浅谈档案“数据赋能”

文/宁德市公安局文职人员服务中心 陈妃

2010年以来，宁德市公安局按照福建省公安厅档案工作的部署要求，在全市开展“全省公安档案管理示范单位”创建活动。截至2018年底，全市共11个县级公安局和109个基层派出所档案工作达到“全省公安档案管理示范单位”考评验收，通过率达75%。通过规范化、标准化和信息化建设，宁德市公安机关已经形成了数量庞大的档案数据库，蕴含着丰富的档案信息资源。面对新形势、新任务、新挑战，公安档案部门如何顺应“数据赋能”行动要求，充分利用档案数字化建设成果，最大限度地发挥档案数据服务公安中心工作和现实斗争的作用？笔者结合宁德市公安档案工作实际，谈一些粗浅的看法。

一、档案“数据赋能”的重要性

“数据赋能”，顾名思义，就是通过大数据、云计算等信息化手段，有效地整合利用各类数据资源，最大限度地发挥数据的效能。2020年6月，福建省档案局、福建省公安厅联合发文，从2020年至2024年，在全省公安机关组织开展创建数字档案室活动，旨在提升全省公安机关档案服务中心工作的能力水平，构建起适应新时代发展需求的公安数字档案室集群和数字档案资源共享体系，推动全省公安档案事业跨越发展。2019年8月，宁德市公安局开启库藏档案数字化加工外包服务类采购项目招投标工作，招标金额196万元。2019年11月，该项目正式进入施工阶段，并于2021年12月完成竣工验收。2020年7月，宁德市公安局率先在全省公安机关开展创建数字档案室活动，专门印发了《宁德市公安机关数字档案室建设发展规划》，成立了数字档案室建设工作领导小组和工作专班，在人、财、物等方面给予一定倾斜，有计划、有步骤地推进数字档案室创建工作。

（一）档案信息化建设意识不断增强。随着大数据、云计算等信息技术的发展，社会信息化建设进程不断加快，信息化已成为推动工作的必然趋势。各级公安机关领导充分认识到信息化建设的重要性，不断加大对信息化建设的投入，积极推进智慧警务、警务云建设等数据赋能行动，信息化已经成为推动公安发展的主引擎。在此过程中，各级公安机关档案部门领导也高度重视档案信息化建设，档案民警的信息化建设意识不断增强，公安档案工作也迈上信息化建设的快车道，成为推动公安档案工作转型发展的重要载体。宁德市公安局库藏档案数字化加工外包项目就是领导高度重视档案信息化建设的很好例证。

（二）档案信息化建设机制不断健全。近年来，为推动档案信息化建设，实现档案“数据赋能”，公安部档案局、福建省公安厅先后出台了一系列关于档案信息化、数字档案室建设的规范、制度、方案和评价办法，对公安档案信息化建设的组织与保障、软硬件基础设施、档案数字化建设以及相关工作考核等方面作出了明确规定和要求，为公安档案信息化建设的深入推进、档案“数据赋能”攻坚行动的顺利开展提供了强有力的机制保障。

（三）档案信息化建设成果不断涌现。随着档案信息化建设的深入推进，档案“数据赋能”行动已初见成效。目前，宁德全市公安档案数据库已汇聚2112.89万余条目录数据及近1096.69万余件电子文件，实现了档案系统与OA系统、执法办案系统、出入境管理系统、户籍管理系统、监所管理系统的无缝对接，将档案数据及时进行推送，为信息研判和打击违法犯罪提供了快捷高效的服务。同时，公安档案管理工作依托档案信息系统，推广户籍档案就近在线查询服务，解决了群众的燃眉之急，赢得了百姓的广泛赞誉，凡此种种，都是档案“数据赋能”在实际应用中的价值体现。应该说，档案信息化建设是实现档案“数据赋能”的前提和保障，档案“数据赋能”是档案信息化建设的目的和归宿。

二、档案“数据赋能”的制约因素

（一）系统建设各自为战，缺乏统筹规划。就目前福建公安档案信息系统运行情况来看，公安档案信息管理系统还是一个相对孤立的系统，虽然已经实现了全省一级建库和集中管理模式，较之前各自为政的状况有了较大改进，也与其他系统平台进行了一些对接，但没有真正将档案管理系统建设和各类业务信息系统建设进行统筹考虑，未建立统一标准、统一规范、具有良好系统兼容性的数据库，未全面实现信息数据的互联互通与数据共享。

（二）档案数据资源质量有待提升。经过多年的信息化建设，目前公安档案信息系统已汇聚了大量数据，但从每年的档案质量检查情况来看，数据质量还存在一些问题，如数据录入错误，重要字段录入不完整、不规范，电子文件挂接不准确，扫描文件缺页、漏页和可读性差等。另外，由于某些重要字段（如身份证号码等）的漏录，造成与实战平台对接上的困难，严重影响档案“数据赋能”行动的顺利开展。

（三）档案服务应用能力仍需强化。档案“数据赋能”行动就是要充分利用信息化手段，拓宽档案服务利用外延，提高档案服务利用的效率和水平。但从目前情况来看，由于档案数据资源不全面、没有真正推送到警务云端、档案宣传力度不够深入等原因，档案信息资源并没有得到充分地发掘应用，主要利用方式还是停留在一般被动的、应付式查询。

（四）专业人才有待补充。“数据赋能”是建立在大数据、云计算、物联网等先进信息技术的基础之上，对档案专业人才的信息化水平有一定的要求，而目前公安档案部门既懂公安档案业务又掌握信息技术的专业人才严重缺乏。面对信息化建设的日新月异，公安档案部门专业人才亟待补充。

三、档案“数据赋能”的制约因素应对措施

（一）增强档案“数据赋能”攻坚行动的责任感和紧迫感。“数据赋能”是牵引带动智慧警务建设提档升级的“一号工程”，也是促进警务机制深刻变革和公安工作动能转换的关键性工程。档案工作作为基础性、保障性工作，只有顺应大势，积极投入“数据赋能”攻坚行动，才能跟上信息化发展的潮流，推动档案工作的转型发展。因此，各级公安档案部门要充分认识到“数据赋能”的重大意义，切实提高思想认识，强化组织领导，加大经费投入，全力开展档案“数据赋能”攻坚行动，真正把档案中蕴含的丰富的信息资源开发出来、应用起来，更好地发挥公安档案服务效能，发挥档案的价值作用。

（二）实现档案数据上云，真正融入公安大数据中心。随着公安信息化工作的全面推进和信息基础设施水平的整体提高，各地都建立了警务云、大数据中心，将各警种、各基层单位的海量数据集中起来，实现数据的共享共用，满足多样化的公安应用需求。就目前宁德公安档案数据应用而言，虽然做了一些探索，如与OA系统、执法办案系统等进行了对接，对情报信息研判等起到了一定的帮助作用，但这种应用还比较单一，没有真正把档案的作用发挥出来。究其原因，还是没有做到将档案数据上云，实现全局性的共享共用。为此，公安档案部门应主动适应形势，融入大局，借助数字档案室建设的有利时机，寻求科技信通等部门的支持配合，尽快将档案数据上云，真正将档案数据共享融合至“全国警务大数据智慧搜”“福建省公安厅大数据情报工作平台”，切实将公安档案数据转化为现实战斗力，使公安档案工作更广泛、更深入地融入公安现实斗争的需要，服务全警种。

（三）强化数据治理，深层次开发利用档案信息资源。经过多年的信息化建设，全市公安档案部门已形成一个庞大的数据库，但由于种种原因，档案数据质量或多或少还存在一些问题。为此，在全省档案数据集中的基础上，要制订全省档案数据统一标准、统一规范，利用数据比对、数据碰撞、数据筛查等方法，进行数据集中清洗，对发现的问题要及时集中补录、补扫或修正，确保档案数据的真实性、完整性、可用性，切实提升档案数据质量。目前，在档案信息系统数据中，主要利用的是条目式的结构化数据，还有大量的视频、音频和扫描文档等非结构化数据没有真正得以开发利用，而正是这些非结构化数据，在分析案情、打击犯罪、决策参考等方面能起到关键性作用。因此，下一步我们要着力开展视频结构化描述、文档的双层PDF扫描等加工工作，将复杂的视频、图片检索转换为文本检索。

（四）培养信息化人才，为档案“数据赋能”攻坚行动提供支撑。要最大化享受“数据赋能”的红利，第一关键要素就是培养赋能人才，即具有“专业信息技术”和“公安档案业务能力”的复合型人才。目前，大数据、警务云以及智慧物联技术已进入档案管理领域，档案管理也实现了文档一体化、信息数据共享化，这些变化深刻地影响着档案工作队伍结构和档案管理人员知识结构。可见，在公安档案工作信息化建设水平不断提升的状态下，“数据赋能”攻坚行动能否顺利开展，很大程度取决于管理档案民警的档案信息化技能应用能力。因此，各级公安档案部门应着力于信息化人才的培养。一方面，要通过自身挖掘，加强在职档案人员的信息化技能培训，提升档案人员信息化应用水平和科技素养；另一方面，要建立档案信息化人才引进机制，通过招聘、遴选等方式引进档案专业技术型人才，真正打造一支高素质的档案信息化人才队伍，切实担当起档案“数据赋能”职责，推动攻坚行动的深入开展。

（五）健全数据资源共享机制，推动“数据赋能”跨越式发展。各级公安档案部门要打破单个立档单位的库藏档案的利用局限，建立跨省、跨市、跨县（区）的工作协作机制，整合各类档案馆、档案室资源，构建互联互通和共建共享的档案数据库，推动联动查档机制的形成。当前，特别要健全民生档案、重点工程建设档案等跨省、市异地查询联动服务模式，真正以标准化形式推动数据赋能档案信息化建设的跨越式发展。要打通各个部门条块分割的信息壁垒，实现数据资源的集聚，主动依托各地区各部门各行业的“城市大脑”建设，将档案馆（室）一体化系统建设纳入政府一体化数据交换共享平台建设，构建跨部门、多业务协同的系统化平台，促使各级各部门信息系统互联互通和数据共享，真正发挥数据资源的规模效应。

四、结语

“数据赋能”是数字时代赋予档案事业发展的新增长点，不仅为档案管理提供了技术与平台的支撑，还创新了档案整合和服务思维。档案部门要抓住机遇，趁势而上，树立数据化、用户化思维，利用数字技术，整合海量数据资源，建立标准、统一、实用的数字化工作规范，实现档案数据交换、档案资源共享和信息整合衔接一体化，及时提供多维度、多类型的档案大数据。同时，创新档案价值开发和利用模式，拓宽档案利用服务的深度和广度，建成智能化、人性化服务模式，更好地赋能数字经济的发展。