基于人才建设的高校干部人事档案管理与开发

时间：2024-06-04

文/滨州医学院人力资源处徐慧于平阳

科学技术是第一生产力，科技的创新和发展靠人才推动，人才资源是一个地区、一个单位发展的不竭动力。不同地区、单位对人才的需求各不相同。干部人事档案是人才资源的重要组成部分，其管理、开发与利用对于本地区、本单位人才资源的建设具有重要的参考意义。目前，基于人才建设的高校干部人事档案的开发利用已不断被提出、被研究，但总体上还处于探索阶段，并未形成完整成熟的体系。

一、基于人才建设开发人事档案的现状

2022年7月4日，国家档案局印发实施《国家档案馆档案开放办法》（以下简称《办法》），其中围绕谁来开放档案、如何开放档案、开放哪些档案、开放档案如何利用等问题进行了规定，主要内容可归纳为：明确一个原则、区分三种情形、规定五项程序、提供多种利用途径。为新形势下进行档案开发与利用提供了政策依据，也为干部人事档案的开发利用提供了很好的参考。但目前无论在主观上和客观上，仍存在一些制约立足人才建设开发利用人事档案的问题。

（一）人事档案开发利用的主动性不够。从了解的同类院校情况和查阅的研究文献看，从理论研究到实际工作，围绕人才资源建设的人事档案开发利用都缺乏主动性。近年来，人事档案的重要性被提上新的高度，干部人事档案“凡进必审、凡提必审、凡转必审”，还进行了全国干部人事档案专项审核，干部人事档案工作量骤增，导致档案从业人员的研究时间得不到保障。实际工作方面，因人事档案工作的政策性较强，工作人员长期在政策框架内工作，导致理念较保守，在开发利用方便比较谨慎。最新印发实施的《国家档案馆档案开放办法》为干部人事档案开放开发提供了参考，有利于进一步解放思想，提高人事档案利用的主动性。

（二）档案开发利用与人才资源建设的关联度不强。干部人事档案建立之初，是组织人事部门在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，主要反映干部个人德、能、勤、绩、廉及个人经历。随着时代的进步，高校事业的快速发展，高校干部人事档案面向人才资源开发方面需要进一步加强。

（三）信息化的滞后制约了人事档案的开发利用。人才资源建设是一个系统工程，人事档案是其中极其重要的一部分。受经费短缺、重视程度不够等因素制约，干部人事档案信息化建设不能满足深层次开发利用人事档案的需求，需要进一步提高。人事档案管理人员也要更新观念，与时俱进，善于利用新技术、新手段解决干部人事档案管理与开发中遇到的新问题。

二、基于人才建设开发人事档案的基础工作

做好人事档案的管理工作是开发利用人事档案的基础，高校要拥有真实、完整、准确的干部人事信息资源库，确保档案利用落到实处，加强人事档案信息化建设，配备高素质工作人员，将为下一步人才资源建设开发打下良好的基础。

（一）加强人事档案材料收集与审核，建立人事档案之外的人才辅助档案。开展干部人事档案利用与开发的前提是保证人事档案材料的真实性、完整性和准确性，因此要加强人事档案材料的收集与审核。2014年，由中组部发起，各省市全面铺开的针对人事档案的专项审核工作，为全面、准确地收集干部人事档案材料提供了良好契机。通过全面审核干部人事档案中各项信息，使得人事档案质量有了大幅提高。此项工作从机关到各事业单位、国企，一步步下渗，为各单位开发利用人事档案提供了良好的基础，也为立足人才资源建设的人事档案开发提供了前提。

以人才建设为目的开发人事档案，只依靠目前的人事档案内容是远远不够的，需要在干部人事档案收集归档规定所列十大类材料之外，建立人才辅助档案。因此要面临的是人才的界定与选择——为哪些人建立人才辅助档案。在高校中，一般应按照教职工的教学科研能力、招聘的紧缺程度确定人才范围。人才辅助档案应包含关于人才方方面面的内容，有常规人力资源管理的引进、培训、考核、薪酬、福利、劳动人事关系，也有人才诉求、人才兴趣爱好等其他内容，完整记录人才工作生活的方方面面。

人才引进方面应包括如下材料：首先是人才获知渠道信息。例如，是个人主动投递简历，还是本单位教职工或其他熟人推荐，或是通过招聘会建立联系等等。其次是在人才引进的过程中主要克服了哪些困难，解决了哪些人才关注的问题等。在人才培训方面，收集归档人才申请过的培训进修项目材料，完成过的培训进修结业鉴定表，包括个人出资、单位支持、上级资助等项目。在考核评价方面，收集人才的工作合同、中期考核、聘期满考核等各项材料，除了教学科研方面的考核目标材料，如所获批课题、发表论文、获得成果、授课课时、授课效果等考核评价，还包括为学校进行的人才培养、学科建设、引进人才、社会影响等全方位的评价。在薪酬福利方面，将人才每年由单位发放的全部收入明细、为人才提供的其他福利信息等存档。这样有利于将人才所享受待遇与同水平其他单位人才所享受待遇进行横向对比，排查出影响人才稳定的待遇因素。也有利于纵向比较人才与其他人员的待遇差别，评估差别的合理性。在人才诉求、人才兴趣爱好等其他方面，全面收集人才进入单位后的所有书面及口头诉求，切实掌握人才关心的问题。收集人才在工作之外的兴趣爱好情况，有利于全面分析人才的稳定性及未来的成长期待。

（二）加强人事档案的利用监管，将人事档案工作纳入目标考核。为了利用好人事档案资源，既要做好人事档案的管理，最大限度地完善档案材料，拥有丰富的资源库，又要保证对良好的资源加以利用。“重藏轻用”是对管理工作的巨大浪费，因此，加强对高校干部人事档案的利用监管势在必行。2014年中组部下发通知，要求对人事档案从严管理、严格审核。2018年的最新《干部人事档案工作条例》要求“凡进必审、凡提必审、凡转必审”，对人才流动时人事档案的审查利用作出了明确规定。但没有强有力的监管措施，人事档案的利用往往流于形式，甚至弃之不用。如2018年发生的南京大学“沈X事件”。南京大学文学院在引进人才时，并未按招聘规定就沈X的师德、思想政治表现和道德品质等进行考察。在关于本次事件的声明中他们也坦承，没有通过本校人力资源处向原单位外调查档，主要是因为沈X的高端人才身份，曾任原单位中文系副主任、特聘教授等职务。这不符合江苏省2012年1月起开始执行的公开招聘办法规定。建议应将干部人事档案的管理与利用纳入高校部门院系的目标考核中，提高对干部人事档案利用的重视程度和规范管理，杜绝出现类似问题。

（三）成立专门的人事信息资源开发机构，建立统一的人事信息平台。大数据时代，信息化、数字化是干部人事信息资源开发的必然趋势。在人事档案管理过程中，只有系统化地采集人事档案、人才信息等并利用大数据技术发掘数据之间的关联性，才能证明人事档案记载及所采集信息是否真实、准确。立足大数据开发人事信息资源，首先要建立统一的人事信息平台，在保证信息安全的基础上，实现信息的可共享性、可比较性，为深度开发利用人事信息资源提供保障。在信息化建设的过程中，必须成立专门的部门或机构负责跟进，在平台建设和实际利用方面及时沟通，进行针对本单位实际情况的个性化建设与开发及后期维护。这是一项筑基工作，是之后一切信息开发工作的前提和关键。只有平台建设这个地基筑牢了，人事信息资源开发与利用这座大厦才能继续建设。

（四）重视档案工作者素质，配备高素质的档案管理人员。事业的开创与发展离不开人才的支持，立足人才资源建设的人事档案工作想要取得突破性进展，必须配备年轻有为，能力突出、立场坚定、原则性强、政治素质高的人才。在人事档案管理过程中，对档案内容是否真实、相关事项的关联性是否合理、档案信息所揭示的问题性质等各项判断，都需要档案工作者掌握干部、人才管理相关政策、原则、程序以及干部、人才成长的基本过程。同时，还必须掌握党纪、党规以及国家在不同时期的路线、方针、政策。此外，人事档案工作者还必须掌握信息处理能力，尤其是数字信息采集、比对、分析能力以及人事档案数字化建设能力，推动人事档案数字化建设，维护数字档案信息安全。

三、立足人才建设开发人事档案的具体措施

人事档案管理创新的主要目的之一，是立足人才资源建设开发利用人事档案。人力资源管理主要包含六部分：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系。人才资源是人力资源的一部分，建议从以下四个方面对干部人事档案及辅助信息进行专题开发，围绕不同主题对数据进行专题研究。

（一）人才规划方面。挖掘提取干部人事档案及辅助档案现有人才相关信息，为人事部门根据学校学科建设规划、发展目标和现有人才资源情况招聘提供依据。通过挖掘信息，分析现有人才结构，列出紧缺人才目录。人事部门根据紧缺情况，评估需要引进人员具体水平，精准引进所需人才。缺学科带头人就引进学科带头人，缺骨干就大力引进骨干，摒弃遇到什么人才就引进什么人才，不顾人才梯队建设和学科发展需求的粗放式引进。

（二）人才引进与配置方面。建立干部人事信息统一平台，主动利用大数据筛选提供组织人事部门适岗人员图像，通过大数据分析现有人员年龄、籍贯、受教育情况、研究领域、指导教师、工作经历情况、婚姻状况、配偶工作情况、子女情况等，分析建立适岗人员图像。根据历年人才诉求辅助档案材料的积累，分析人才需求，有针对性地解决人才普遍关心的问题，并在人才招聘时主动出击，提前排除问题以加大单位的吸引力。同时，制订合理的信息采集项，采集求职者信息，对所需人才和求职者进行分析，为引进人才进行匹配度分析，评估人岗相适度、求职意愿程度、入职后稳定性等。

（三）人才培训与开发方面。根据人事信息统一平台，全面掌握人才参与的各项培训及拥有的各项能力。大数据分析人才已经参加过的和可能感兴趣的培训，推送个人作为参考。准确掌握人才专业与研究领域，为高校人才与地方需求牵线搭桥，解决信息不对称引起的人才浪费问题。为满足地方人才需求深挖高校人才信息资源，同时也为高校人才的发展开辟更广阔的空间，让他们的知识和能力有更大的用武之地。

（四）人才考核与待遇方面。考核与待遇是紧密相连不可分割的两部分，待遇的兑现以考核结果为基础。人才引进后必然要签订聘用合同或工作合同，明确规定人才在单位工作期间的权利与义务，需完成的工作任务及对应的薪酬福利待遇。在签订合同前，大数据分析同类单位、科研院所、高等院校的人才界定考核标准及相应待遇，结合历年人才档案辅助材料中关于目标任务与待遇，分析人才工作合同与待遇对应情况，建立合适的付出回报模式，指导引进人才签订工作量与待遇相适应的聘用合同。在考核与评价时，除量化的聘用合同任务外，同时评估人才对单位的影响力及为单位带来的影响力和社会效应，根据贡献情况调整薪酬与福利。