数字化档案馆建设实践——以张家港城建档案馆为例

文/张家港市城建档案馆 何向

在数字化档案馆的建设中，由于市县二级档案局普遍缺乏对其中关键知识信息的正确理解，缺乏对国家宏观政策和微观动向的一致把握。时日久之，形成了多个“信息孤岛”。其中应用水平差异、技术标准不同、服务内涵不同、市场预期价格不同、业务信息不整合都是影响数字档案馆资源整合的技术性问题。同时，在信息标准化、整合思想、整合资金、项目发展推动、服务拓展等方面，也缺乏系统的理论指引。本文从数字化和信息化整合的角度，探讨数字化信息如何在整合自身资源的过程中实现自身的主动性，以指导今后数字档案馆的构建和发展与实践。

一、数字化档案馆的概述

（一）数字化档案馆的概念。数字化档案馆是指各级类别档案馆为满足社会信息技术发展日益增长的对档案信息资源保管、使用需要，应用现代信息系统、高新技术对数字档案资料实行收集、处理、储存、保管，并借助各种技术平台，实现公众文档信息技术和资源共享应用的文档信息集成系统。如今，由于信息化、数字化高速发展，电子公共信息资料的存储已成为保存数据与资料重要组成部分。同时，计算机技术的发展也让数字化档案馆的建立有了科技基础，进而使数字化档案馆的建立变为可能。

（二）数字化档案馆的优势。数字化档案馆在技术结构、信息管理和传播、使用、服务等方面具有以下优势：

1.档案馆具有智能化设备。数字化档案馆在档案的实物保管、档案管理以及办公档案管理上都进行了有效的自动化，不过这些都要以传统档案馆技术为依据。

2.档案资料数字化。馆中的档案资源主要形式是数字化档案资源，也是对普通档案室中的档案进行形式化改造，进行系统存储、集中管理，进而达到实物资源的数字化。

3.档案传输网络化。即数据能够在网络上实现随意传送，使用者在任意时间、空间都能够查询所需的档案信息，而不用像过去那样需要去档案馆里进行检索。

4.以客户为核心的在线业务模型。建立数字化档案馆最重要的目的是希望能够使客户不受时间与空间的束缚，自由自在地得到自己需要的资料数据资料。

5.综合应用技术。涵盖了当今世界上几乎全部的前沿的信息，包括电子计算机、互联网通信、存储、数据库、可视化等，大量的信息让数字化档案馆的建设更加方便。

二、数字化档案馆建设实践过程

（一）总体需求。数字化档案馆的电子归档系统为各地政府管理机关提升档案管理效能、减少管理成本、管理成本提供了基本条件。检索和使用电子文档，可以进一步推广电子政务体系的建立与使用，更为高效地服务于地区社会经济建设（详见表1）。

表1 数字档案馆需求统计表

（二）基础架构。张家港市城建档案馆建设的过程和步骤，坚持所有的规划和筹备，实现了“三值对等、两相一致、两手共享”。即在信息网络平台建设与基础信息建设与管理、信息建设与安全管理与管理、数据存储与电子数据日常、服务需求与目标期望、安装软硬件设施等方面保持平衡；整合开发建设，协同技术培训、房地产开发和未来企业管理；在设计方面，必须做的工作是合理的和可能的，既要考虑到管理和使用的要求，又要考虑到未来的需要。张家港数字档案馆整个系统具备“五大平台、三大基础支撑”。具体如下：

1.五大平台。（1）信息管理部门负责档案数字化工作和馆藏各类档案的全部数字化管理工作，包括档案、影像档案、多媒体档案和其他大型档案，并收集和保存馆藏的附加电子资料。（2）信息平台，存储采访的数字化信息，建立重要信息和众多应用数据库。（3）更新信息和查询使用事件的应用平台，如业务中心平台智能广告和使用、档案网络远程检索平台、党政网络检索平台等。（4）备份平台，对数字数据进行异地备份或多重备份。（5）历史档案管理，传统档案和数字档案管理档案的完成和使用。

2.三大基础支撑。（1）数字化档案馆的机房管理。（2）物智能管理，包括计算机网络通信系统、库房的自动控制、档案与实体物联的智能控制等。（3）大成智能集成系统。数字档案馆是未来档案馆智能化发展的云计算平台和大数据技术，已被国家列入发展规划。目前，数字化档案馆的建成技术已达到了相当高的水平。

三、建设成果

（一）实现了信息共享。数字化档案馆的成功建设实现了档案互查互联，成为推动提高档案管理能力和档案业务可持续发展的有力工具。

1.当前数字文件检索系统的发展趋势。馆内公共自检设备8套、人工辅助检索设备4套以及识别客户的指纹识别装置。既能够用在业务大厅内便捷检索文件目录和文档中的原始信息，也能够登录网络实现检索业务、还能够查阅公开的文档。而电子触摸屏多媒体的应用也方便了对资料的检索，档案不用出库也能够达到检索信息的基本条件。

2.张家港档案局积极开展网上数据共享工作。数字化档案馆项目完成了所有文件的数字化转变以及对网上的目录部分的整合。

3.构建完善的政府数据信息服务体系。通过现代化的技术研究发展了信息检索的作用，档案库中已经存在1万多份重要的、法规性的数字化电子文档资料。而且由于检索方法的简易性，利用网络查阅资料的人越来越多，数据利用率逐年提升。

4.避免重复劳动，提高生产效率。对新生成的电子档案、开放档案等进行了网上或线下的归档到档案数据库，以避免对信息的重复记录和重复劳动，从而防止了信息错误。

5.档案数据的安全。可以采取各种安全措施来保证归档数据的安全，例如密码、元数据信息、应用权限管理等。

6.能够减少各单位对电子文件管理的分散投入。

（二）标准化管理。档案馆作为电子信息管理流程，将规划、跟踪、监控、检索经验等过程作为重要信息，实施了全面、高效、高水平的电子信息管理流程。在全市各区，纳入电子档案工作管理体系考核。同时，对各单位数字档案馆的规格、种类、条件等进行了多次修订，增加了许多新的管理方式，如数据传输、电子数据归档等。以城建档案归档为例，其标准化的流程如图1所示。

图1 城建档案归档流程

（三）深化数据应用。档案信息系统是城市建设的重要组成部分，也是档案信息系统的重要组成部分。数字化档案馆建设让相关管理部门加强了对档案数据思维的认识，形成数据治理档案的新模式。同时，档案馆需要建立城建档案管理人员“用数据说话、用数据管理、用数据决策、用数据创新”的观念和数据素质。同时，在数字化档案管理的理论框架下，档案的数字化发展应从目前的“载体开发”到“内容开发”，以整合、关联、挖掘、分析、推动档案知识发现与知识服务的发展，实现从档案资料到知识资料的转化。通过对档案图像、音频、视频等多种形式的数字文本进行分类，建立了目录数据库、全文数据库和多媒体资源库，实现对档案内容的访问、调用、更新、分析和处理，建成了真正的“智慧档案库”。

四、对未来数字档案馆发展分析

数字档案发展不应该局限于某一地区，而应该树立“互联网”和“优质信息服务”意识，着眼于全社会。按照数字化文档的广义范畴，各区域可建立相互联系数字档案网络，使归档的文件信息在有效范围内实现资源共享。国务院办公厅明确提出，我国文件主管部门必须建立我国公共文件网络平台，将全国政府的公开信息相互联系，从而达到用户可以随时查询的目标，并逐步地把国家档案馆中的各个地方政府部门的档案室中的重要文件和公共信息资料开放上传到网络平台，真正构建起了一个便于全国民众查询的国家文件体系。

2010年，国家档案局印发《数字化档案馆建设指南》。张家港市在数字化档案馆建设项目中，着眼于未来数字档案馆发展的总体需求，在信息系统的建设中，考虑了信息系统的开放性、和谐性和扩展性。档案信息可无缝接入各系统，保持上下信息垂直衔接，开放端口为全区创建国家信息电子纸提供框架。同时，在数字信息创建过程中引入“大数据思维”，提出“大数据”“大服务”等概念，为全区数字信息创建创造新局面。

五、结语

在城市发展过程中，档案管理部门在实际工作中会面临各种问题，工作难度也会逐步提高。因此，要不断完善档案馆管理技术，提高档案保管效率，进一步提升档案保管管理的水平。现阶段，相较于传统城建档案保管工作来说，数字化技术支持下，城建档案管理工作具备了存储方便、数据共享、快捷检索、电子文档的安全稳定等优点，能够有效提高工作人员的效率和服务质量。