集团化企业数字档案室建设实践与探索

文/北京公共交通控股（集团）有限公司 杨娜 侯恺

一、企业数字档案室的内涵及建设意义

（一）内涵。《企业数字档案馆（室）建设指南》明确，企业数字档案馆（室）是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。对于数字档案馆（室）的阐述，明确了企业数字档案室应具备的主要功能，与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）是对档案管理的改革和创新，推动档案管理向系统化、信息化、智能化的方向发展。

（二）建设意义。第一，打破“信息孤岛”，实现数字档案资源的有机整合。数字档案室系统与OA系统及各业务系统对接，各类档案资源实现集中统一、规范管理，有效地解决了目前电子文件分散、不便利用、文件保管成本高、信息孤立等问题。第二，改变传统档案管理模式，实现档案管理信息化。数字档案室的建立，使电子文件从原来由业务系统的生成、审批、定稿、归档升级到数字档案室系统的收、管、存、用，整个生命周期实现信息化、自动化管理，有效提高了档案工作的效率。第三，开发档案信息资源，提升档案服务水平。打破传统档案利用时间空间的限制，对整合后的档案资源进行深层次加工和知识化组织，使“静态档案”转换为“动态信息”，发挥档案的重要价值，为档案利用者提供个性化服务，同时为企业的发展提供决策依据。

二、企业档案现状及档案信息化发展现状

（一）企业档案现状。北京公交集团成立于1921年，是以经营地面公共交通客运业务为依托，集城市客运、公交旅游、广告传媒、汽车销售、汽车租赁为一体的国有独资大型公交企业集团。北京公交集团室藏档案数量较大，档案资源丰富，具有很高的历史价值。截至2021年11月底，全系统管理260个全宗，文书、科技、会计、声像、合同、实物六类档案，档案门类齐全。机关总部纸质档案1.1万余卷，3.4万余件，实物档案近3000件，下属单位纸质档案1.1万余卷，近9万件，实物档案1.5万余件。

（二）档案信息化发展现状。“十三五”期间，北京公交集团在不断发展完善信息化的同时，开始向数字化阶段转型。北京公交档案管理系统1.0版本于2017年上线试运行，实现了与OA自动化办公系统的对接，截至目前已完成33个全宗的搭建工作，形成各类档案条目共计近11万条。但是，除了与OA系统对接外，尚未实现与其他业务系统的对接，各业务系统产生的大量结构化和非结构化数据使得归档范围界定难度较大，电子文件的归档及规范化管理是亟需解决的难题。

2021年12月，北京公交集团为积极响应市委、市政府对企业档案信息化工作的要求，实现档案管理的标准化、信息化、规范化，启动了数字档案室建设项目，并于2022年被列入国家企业数字档案室的试点企业。目前，北京公交集团数字档案室项目处于建设阶段。

三、企业数字档案室建设过程与实践

本文以北京公交集团数字档案室建设为例，详细论述了数字档案室的建设过程与具体实践，并进行了深度思考和经验总结。

（一）基础设施建设。主要包括网络基础设施和数字化加工软硬件设施。1.企业总部搭建了核心机房、虚拟化平台、软硬件资源池等。2.引入了涉密一体机、磁光电一体机、堡垒机等，保证了数据的安全存储与备份。3.启动数据湖项目，提供海量数据采集、存储、价值挖掘、云计算等专业服务。4.分配了系统应用服务器、接口服务器、全文检索服务器、OCR服务器等。5.配备了高速扫描仪、平板扫描仪、A0扫描仪、高拍仪、电脑、打印机、光盘刻录机等硬件设备，以及数字化加工软件，大大提高了数字化转换工作效率。

（二）数字档案室系统建设。根据《企业数字档案馆（室）建设指南》，在北京公交档案管理系统1.0版本基础上进行了全面升级：1.对收集、整理、移交、接收、借阅、利用、鉴定销毁等功能进行了全面升级开发。2.新增了日志统计、年报统计、全宗卷管理、原文级元数据管理、三员管理、档案编研、OCR自动识别、虚拟库房管理等功能。3.选定OA系统、线网业务管理系统、合同管理系统、车辆技术管理平台4个业务系统与数字档案室系统进行对接。4.对业务系统的归档范围、归档规则、元数据信息以及系统间对接的技术接口方案进行确定。5.实现了本企业主营业务系统电子文件归档管理模式，构建企业特色电子档案专题库，充分发挥了档案应有的价值。

（三）数字档案资源建设。按照国家档案局《关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》（以下简称《通知》）要求，北京公交集团总部及26家下属单位被列入本次企业集团数字档案室项目的试点单位。按照《通知》中对数字档案室项目验收要求，企业总部传统载体数字化率需达标90%，纳入试点的26家下属企业室藏档案数字化率需达标70%。

为了按要求完成数字化转换任务，集团领导层开展了如下工作：1.组建数字化转换自有团队。从集团下属单位选拔有数字化加工工作经验的人员组建团队，邀请专家讲授档案基础知识及各类软硬件设施的使用方法。2.有效组织数字化转换人员。根据各单位室藏档案情况及距离远近，将转换人员分为试点单位现场转换组、试点单位集中转换组、机关转换组。试点单位现场转换组负责档案数量较多、年代较久远的单位室藏档案转换，试点单位集中转换组负责距离较远、人员不便前往的远郊区县单位，机关转换组负责集团总部所有门类室藏档案的转换工作。3.明确数字化转换范围。北京公交集团根据室藏档案情况，进行了档案价值的鉴定，明确数字化加工的范围，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先数字化。4.制定了数字化转换工作方案。对转换工作的开展形式、人员的分配、转换工作流程、转换时间安排、档案安全问题等做出了明确要求，促使数字化转换工作按照计划有条不紊地开展。

（四）数字档案室制度建设。参照国家及行业标准，结合实际情况，以需求为导向，建立健全适合企业档案标准化工作协调的机制，完善各项规章制度，健全管理体系。

编制完成了《传统载体档案数字化实施细则》《电子文件归档和电子档案管理办法》《档案管理系统运行维护管理办法》《档案管理系统应急管理办法》《档案系统安全与保密管理办法》《电子档案管理系统操作利用管理办法》《电子文件元数据规范》《业务系统归档接口规范》《四性保障方案》等规章制度，形成了本企业数字档案室的标准规范体系，使档案工作有章可循、有制可依。

（五）安全保障体系建设。数字档案室建设必须加强安全管理，制订了《数字档案室保密制度》。从而明确各岗位的保密职责，如离职人员签订离职保密协议，在职人员实行责任分散制度，关键岗位实行轮岗制，关键环节采取多人负责制等。此外，要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法篡改，保持信息系统软硬件的稳定性、可靠性等。

（六）人才素质提升。数字档案室建设相比传统档案管理，项目人员应由高素质复合型人才组成，不仅要具备档案业务知识，同时要有一定的信息技术相关经验，能够将档案业务管理流程与现代信息技术相结合，将数字档案室系统建设得更加方便、快捷、智能。1.企业总部从内部选聘符合条件的优秀人员组建数字档案室建设项目组。2.企业采用“请进来、走出去”的形式，积极开展档案专业培训，邀请行业内专家指导工作、讲授知识，了解档案前沿知识、拓展档案工作思路，不拘泥于传统档案管理的思路中。3.参观学习数字档案室建设工作开展较好的单位，借鉴其经验做法，不断提高和完善自身工作。

四、对实践的总结与思考

在数字档案室的建设过程中，要不断总结经验，逐步形成建设与应用的一套理论。有效推进数字档案室建设还需注意以下几点。

（一）领导重视是前提。数字档案建设是一项任重道远的建设性工作。只有领导转变观念，从传统档案管理模式转向档案信息化管理，才能有效推进数字档案室建设。一方面，可以将其列入年度重点工作以及“十四五”发展规划中，制定数字档案室建设方案，建立考核机制，有效促进数字档案室建设工作的开展；另一方面，可以加强各部门之间的协调联动，明确职责、认真协商、积极配合，形成工作合力。另外，数字档案室建设是一项长周期性投资，短期回报较小，只有投入所需资金才能购置各类软硬件设施、聘请专业技术人员、持续系统开发与完善等。

（二）制度建设是关键。规范管理，制度先行。从传统的档案管理到档案数字化管理，档案工作形式发生了很大的改变。企业应依照国家、行业相关标准规范，结合企业实际情况，建立健全各项规章制度，从档案的收、管、存、用，到数字档案室人员岗位职责、系统运行维护管理制度、数字化加工管理制度、安全保密制度等，逐步建立起一套科学合理、符合实际的规章制度体系，使数字档案室管理工作有法可依、依规而行、有章可循。

（三）统筹规划是根本。数字档案室建设是对传统档案管理工作的改革创新。在建设工作开展之前应该进行全面调研，掌握企业各单位档案管理情况、档案数字化开展情况；收集企业档案人员、负责领导以及普通员工对数字档案室功能的不同需求；了解各业务系统文件生成的类型、可归档范围，与数字档案室系统对接的可行性。在深入调研工作完成后，厘清工作思路、明确工作任务、搞好工作布局、订好实施计划，有条不紊地开展数字档案室建设工作。

（四）系统安全是保障。在数字环境下，档案的信息安全较之传统环境中的档案安全发生了巨大的变化，尤其是技术因素占了很大一部分比重。1.利用CA认证技术确保用户必须通过CA认证系统才能进入系统进行相应操作，防止非法访问与操作。2.利用访问控制技术对用户使用数据资源权限进行限制，根据用户不同密级授予相应的操作权限，防止权限扩散。3.利用云计算技术建立安全日志，记录档案信息资源使用的每个节点，保证数据不丢失和及时恢复。4.利用防火墙技术保护内部网免受非法用户的入侵。5.利用区块链技术提高档案信息可追溯性、不可篡改性。

（五）人才储备是基础。传统的档案管理思维已跟不上当今档案工作的发展，甚至有些档案人员年龄偏大，对计算机、扫描仪等先进设备的操作存在问题，更不具备数字档案室建设的能力。在对现有档案管理人员加强业务培训的同时，需要建立人才引进机制，为数字档案室建设注入新鲜血液。同时，应建立完善的用人机制，组建高素质档案工作团队，以适应新形势下档案工作的发展，为数字档案室建设持续助力。

（六）开拓创新促发展。档案管理工作的最终目的是利用，数字档案室建设是为了提供更加优质便捷的档案利用服务。在数字档案室建设过程中运用先进的大数据、区块链等技术，不断创新档案利用服务形式，对数字档案资源进行整合及更深层次的开发，满足更多档案利用者的个性化需求，实现档案信息资源的共享，有利于拓展档案服务能力。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，数字档案室建设是档案管理发展的必然趋势和方向。作为档案工作者，要顺应档案数字化发展的潮流，把自己从老旧的档案管理思维中解放出来，积极学习了解最前沿的档案学知识，拓展思路，紧跟国家档案事业发展的步伐，运用数字档案室建设的先进理念和信息化技术促进档案工作高效发展。