以开放大学用户支持服务为导向的数字档案馆构建研究

文/安徽开放大学 郭玉娟

数字档案馆建设是档案工作信息化、现代化的具体体现，相对于传统档案馆，数字档案馆有着非常丰富的数字化信息资源，能够突破空间区域限制，为用户提供高效便捷的档案信息服务，实现档案信息资源的共享。随着计算机信息技术和网络技术的飞速发展，开放大学不限时空的网络学习形式和不同类型的教育形式，对数字档案馆功能和信息服务提出了更高要求。随着开放大学建设过程中各种学习方式和培养模式的变化，产生出不同类型的学习主体和形式，如学历教育学生和非学历教育培训的学生在学习过程中产生的档案信息资料，如何实时合理进入数字档案馆，保证档案资源的完整性，以满足不同用户的需要。在开放大学建设过程中，传统的档案馆已经无法满足管理者和学习者的需求，笔者试图以用户服务为出发点，并结合开放大学建设的自身特点，来设计一个满足不同用户需求的数字档案馆。

一、开放大学背景下数字档案馆建设存在的问题

（一）学习平台系统和数字档案馆系统没有实现数据对接。开放大学有很多不同类型学习平台，这些学习平台与数字档案馆是相对独立的，没有统一标准规范的接口，无法实现对接。学习主体在学习过程中产生的各种学生信息、学习过程记录信息等资源，因为数据格式不统一或者没有对接接口等原因，无法直接输入进数字档案馆，从而增加了档案数据信息收集的工作量，也导致学生用户及相关存档部门不能有效获取他们所需的档案信息。

（二）学习主体产生的学习过程记录等档案不完整。开放大学学习主体及学习形式存在多样性，有不同层次和年龄的学习主体，通过采取不同形式的学习，不仅只有线下面授课教育形式的学习主体，还有采取线上和线下相结合的各种学历和非学历教育培训的学习主体，他们对档案信息的需求也不一样，有的需要整个学习过程的档案信息，有的只需毕业或者结业的证书档案等。可是目前的数字档案馆只能提供毕业档案信息，缺少学习过程档案记录，尤其对于非学历教育培训的学习过程档案信息，认为短期培训，存档资料较少，所以导致学习主体产生的学习过程记录不完整。

（三）缺少远程查询利用档案信息服务。开放大学为学习主体提供多样化的教育服务，满足学习主体不限空间和时间的随时随地的学习需求。可是当学习主体需要查阅利用档案时，有的数字档案馆因缺少远程查询利用档案功能，需要到现场调取纸质档案，这种传统的查询利用方式程序繁琐，不能高效便捷地服务学习主体，也不利于档案信息资源的共享。

（四）缺少复合型数字档案馆管理人才。数字档案馆工作人员大部分是其他专业出身，缺少既懂档案专业知识、又懂计算机网络技术专业知识的复合型应用人才。这些档案工作人员知识构成略显单薄，对档案信息服务流程熟悉，但是对计算机信息技术方面的问题却不能很好地解决，缺乏对大数据技术和云技术的分析应用能力，从而影响用户对档案信息服务的利用和数字档案馆作用的发挥。

二、构建以开放大学用户支持服务为导向的数字档案馆原则

数字档案馆最大的功能，就是充分发挥先进的计算机信息网络技术，整合丰富的档案信息资源，为用户提供便捷、高质量的档案信息服务。结合开放大学自身特点，在构建以用户服务为导向的数字档案馆时，应坚持用户服务多样性的原则、坚持档案数据资源完整性和多样性原则、坚持档案信息利用远程化、共享化的原则，坚持档案信息安全和数据标准规范原则。

（一）坚持用户服务多样性的原则。传统档案馆的用户服务比较单一，一般只为学校工作人员和学历教育的学生提供档案信息服务。随着开放大学建设过程中，不同学习主体类型的产生，非学历教育的学生也产生了很多档案信息，所以构建以开放大学用户支持服务为导向的数字档案馆，应坚持用户服务多样性的原则，为不同类型的用户提供便捷、高质量的档案信息服务。

（二）坚持档案数据资源完整性和多样性原则。在开放大学数字档案馆建设中，无论是通过将传统档案数据进行信息化加工的方式还是直接从各种平台对接中获取的档案数据，都要确保资源的完整性和多样性，这对于档案用户查询利用和归档单位责任主体都是很有必要的。如果在归档过程中由于档案管理人员的认识不足或者不懂技术无法操作，以及没有载体等各种原因，导致数字档案信息材料收集不齐全，对后续的查询利用服务都是有风险和影响的。因此，在构建开放大学的数字档案馆时，要做到应归尽归，尤其是非学历教育培训各阶段产生的档案材料，需要及时收集整理、补充遗漏或不规范的文件材料，推送至数字档案馆中，而且对于不同载体和不同存储方式也应归到数字档案馆中，从而保证档案数据资源的完整性和多样性。

（三）坚持档案信息利用远程化、共享化的原则。开放大学背景下的数字档案馆要充分发挥现代信息技术和网络技术的作用，将不同类型、不同载体、不同时空产生的档案资源整合到同一个档案信息管理系统中，然后根据不同类型用户服务需求为出发点，实现便捷的高校信息服务。传统的档案信息利用方式需要现场查阅调用，开放大学的数字档案馆要突破地域和服务方式限制，以用户档案信息资源服务为中心，通过远程化和网络化的方式主动给用户提供所需档案信息资源，还能智能分析和推送用户所需的信息资源，从而真正实现档案信息资源共享。

（四）坚持档案信息安全和数据标准规范原则。档案信息安全和统一标准规范体系是开放大学数字档案馆建设的重要依托和保障，是数字档案馆平台系统与其他学习平台对接、档案信息资源长期、安全管理和有效查询利用的先决条件。数字档案馆在建设过程中，要建立相应的档案信息安全保护机制和采用统一的数据标准规范，主要包括电子档案信息数据安全管理，访问控制管理，数据库安全级别管理及数据处理编码标准等相应的数据安全管理的标准，一旦缺乏安全管理和统一的标准规范，将会导致数字档案馆在管理和利用方面存在风险，无法保障数字档案馆的正常运转。所以在构建数字档案馆时，应坚持档案信息安全和数据标准规范的原则。

三、构建以开放大学用户支持服务为导向的数字档案馆系统

开放大学背景下构建的数字档案馆应以服务不同用户为中心，在坚持用户服务多样性、档案信息资源完整性和多样性、档案信息利用远程化、共享化、档案信息安全和数据标准规范的原则指导下，充分运用现代信息技术和网络技术，突出平台的智能性、完整性、共享性、多样性、服务性等特点，将各学习平台、办公自动化系统与档案管理平台对接，对所产生的各种数据信息资源通过智能收集整理系统进行筛选和整合，保证数据的完整性和多样性，建立丰富的档案信息资源，为数字档案的管理和利用奠定基础。以开放大学用户支持服务为导向的数字档案馆系统主要有元数据智能收集整理系统、数字档案管理系统、电子档案远程查询利用系统、后台管理系统等。

（一）元数据智能收集整理系统。数字档案馆收集内容和方法应该更加丰富、便捷和多样，所以应该建立元数据智能收集整理系统，主要是将各学习平台和办公自动化系统产生的各类学生信息档案、电子文件及其元数据，按照统一标准规范建立符合档案业务流程的接收机制，对档案数据进行自动整理、预归档储存管理、智能分析筛选处理，从源头上保证数字档案文件信息的真实、完整、有效，并实现数据对接。同时，还包含线下脱机导入、导出和批量导入、导出等功能。

（二）数字档案管理系统。与传统档案系统不同的是，其主要以用户服务中心，采用统一的符合国家标准的格式规范，将档案信息数据选择在线、离线、异地、异质和分级存储等方式存储，确保不同类型档案的合理存储与管理及优化处理。同时，还设计有档案安全保密功能，对不同数据信息能够实现不同权限的用户管理，满足对应各层级权限范围的用户查询利用档案的需要。同时还可以实现对归档业务流程、档案存储方式等进行设计和操作。

（三）数字档案远程查询利用系统。开放大学建设过程中，学习主体对档案的需求更多的是查询利用。数字档案远程查询利用系统，应能实现电子档案远程查询、档案信息共享、统计分析等功能，尤其要设计好档案信息智能安全检索查询方式，要能实现以远程智能查询为主，人工确认为辅的混合检索方式，能简化档案信息申请查询流程，利用大数据技术，智能安全地输出不同用户所需要的档案信息，优化检索查询的流程和方式，提高检索效率，为用户提供安全、便捷、高效的档案信息服务。同时，还要设计查询交流互动功能，便于档案管理者和档案信息查询利用者可以实时在线交流、远程查询指导交流等，解决不同用户的不同需求。

（四）数字档案馆后台管理系统。数字档案馆后台管理系统主要包括对元数据智能收集整理系统、数字档案管理系统、数字档案远程查询利用系统数据的管理和操作，还包括用户信息增删、用户权限设置、各种数据操作、智能预归档方式设置、档案信息存储方式调整、数据格式设置、归档业务流程设置、智能检索方式设置、数字档案输出和印章安全管理设置、数据库安全访问和验证管理、用户信息反馈收集等。因此在后台管理系统中，尤其要重视安全防护系统的设置，必须能够抵御计算机病毒、解密技术等从数据库中非法获取个人信息，提升个人信息的防护技术，防止个人档案信息发生泄露。

四、结语

数字档案馆要健全管理制度，引进复合型档案专业人才，开展不同形式的业务培训，以提高档案管理人员的档案数字化建设的理论水平和业务实践能力为目标，把先进的计算机网络技术、大数据技术、云计算技术、数据安全防护技术等先进的信息技术作为重点培训的知识和内容，进一步提升数字档案馆档案信息服务的水平。结合开放大学自身实际，本文中构建的以用户服务为中心的功能齐全的数字档案馆，有助于进一步提高档案管理质量，丰富档案信息资源，提升档案信息服务水平，最大限度满足开放大学不同用户对档案信息资源服务的个性化和多样化需求，以实现档案信息资源的整合和共享。