流会，检查公文标题的规范性，交流公文写作的经验。

（三）在公文办理过程中践行标题的规范要求。工作人员通过学习培训掌握公文标题写作规范要求，仅仅是认知层面，要转化为公文写作能力，就需要在工作中多践行公文标题的规范要求。首先，在学习培训的基础上，公文起草者要拟写规范的公文标题。其次，公文审核者要全面审核公文，既审核公文的内容，也不能忽略文字表述，确保公文内容和文字严谨和准确；既审核公文的结构，也不能忽略标题格式，确保规范和准确。最后，公文的印发机关要严格把关，一旦发现标题格式不规范，立即退还发文机关重新修改。

（四）建立完善公文差错责任追究制度，用责任制度规范公文工作。首先，完善公文差错类别。公文差错类别不仅包括拟文程序、内容结构和涉密管理，还包括格式要素和排版形式方面。其次，完善责任追究方式。办公室审核公文时，对有差错的公文，要统一登记、汇总和分析，定期通报。最后，加大追究力度。对于有差错的公文，各发文单位内部追究责任到公文起草者，从公文拟制的源头规范公文写作。