大数据时代档案数据馆员建设研究

文/南京信息工程大学档案馆 王蕾 吴加琪

数据已经成为国家基础性战略资源。2018年，国务院出台《科学数据管理办法》，进一步明确了科学数据管理分工负责体制、责任主体及其职责，以及科学数据采集、汇交保存、共享利用、安全保密等的具体要求。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要“主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略”“建立以档案数字资源为主导的档案资源体系”，重点开展“档案数据治理等重大课题研究”“大力推进数字档案馆建设”。由此可见，在大数据时代，档案工作正在经历着从传统档案管理到档案数据管理的历史转型，因此档案馆员要不断适应数据时代的新需要，其数据处理能力、数据服务内容、岗位职责等诸多方面面临着更新更高的要求。海量的档案数据管理、开发利用与传统档案馆员能力不足之间的矛盾正在显现，一种新的馆员类型——档案数据馆员因势而生，并成为档案界广泛的热点内容之一，有必要进一步明确其岗位内涵、职责定位及其建设路径。

一、档案数据馆员的岗位内涵

“数据馆员”的岗位名称起源于20世纪60年代，前身是“社会科学专题馆员”或“政府文件馆员”，主要职责是为用户提供政治学、经济学、心理学、社会学、人类学等学科知识或国家数据的保存、管理和利用。近年来，随着计算机信息网络技术发展和海量数据的出现，数据管理和数据服务不断发展，图书、情报、档案领域专家学者开始加强对“数据馆员”相关内容的深入研究，并提出了“档案数据馆员”的称谓，档案数据馆员的产生和岗位内涵，与档案事业紧跟数据时代的发展要求密不可分。

（一）档案数据的构成发生变化。档案数据既包括传统小数据管理状态下的电子文件与数字档案资源，也包括网络环境下重要的网页资源和社交媒体文件资源；既包括档案内容、档案实体本身，还包括档案采集、处理、存储、开发、利用等全过程所形成的元数据和生成的新数据。

（二）档案数据治理的迫切需求。截至2021年底，全国各级国家综合档案馆馆藏档案104671.1万卷（件），馆藏电子档案1629.9TB，馆藏档案数字化成果24179.4TB，比上一年度分别增加12881.3万卷（件）、242.4TB和4590.9TB，其中电子档案和档案数字化成果的增幅分别为17.47%和23.43%。大数据时代，档案数据具有数量巨大、来源多样、增长迅速、安全共享等显著特征，迫切需要档案数据管理理念从档案数据管理升级为档案数据治理。档案领域的数据治理与利用能力建设，对释放数据新动能有积极推动作用。发挥档案数据在总结经验、认识规律、延续历史、发展事业中的创新引导功能，有助于提升国家大数据治理能力和现代化治理水平。

（三）是档案管理方式转型升级的需要。档案工作正在经历从接收保管纸质档案到接收保管电子档案、从管档案实体到管档案数据、从手工操作到信息化智能化操作、从档案资源分散利用到联网共享的变革过程，需要不断提升档案信息化水平，推动档案管理方式的转型升级。

基于档案数据的性质特点，以及档案数据治理和档案管理转型升级的发展趋势与现实需要，本文认为，档案数据馆员是有别于传统档案馆员的岗位称谓，其岗位内涵是将档案学理论、方法用于档案数据资源上，工作内容存在于档案数据文件生命周期管理与服务的全过程，要求具备档案数据规划、采集整理、保管维护、利用开发等数据处理方面的专业技能。

二、档案馆数据馆员的角色定位

大数据时代，企事业单位、社会组织、公众对档案数据价值的认识逐渐提高，对档案数据服务的需求不断增强，对档案数据馆员的整体能力提出了新的要求，必须进一步明确其角色定位。

（一）档案数据资源建设与管理。档案数据资源建设与管理是一项综合性的系统工程，涵盖档案数据规划、采集整理、保管维护、利用开发的全过程。档案数据馆员的重要职责之一就是参与档案数据管理项目规划与实施，加强与各归档单位的协调与沟通，共同制订档案数据管理服务的业务流程与技术支持环境，收集档案数据资源，维护档案数据管理平台，进行数据资源著录和标引，并通过数据导航建立便捷快速的检索取途径，为档案数据交流、共享及利用奠定基础。在档案具体业务工作中，档案数据资源建设与管理是通过档案数据管理系统平台实现的，主要由自建、委托专业档案软件公司开发和作为子系统接入管理。档案数据馆员需要加强与相关部门的协调，确保档案数据资源的科学建设、有效利用和档案数据的安全。

（二）档案数据支持服务。档案数据支持服务是指档案数据馆员为用户提供的各种服务支持，主要包括：提供指定档案数据文件、档案数据挖掘分析、档案数据智能化服务、档案数据长期保存等。一是档案用户提出明确的档案数据需求，档案数据馆员按此查找出档案数据文件。二是档案数据馆员根据用户需求加强档案数据挖掘与分析，分析出用户的隐性需求，生成档案信息之间的关联数据，为用户提供多维数据服务。三是档案数据馆员基于馆藏档案数据管理与服务的整体数据进行分析和预测，加强用户利用行为分析，为用户开展动态跟踪服务，提供个性化档案数据推送等，这是档案信息化、智能化服务的高级阶段，是对传统档案服务形式的创新。四是档案数据长期保存服务。档案数据长期保存是档案信息共享和利用的前提和基础，档案数据馆员应按档案数据长期保存的技术、标准和规范要求加强档案数据管理，维护档案数据的真实可靠、完整有效和安全可用。

（三）档案数据素养的指导培训。档案归档人员和用户的档案数据素养影响着档案工作水平。在实际工作中，由于归档人员的频繁流动以及用户平时利用档案较少等客观因素，他们对档案数据管理和利用缺乏专业技能，不能深入了解档案数据管理、发布、分析、共享利用的相关知识。因此，档案数据馆员应当发挥其档案数据专业特长，通过课程、讲座、专题培训等方式为归档人员和用户提供档案专业理论素养、档案数据标准化和规范化方法、数据分析及可视化工作工具使用、档案数据开放和共享的政策和方法等相关专业知识的指导与培训，提升他们对档案数据的归档、分析和利用方面的技能和水平。

（四）档案数据管理咨询、服务宣传与数据管理平台维护。档案数据馆员应负责档案数据咨询与数据管理平台维护工作，用户就自身在档案数据管理和使用过程中发现的问题，如针对档案文件生命周期数据的采集、提交、管理、分析和服务利用开展咨询服务，开展日常档案数据监管和发布解决方案咨询，档案数据业务咨询、技术解决措施咨询等，档案数据馆员应为其提供数据解决方案。档案数据服务宣传可以让用户更加了解档案数据工作的重要性，为档案工作创造良好的外部工作环境，推动档案信息化建设。数据管理平台维护工作主要是档案数据业务工作中各类功能的使用帮助，如数据平台的日常检查、技术升级和维护，档案数据安全性和长期保存的有效性等，保证档案数据平台的正常运转。

三、档案数据馆员的建设思路

（一）提升档案数据意识。大数据时代，传统档案管理正在逐步向档案数据管理转型，正经历从传统档案收集整理走向档案数据采集、从传统档案鉴定筛选走向档案数据处理、从传统档案存储保管走向档案数据维护、从传统档案开发利用走向档案数据服务的历史性转向。档案部门必须提升档案数据意识，对传统档案工作进行重新审视，以“全数据”的眼光看待档案工作，树立档案数据价值观、态度观和行动观，充分认识档案数据的价值，尊重档案数据，认真管理和利用档案数据，档案数据馆员需要全面提升自身数据素养，在采集、筛选、处理档案数据时，应具备档案社会责任意识、数据危机意识和价值判断意识，在组织、交流、维护、共享利用工作中具备效率意识和服务意识，优化传统档案管理流程；基于档案数据生命周期进行科学数据管理，提升档案数据管理、存储、维护和监管等数据专业技能，体现更加专业化的档案数据服务能力与水平。

（二）设置档案数据馆员岗位。近年来，档案部门相继出台了关于电子文件管理的相关法规、政策和制度，但档案数据管理并不等同于电子文件管理。数据时代，我国档案数据管理工作缺乏具体的政策指导，并未出台具体的档案数据管理制度、标准和规范。为适应数据时代背景下档案数据管理和服务业务转型，档案部门可尝试探索相应的数据馆员岗位设置工作，推动符合本单位实际情况的档案数据相关制度建设，科学界定档案数据管理工作流程，明确档案数据馆员的教育背景、岗位职责、技能要求和综合能力，培养或招聘具有档案数据管理专业背景的人才，开展全面系统的档案数据管理，推动档案数据管理及服务业务规范化、专业化和系统化。档案数据馆员是对传统档案馆员的岗位职责、专业技术能力、服务思维的转变和拓展，可以由档案部门原有的专业馆员、电子档案与信息技术部门的工作人员通过数据培训转换而来，也可以向社会公开招聘引入专业人才，开展档案部门的数据管理工作。

（三）制订科学的档案数据管理规范。科学的档案数据管理规范是有效开展档案数据管理服务的前提。首先，档案部门应制订统一的元数据规范。元数据是描述电子文件和电子档案内容、结构及管理过程的基础性数据，统一的元数据规范有助于数据馆员在进行档案数据管理时有规可依，提高档案数据编码的兼容性和系统性。其次，档案部门要制订科学的档案数据管理和利用政策。依据整个档案数据生命周期明确具体的管理规定和要求，对档案归档人员、数据馆员及档案用户在档案数据的提交、管理、利用及鉴定等流程中的责任作出明确规定，从而确保档案数据管理及服务利用工作的规范化。最后，档案部门应制订规范的档案数据管理的服务接口、数据库标准，自建或引进规范化的档案数据管理平台，让档案数据馆员获取标准化的档案数据，基于平台对档案数据进行采集、分析、挖掘和共享利用。

（四）开展档案数据馆员培养与培训。档案数据馆员属于综合性人才，其技能要求较高，需要掌握档案工作基本理论实践知识、计算机应用技能、大数据分析、数据库存储和开发技术、数据管理技能等，特别在档案数据管理技能方面，需要了解档案数据的生命周期规律，对数据资源有较好的组织能力，以便于在档案数据的规划、采集处理、存储维护、分析和开发利用工作中，对档案数据进行科学的管理。为提升档案数据馆员的数据管理能力，首先，国内档案学类专业要优化专业理论教学和实践锻炼体系，在课程设置方面，除讲授档案学专业核心知识外，还应设置更多与之相关的信息科学技术、数据处理等信息技术类课程，用交叉学科的研究方法解决档案数据资源的价值挖掘、数字资源利用等问题，培养具有数据思维、素养和技能的档案数据人才。如国外iSchools图书情报与档案管理硕士学位项目中华盛顿大学信息学院、印第安纳大学伯明顿分校信息与计算学院、加州大学伯克利分校信息学院、谢菲尔德大学信息学院等均开设了“数据科学”培养项目。其次，各档案部门可加强数据馆员的在职教育和培训，通过课程、短期培训、专题研讨会、案例调查等形式，着重加强档案数据政策、数据采集、数据处理、数据存储、数据管理和维护等相关内容的培训和交流，促进档案人员由传统馆员向数据馆员的转型。