关于提升企业公文处理质效的思考

时间：2024-06-04

文/中石油川庆钻探工程公司办公室（党委办公室）刘玉洁

公文处理工作是企业工作中的重要环节，会对企业的各项工作产生直接影响。一般情况下，在进行公务处理工作中，主要负责文件接收、编号、登记、送批阅、交办、归档等方面的工作，只有高效完成这些工作，保证信息传递的及时性、高效性，才能够为企业各项工作的开展奠定坚实的基础，保证各项工作更为稳定高效地开展。本文建立在企业公文处理的基础之上，针对公文处理过程中常见的问题，以及相应的意见与建议进行研究与分析，提升公文处理的整体质量与效率。

一、提升企业公文处理质效的价值

公文处理工作在企业发展过程中的价值较为重要，而从整体情况出发，企业在发展中公文处理工作的重要性主要表现在为公司各项管理工作提供便利，以及展示公司形象或者办公效率等方面，下面针对其价值进行简单的阐述与分析。

（一）为企业各项管理工作带来便利。从企业自身发展实际情况来看，公文处理工作的内容较为多样，主要包含工作部署、工作方针、通知通告等多方面的内容，而这些内容中有大量的信息与企业的管理以及企业信息互动相关。可以说，公文处理的质量以及效率，将会直接影响信息传递的质量与效率，进而对企业的内部管理等多方面工作的高效开展产生一定的影响。故而，企业在发展中重视公文管理工作，能够保证相关信息更为高效地传递，使得管理层安排的工作任务能够顺利传达给基层人员，保证企业各项工作高效开展。

（二）展示企业办公效率。针对公文处理工作进行研究与分析，能够更为深层次地分析现阶段公司在公文处理过程中的基本情况，分析公文处理工作中存在的问题，提出公文处理优化方案。建立一套更加符合企业发展实际情况的公文处理流程以及公文处理体系，高效针对企业的各项问题进行分析，塑造一个更为科学、具有较高发展前景的企业形象，展示出企业的办公效率，为企业的长远发展奠定坚实的基础。

二、企业公文处理的要求

从上文的研究与分析可知，进行企业公文处理工作能够有效提升企业各项工作的质量与效率，而从企业自身发展情况来看，其对于公文处理工作提出以下要求：

（一）必要性要求。企业在实际发展过程中，自身书写的公文需要在最大程度上保证实事求是，针对企业发展中的重点问题以及难点问题进行研究与分析，针对企业的政策等方面的内容进行分析，总而言之，公文在写作以及处理的过程中，需要保证公文的内容贴合企业发展的实际，能够切实展示企业的关键问题。

（二）时效性要求。企业在实际发展中，公文往往展示的是当前形势下的重点工作，而这部分工作会与企业当前发展以及当前政策实施有着较大的联系，这一部分文件需要在较短的时间内进行下达，使得各项工作能够高效开展，提升企业发展的规范化。比如说，在新冠疫情背景之下，各企业在发展中需要响应国家疫情防控的总体需求。基于此，企业相关的公文需要在最短的时间进行传递，保证防控各项工作落实到位，在保证公司发展稳定性的同时，能够更好地配合我国疫情防控工作的实际需求。

（三）针对性要求。企业的公文写作一般情况下是针对某一个问题进行研究与分析，故而，在公文处理过程中需要保证公文的针对性，不能顾左右而言他，导致公文针对性不足，展示的观点出现含糊不清的问题。

（四）可操作性要求。可操作性要求公文所展示的内容需要贴合实际情况，具有较高的可实施性，能够落到实处。故而，在公文处理的过程中，需要建立在公文的必要性、时效性、针对性以及可操作性的基础之上，针对公文内容进行更为深入地研究与分析，使得公文内容更加贴近企业发展实际需求，能够对企业发展过程中各项工作进行规范，为企业的发展奠定基础。

三、企业公文处理中常见的问题

公文处理工作是企业工作中的重要环节，公文处理的过程需要符合公文的实际需求，最大程度上保证公文内容的质量，公文处理的及时性以及公文处理的规范化，促使公文处理工作更加合理，与社会发展实际需求更加匹配。本部分在实际研究中将建立在公文处理的基础之上，针对公文处理工作中常见的问题进行研究与分析，为公文处理优化改进提供借鉴。

（一）信息处理准确性问题。公文处理工作在企业发展过程中有着极为重要的作用，但是公文处理工作中的部分小问题往往被忽视，在这种状态之下，公文处理的质量将会受到一定程度的影响，甚至会对企业各项工作的稳步开展产生影响。比如说，部分公文在写作的过程中对于同音字等方面的检查不到位，造成所公布的内容与实际情况存在一定的差异，可能造成民众认知失误，进而对企业工作的正常运转产生影响。部分公文在写作的过程中会存在过于累赘的问题，同样意思的话语反复出现，不利于快速地分析工作。部分公文在写作的过程中会出现格式不规范，标点符号使用不准确问题等，在一定程度上影响阅读质量。故而，从公文处理的准确性角度出发，在进行公文处理过程中，需要针对日常容易被忽视的小问题进行深入研究与分析，并进行改正，提升文章的针对性、准确性，进而能够更为准确、高效地进行信息的传递，为企业各项工作的高效开展奠定坚实的基础。

（二）信息处理时效性要求。企业在实际发展中，会针对企业当下的问题进行研究与分析，并通过公文的方式进行相关问题的传递。而从公文处理的实际情况来看，现阶段仍存在企业公文处理不及时的问题，造成大量的公文积压，对于后续公文的处理工作产生一定的影响。而从公文处理的实际情况来看，造成公文处理不及时包含两个方面的原因：第一，文秘人员对于公文处理工作的重视程度不高，在进行公文处理过程中存在积极性较低等问题，常常会出现办事拖沓的情况，加上公文处理需要经历多层机关的审核，更是进一步压缩公文处理的时间，造成公文处理的时效性较低，进而造成信息传递的速度整体偏低，对于信息传递相关工作的开展产生较大的影响。第二，公文处理压力较大，从现阶段公司公文处理的实际情况来看，一个部门在进行公文处理过程中会出现其他部门的公文内容，加上不同部门之间的联系不紧密等方面的因素，造成双方沟通不到位，进而造成部分公文难以及时进行处理。故而，提升公文处理的时效性，一方面需要提升相关人员对于公文处理工作的重视程度，另一方面则需要重视公文处理流程、体系等方面的建设，使得公文处理工作更加规范化、秩序化，让公文在企业发展中发挥更大的价值。

（三）信息处理规范化问题。现阶段多数企业在实际发展过程中都制订了较为完善的公文处理流程，但是，从公文处理的实际情况来看，在进行公文处理的过程中仍存在办公流程不规范的问题，对于公文处理工作产生了较大的影响。比如说，在进行公文处理的过程中存在越级的问题，且这种情况在实际工作中较为常见。故而，从公文处理规范化角度出发，新时期，企业在发展中制订了较为完善的公文处理流程，但是如何保证公文处理流程以及相关策略的落实，则是现阶段提升公文处理流程规范化需要考虑的。

四、提升企业公文处理质效的策略分析

企业公文处理工作会对企业各项工作的顺利开展产生较大的影响，在这种情况之下，需要制订一定的措施，对于公文处理工作中的各项内容进行约束，使得公文处理更加准确、及时、规范，进而保证公文处理工作能够在企业发展中做出较大的贡献。本文研究认为，提升公文处理质量需要重视文秘人员的专业性建设，注重惩奖制度以及监督制度的建设，注重公文处理工作的规范化建设，进而保证公文处理工作能够在企业发展中体现出最大的价值。

（一）注重文秘人员专业性培训。文秘人员是公文处理工作的主体，可以说文秘人员的素质水平会对公文处理工作的整体质量产生影响，在这种情况下，需要提升文秘人员的专业性，才能为公文处理工作的顺利开展奠定坚实的基础。第一，重视文秘人员对于公文处理工作的重视程度。从现阶段企业发展实际情况来看，企业文秘人员工作质量较低，最为关键的因素之一就是对于公文处理工作的重视程度不够，在这种情况下，应做好两方面工作：一方面，需要利用宣传与推广的方式，提升民众对于公文处理工作的重视程度；另一方面，则需要加强公文处理质量与员工待遇等方面挂钩，进一步加强员工对于公文处理工作的重视程度。第二，重视定期培训与教育。新时期，企业在实际发展中所面临的环境更加复杂多变，在这种情况下，企业文秘人员已经不能够适应企业发展的实际需求。基于此，企业在实际发展的过程中需要重视企业自身的分析工作，了解企业对于员工能力的实际需求，并定期开展专门的培训以及深造，鼓励员工积极进行自身能力的提升，使得员工的发展与企业的发展相一致，更为高效地开展公文处理工作。比如说，企业在发展中需要针对文秘人员进行信息化技术等方面的教育，引导员工利用信息技术的优势，更为高效地进行公文处理工作，提升公文处理的整体质量与效率。第三，做好文秘人员考核工作。企业需要定期针对企业文秘人员开展考核，针对其工作能力等进行考核。一方面，能够为企业员工的培训、深造提供数据支持；另一方面，能够增加员工对于自身能力提升的重视程度，引导员工更为积极主动地“充电”。

（二）注重公文处理相关惩奖制度及监督制度建设。制度建设是提升公文处理规范化、高效性以及员工对于公文处理工作重视程度的关键因素。从研究情况看，在利用制度建设提升公文处理质量的过程中，需要从惩奖制度建设以及监督制度建设两个方面入手，为公文处理工作的开展奠定基础。1.惩奖制度的制订。首先，要求企业制订责任制度，明确企业文秘人员的责任，并进行责任的细化，使得责任能够落实到个人，提升员工对于企业公文处理工作的重视程度，为每位文秘人员提供一个更为明确的公文处理方向，使得公文处理工作更加规范化。之后，则需要重视追责制度的制订，在明确每位员工责任的基础之上，在其工作发生重大失误时，可以按照追责制度的要求进行惩罚。严重的情况下，则需要寻求法律等方面的帮助。在进行这些方面的制度建设的同时，需要制订激励制度，激发员工的工作积极性，保证公文处理工作高效运行，如进行绩效奖励制度的优化，对于公文处理质量较高的部门或者是个人进行奖励。2.监督制度的制订。监督制度的制订，使监督公文处理工作有依据，保证公文处理过程中的各项工作落实到位，提升员工对于公文处理工作的重视程度。通过绩效等方面制度的制订，提升员工对于公文处理工作的重视程度，能够更为积极主动地针对自身的工作情况以及团队的工作情况进行监督，保证公文处理工作能够高效开展。要成立专门的监督团队，不定期针对公文处理情况进行检查，发现问题时，提出警告或者进行追责处理，提升员工对于自身工作的重视程度。

（三）注重公文处理流程规范化建设。公文处理流程规范化建设需要注重以下两个方面的工作：第一，进行公文处理目标以及工作的安排，在公文处理工作开始之前，需要针对企业项目实际情况进行分析，并在此基础上，提出公文处理的目标，并进行长期、短期的工作安排，为公文处理工作的开展提供一个明确的方向。第二，制订公文处理分级制度，从现有的研究资料可以看出，公文处理工作在实际应用中需要处理的内容较为多样，难免会出现积压的情况，在这种情况之下，需要进行分级策略的制订，将公文按照部门、项目等内容进行分类以及分级，确定公文处理的优先级，更为高效地开展公文处理工作，提升公文处理的质量与效率。