精细化管理在高校办公室行政工作中的应用分析

文/北京科技大学保卫处 刘萍

近些年，随着我国经济社会发展水平的不断提高，高校办学规模不断扩大，高等教育的快速发展对高校内部管理模式的整合和创新提出了新要求。高校办公室作为高校重要的“窗口”和“门面”，负责对外、对内的联络、沟通、协调，起着枢纽作用。因而，提高办公室工作效率，事关高校管理的可持续发展。

一、高校办公室行政工作精细化管理的重要性

精细化管理最早是科学管理之父泰勒管理企业时采取的一种模式，因其效果显著，应用范围愈加广泛，内涵也越来越丰富，逐渐变成一种理念、一种文化。精细化管理是传统常规管理的深入，也是社会高质量发展的时代产物，目的在于将管理规范化、具体化、明确化、科学化，让每一位管理者专岗专职、尽职尽责，以此使管理内部及相关联的组织机构精密配合与协作，提升执行力，让战略规划有效贯彻到每个环节，实现精细化管理的功能与作用。进入新时代，高等教育快速发展，为统筹推进世界一流大学和一流学科建设，作为发挥着上传下达、督查督办作用的高校办公室，应将精细化管理方式引入行政管理的各个方面，以此妥善解决行政管理中已有的问题，如责权模糊、管理混乱等，为工作顺利推进提供保障。

精细化管理改变了传统粗放型的工作方式，让办公室工作有章可循、有据可依，确保各项工作可追溯、可追责，使工作朝着制度化、规范化的方向发展；精细化管理明确了工作重点，理清了工作流程，打破了工作人员之间的信息壁垒，能有效地避免传达出错，使其衔接配合更加顺畅，处理效率明显提升；精细化管理坚持“以人为本”，能给予工作人员人文关怀，充分调动其工作的积极性和主观能动性，使其充分挖掘自身潜能，将个人价值追求融入事业之中，高质高效地完成本职工作。同时，精细化管理还能加深工作人员彼此间的信赖感，增强部门内部凝聚力，促使办公室行政管理工作高效运行。

二、高校办公室行政工作现存的问题

（一）办公室职能不清晰。伴随着高校的不断扩招，高校办公室行政管理工作业务范围不断扩展，新业务的加入打乱了原有的办公室职能与目标，如果职责划分不清，或没有明确的指标，很容易导致工作人员工作时因认知、想法不同而出现偏差，造成不必要的人力资源浪费，严重的可能需花费更多的时间与精力去弥补。

（二）办公室行政管理人员整体素质有待提升。思想是行动的指南和动力，因各种原因，有的办公室行政管理人员没有与时俱进，思想没有跟上新时代步伐。例如，有的工作人员思想政治意识薄弱，缺少良好的政治素养，对工作的重要性认识不足，导致工作缺少方向性；办公室行政管理工作的本质是为了推动科研和教学顺利进行，为教师和学生提供匹配的优质服务，所以工作人员应端正态度，积极办事不拖沓。但是，个别工作人员服务意识淡薄，无法很好地满足教师或学生的需求，导致办公室整体形象较差，影响对外声誉。如遇到学生咨询时，有的工作人员态度较生硬，或处理问题时推诿扯皮。另外，工作人员自身的综合素质事关业务能力，是教师和学生衡量其服务质量的首要标准，但办公室内部业务水平参差不齐，有的沟通能力较弱，有的业务领域知识掌握不精深，有的随机应变能力较差。因此，提升办公室行政管理人员的整体素质是不可或缺的。

（三）工作中电子化、数字化存在一定的问题。移动互联技术不断地发展，衍生出各种各样的互联网产品，深刻影响着人们的生活、工作方式。现代化设备在高校办公室行政管理工作中扮演着重要的角色，受工作性质和工作内容等因素的影响，办公室的工作量大且繁琐，现代化设备或系统软件能优化工作的流程，使工作变得更加简洁，不仅降低了人力成本，还提升了工作的准确性，尽可能避免了因人为操作出现的差错。但实际工作中，电子化、数字化仍存在一定的问题：有的工作人员信息化意识较弱，导致现代化设备利用率较低，只停留在文件处理、传输、留档保存上；有的工作人员信息技术应用能力不足，系统软件操作不熟练。

（四）高校和师生重视程度不高。办公室工作任务较繁重、琐碎，需核查不同类型的文件，高校科学、高效的管理方法能有效减少重复性工作，避免工作人员工作过程中产生负面情绪。但个别高校没有树立全面管理的大局意识，对办公室工作人员的管理不够重视，相应管理制度不健全、不严密，有的管理手段不规范、不科学，导致工作人员主动性不足，仍停留在“经验型”“应付检查型”，难以取得很好的工作成绩。办公室是高校与师生之间沟通的桥梁，是师生维护自身利益的重要途径，因而与师生的联系最为紧密，办公室工作的开展离不开师生的支持和配合，但个别师生对办公室工作不了解、不重视，导致配合度较差，很大程度上了影响了办公室正常工作进度，阻碍了办公室行政管理的稳定发展。

三、高校办公室精细化行政管理的策略

（一）强化办公室工作人员的思想政治意识。办公室负责高校大小事务，工作的内涵和外延都很广，如高校重要会议安排与组织、会议文稿起草、高校政策调研、教师评比、人事调动等，因而在高校管理中，办公室充当着参谋助手的角色，发挥着不可替代的综合服务作用，如果工作人员没有形成正确的思想价值观，很有可能失去职业操守，进而影响工作的正常开展。因此，高校办公室行政工作要想实现精细化运作，强化工作人员的思想政治意识，提高其政治敏锐性是势在必行的。一方面，高校可以通过APP、公众号、官网等形式，加强对工作人员思想观念的教育，通过不断的理论学习，使其构建符合社会主义核心价值观的“三观”，为其行为选择和价值判断作出正确的指导，自觉抵御各种错误思想和倾向的干扰，坚守底线，合理应对工作中出现的问题或情况。另一方面，为强化学习效果，高校可以定期开展红色文化活动，以参观红色文化教育基地、挖掘红色故事、访谈红色人物、整理红色档案等形式，使工作人员接受精神洗礼，进一步坚定理想信念。另外，高校可以邀请思政教授、知名专家学者等加入活动，充分发挥其专业价值，做好学习指导，避免活动流于形式、表面化，真正提高活动的针对性、有效性，为提升工作人员政治素质、丰富其精神世界打下良好基础。

（二）完善行政管理制度。在办公室行政管理过程中，大部分工作内容是可以通过规章制度解决的常规性事务，因而完善的规章制度能将工作人员从繁冗的日常事务中解脱出来，集中精力处理特殊事例，切实提高工作质量。所以，完善的规章制度是工作高效运行的前提。

首先，高校应根据自身的实际情况，参考其他高校的管理条例，健全办公室日常工作制度，如文件的制发、公文处理、档案管理、会议通知及业务接待、办公耗材管理等，确保定岗定责、权责对等，降低工作的随意性。制订制度后，办公室内部还应做好宣传工作，确保每一位工作人员了解和掌握工作规范及行为准则，各司其职，实现整体功能最大化。同时，督促领导干部做好带头示范作用，配合科学的管理手段，激发其余工作人员的责任感和使命感，凝聚强大合力。

其次，借鉴现代化管理理论，优化工作流程。清晰明了的工作流程是实施精细化管理的必然要求，办公室可以根据现有的人员数量、人员业务水平、岗位职责等，依据科学的管理理念，既使各项工作依流程操作进行，又努力使各环节“无缝衔接”，相互配合、相互促进，减少出错率。为朝着精细化管理的目标迈进，高校可以盘活已有的资源，邀请工商管理学教授、企业资深的管理专家为工作人员讲课，让他们了解先进的管理思想和经验方法，增加专业知识储备，提高工作水平和能力。

再次，健全考核机制。考核机制是促使工作人员提升自身业务能力的重要动力，因此，高校应基于办公室各岗位的实际情况，明确合理的考核标准：对于易于量化的工作，设计量化指标；对于主观性较强的工作，设计定性指标。必要时，充分利用信息系统，人机结合，以此提高考核标准的科学性、可执行性，进而实现对工作人员的全面评价。此外，以考核结果为基础，完善激励机制，适当营造竞争氛围，如奖金分配、职务晋升、工作安排等，将工作人员个人利益与考核结果相挂钩，为工作人员努力和奋斗提供方向，使其得到与付出相匹配的回报，推动办公室工作向“质”的方向转变提升。

最后，办公室行政管理制度制订、实施、评估应是动态的过程，办公室领导应主动通过调查问卷、面对面谈话、线上匿名交流等形式，加强与工作人员的交流沟通，获取制度执行后的反馈，对不符合实际情况的制度予以调整，不仅保障了制度的严谨，也切实尊重了工作人员的主体地位，极大增强了工作人员的工作热情。

（三）加强办公室行政管理人员队伍建设。高校办公室行政管理精细化建设，离不开工作人员的参与，高素质、高水平的人才队伍能更好地贯彻和落实精细化管理制度，从整体上发挥精细化管理的效应。

首先，为提升工作人员的整体素质，办公室在选拔人才时，应优先选择相关专业毕业或从业经验丰富的人才，这样能更好、更快地适应工作环境、岗位要求、工作节奏，降低培养难度。

其次，对工作人员定期开展培训，优化人才队伍结构。一方面，培训能提升新员工的业务能力，使其更好地胜任工作，提高工作的满足感和成就感，进而稳定人才队伍建设，保证人才可持续输出；另一方面，培训能提升老员工的综合能力，使其树立终身学习意识，不断精进，持续修炼，以此提升自身管理水平。

最后，营造良好的工作氛围。环境因素对工作人员的成长发展至关重要，良好的工作氛围能推动办公室工作人员整体进步。一方面，办公室可以借助老带新制度，为新老员工交流沟通创造机会，使新员工更快地融入集体，让其愿意表现自己；另一方面，办公室可以组织分享交流会，让优秀员工分享自己的心得体会与经验，为其他员工提供借鉴和参考，通过互学互促，有效解决工作中遇到的难题。与此同时，办公室还可以组织团建活动，如户外拓展训练、近郊区休闲游等，让工作人员在释放压力、舒缓情绪、陶冶情操时，增加对彼此的了解，提升信赖感，为营造和谐温馨的工作氛围奠定基础。

（四）强化服务意识。办公室作为承上启下，传递信息的中间机构，是高校正常运转的纽带。首先，办公室行政管理应健全服务职能，将管理目标明确化、精细化，立足高校长远发展的角度，厘清目标轻重、主次。其次，工作人员应把被动服务转为主动服务，利用线上、线下不同的形式，积极主动听取师生和其他职能部门的意见和建议，正视工作的不足，制订改进措施，充分发挥参谋助手的作用，确保领导决策的科学性，以人民群众满意来回应人民群众关切的问题。最后，工作人员应提升服务水平，能以积极情绪面对师生或其他职能部门的诉求，秉持尽职尽责、公平公正的态度去解决问题，提高他们对办公室工作的满意度，塑造部门优质服务的新形象，为后续工作打好情感基础。

（五）强化内部沟通。办公室精细化管理工作的推进需加强不同部门之间的沟通和协调，在沟通过程中，办公室工作人员应注重运用多种方式，促使各方面达成共识。例如，在遵循规章制度的前提下，具体问题具体分析，根据情况变化灵活调整，充分发挥其他职能部门的作用。日常工作中，加强与其他职能部门的联系，掌握其主要负责人、工作人员、工作内容、工作流程等信息，便于跨部门协调、合作时实现精准对接，确保工作的时效化、有序化。在师生层面，办公室可以联合学生会、社团组织借助校内宣传栏、广播、公众号、短视频等形式加强宣传，通过活动，加深师生对办公室行政管理工作内容、重要性的认识，打破认知模糊，使其日后主动配合办公室工作，避免冲突。

（六）树立现代意识，实现办公自动化。办公自动化是提升办公效率的重要举措，办公室应充分利用高校投入的资金，引入办公自动化系统，强化硬件和软件建设，推动办公室工作数字化建设，既实现了各项管理资源的整合，节约了时间、人力、物力，优化了资源配置，还能提高办公效率，使工作有条不紊展开。在此过程中，工作人员可以充分利用互联网资源，提升自身信息技术水平，以满足工作需求。在时间、人力充裕的情况下，办公室可以将过往高校重要文件电子化，如重大决策、年度报告、学校大事记等，确保高校行政工作的连续性、稳定性。

四、结语

综上所述，办公室是高校的重要组成部门，工作中任何一个环节出现了问题，都有可能影响高校正常运行。因此，高校应在精细化理念的指导下，优化办公室行政管理工作，通过强化工作人员思想意识、提升工作人员综合素质、完善规章制度、构建信息化管理系统等措施，切实提升办公室行政管理的实效性，能更好地服务广大师生，推动高校健康发展。