提升科研项目管理质量和效率的途径探索

文/浙江大学医学院附属第一医院 俞盼盼 卢汝一 李鹏程 章琦（通讯作者）

***总书记在两院院士大会和中国科协第十次全国代表大会上强调：“加强原创性、引领性科技攻关，坚决打赢关键核心技术攻坚战。”科研项目是原创探索、技术攻关的载体，而高效的科研项目管理能推动科技的创新、攻关，将科研成本投入的效益最大化。目前科研项目管理中还存在顶层设计不够、基础研究原创性缺乏、学科交叉融合不足、科研平台缺乏、成果转化率低、项目质量管理不佳等诸多问题。信息化高速发展的时代，科研资源集成、科研思维创新、科技行动高效，都是突破这些问题的关键点，需要科研管理人员和科研人员协同发展，将科研项目的功能最大化发挥，推动源头创新，把先进技术牢牢把握在自己手里，实现高水平技术自强自立。

本文选取了万方数据库中2016～2021年发表的关于科研项目管理的文章，总结目前科研项目管理中遇到的问题，并探索解决问题的方法。从科研人员和管理部门两个角度出发，建立闭环的双循环交互管理生态，为科研管理方式方法的持续性改进提供借鉴，为促进科研项目的高质量产出贡献力量。

一、研究方法

本次研究通过文献分析法对科研项目管理中的问题进行摘录、汇总、归类、分析。

（一）文献选取。在万方数据库中选择主题搜索“科研项目管理”，从得到的数据中分别选出2016～2021年6个年份，在一个年份中选取关联度较高的10篇文章，纳入分析统计文献库。

（二）信息摘录。对文献库中的文献进行信息提取，在表格中记录文献题目、发表年份、发表刊物、研究对象、管理问题、措施建议6方面的信息。

（三）原因归类。将摘录的管理问题进行两级分类汇总，通过摘取管理问题中的关键词进行初级分类，在初级分类的基础上按照管理依据、管理手段、管理人员和硬件设施等角度进行二次分类，以达到汇总的目的。二次分类和初级分类的对应关系如表1所示。

表1 科研管理问题分类方式

二、结果与分析

（一）文献摘录结果。通过整理60篇文献发现，文献中涉及的研究对象有企业、高校、科研院所或未指定的研究对象。摘录得到科研管理问题共218条。其中管理落实即对项目全生命周期管理中出现的问题最多；其次是在项目执行、管理、激励等方面的管理制度不够完善；再次对科研项目管理不重视等的意识形态问题，而团队建设、设施设备以及其他问题相对不多，详见图1。

图1 科研项目管理中的问题分布

（二）年份和研究对象在问题披露上无明显差异。观察不同年份发现，近6年困扰科研项目管理的问题是相似的，并没有因年份的不同而产生明显的差异（见图2）。这说明这几个问题是一直萦绕在科研项目管理人员心中的难题，且到现在尚未完全解决。同时，在不同研究对象中发现的问题也是雷同的，这说明不管是高校、科研院所还是企业，都面临着相似的科研项目管理问题（见图3）。但是在基层单位中出现硬性条件不足、科研能力缺乏、没有管理平台的概率较高，相较而言，高校科研院所这些方面的问题不大。

图2 不同年份科研项目管理问题分布

图3 高校、企业、科研院所的科研项目管理问题分布

三、问题讨论

出于统计数量考虑，本文仅分析排名前三的问题，以使讨论更有普遍性。

（一）科研管理制度不完善的内在原因是与时代发展不适应。科技世界是快速发展的，相对而言科研管理制度的修订是偏慢的，一个管理规范文件可能要过五年才会修订。这也说明科研管理制度修订跟科技发展速度之间的是不平衡的，科研管理制度在某种程度上限制了科技的发展。科研管理制度的滞后性是由制度建立动机决定的，科研管理制度的建立往往是在已经发现问题以后的一种规避性行为。但其滞后性是可以改善的：一是提高前瞻性，加强管理制度的时代性；二是调研各个层面的实际需求，避免制定者的单一性。

（二）管理落实难与政策宣传、有效监管、沟通管理有重要的关系。一是管理人员对项目的申报、执行、变更、验收等管理政策没有足够的认识，对科研管理政策通读不彻底、片面化理解、宣传不到位，造成错失申报计划、无法完成项目执行或者项目执行中出现违规行为等。二是项目负责人管理不善，管理部门“临门出脚”。在“放管服”的背景下，项目依托单位内控监管的不落实，缺乏内控监管机制，可能造成项目开展偏离轨道。三是科研人员和管理部门缺乏沟通。数字化、信息化疏离了科研人员和管理部门的关系，管理人员未能深入实验室了解项目动态，科研人员在项目执行遇到困境时，也未跟管理人员联系。

（三）意识形态问题主要存在于科研人员的主体意识和管理人员的服务意识中。意识形态工作关乎一个人的主观能动性，而科研项目管理问题中其实绝大多数问题都跟主观能动性相关。科研人员和管理人员对项目管理过程的不重视，对项目进行不作为、不肯为、不愿为。其结果肯定是造成项目的完成草草了事，浪费了投入成本的同时也忘记了初心。因此，科研人员树立主体意识和管理人员加强服务意识，是科研项目成果产出的关键。除开突发事件等客观因素的限制以及科研项目的试验不确定性，科研人员的主观能动性是项目执行决定性的关键。

四、管理建议

（一）以科研人员为主体做好项目闭环循环管理。一是有纪律，形成项目闭环管理理念。牢固树立项目闭环管理理念，杜绝“重申报，轻管理”的现象。构思写作、申报立项、执行进展、成果产出和结题验收是一个项目开始执行到完成的全生命周期。必须认真对待每一个过程，如果项目进展过程中出现误差应该及时进行修正。项目完成取得优异的研究结果，对于下一个项目申请会起到推动作用，还能增加项目组的信心，在评审中，也能增加专家对项目组能力的认可，加大获得新项目资助的可能性。如此循环往复就形成了良好的科研生态，提高了科技持续创新能力，实现了技术跨越式发展。二是有组织，加强项目科研队伍建设。建立良好的科研团队构架，将任务分配到个人，配备实验技术专员、财务管理专员等必要的人员，按照分工点对点管理，项目的实施开展将事半功倍。对于拥有足够人力的团队，须着重做好任务分工，并定期进行工作汇报。畅通组内沟通机制，确保事事有人做，时时有回音。实行科学合理的奖惩机制，对执行力强、工作努力的组员进行奖励，对工作不上心、消极怠工的组员进行惩戒。对于人力缺乏的团队，探索多团队联合聘用制模式，专人专管。三是有理想，不为做项目而做项目。科研项目的设计都有各自的出发点：临床研究项目从临床问题出发，探究内部的机理机制，解决临床问题；应用研究项目则是从技术关卡为切入点，探索突破关键技术的手段，并努力实现产业化；基础科学研究是其他研究的根基，揭示基本原理和新知识，是科技创新的源头。项目构思之初都有对项目的宏观愿景，但在项目立项执行后，常放松了科学的探索精神，甚至为了赶项目进度出现一些学术不端行为。因此，要抵制功利化思想，坚定立场，坚持问题导向，坚持底线思维，坚持解决科学问题、服务报效社会的理想抱负。避免结构化内卷，把握节奏，发挥优势，填补弱势，有序竞争，良性竞争。

（二）科研管理部门为辅做好管理服务。一是牢固树立服务思维，加强科技政策宣传。项目执行中出现的诸多问题都是对政策法规的理解不到位造成的，比如项目变更不经过科研管理部门备案导致项目执行无效等。科技政策的宣传重要性可见一斑，尤其制度中规定的红线需格外注意。加强政策的宣传不能局限于政策公开，而是要利用各种机会全面宣传，选取不同角度开展系列培训讲座；定期制作发放制度汇编一本通；在不同层面上普及科技政策和管理规范。管理人员要加强自身队伍建设，每位管理者都应精通管理制度，做一本“活字典”，在项目执行过程中抓住机会，与项目组沟通时强调要求和要点，使项目组做到心中有数。二是着重加强有效监管，防范项目执行拖沓。目前大部分是被动化监管，紧跟上级管理部门的要求对项目的执行进行管理。这使得问题发现常有滞后性。因此，要增加主动监管的方式，建立抽查制度，随机抽取对项目的执行情况进行检查，发现执行中的问题，对执行不佳的项目提出整改措施并限期整改。要加强管理部门的威信，管理部门是制度的执行者，如果失去威信，就很难做到有效监管。管理是为了提供更好的服务，管理人员和科研人员要站在同一战线，出发点一致，都希望项目圆满完成，产出良好。三是提高创新能力，优化项目管理规范。目前项目管理一般以项目为中心，根据项目所处的环节提供相应的服务。虽然完成了项目的全过程管理，但略显机械化，某些方面缺少个性化的服务。建议从科研人员的实际需求出发，优化科研管理流程，在简化流程的同时做到易懂易操作。建立项目执行备忘制度，对每个项目建立一个台账，登记项目进展是否正常、备注执行过程中出现的问题等，便于项目的个性化精细化管理。建立科研经费预警制度，通过财务管理平台，每月给项目负责人发送经费使用账单，既可以让项目负责人了解经费使用情况，又能侧面督促项目的进展。

五、结语

科研项目管理光靠管理部门的努力是不够的，需建立以项目组为主体、项目组管理部门相配合的交互管理模式。管理部门应加强自身建设，了解科研；同时充分宣传科技政策和科技项目管理制度，让科研人员了解管理。科研人员要树立项目闭环管理理念，按照项目设计开展项目，不忘初衷、沉心静气，抵制结构化内卷和功利化的风气。发现问题及时报备，管理部门配合解决，将问题解决在萌芽状态，避免产生“蝴蝶效应”。同时管理部门应完善管理模式，主动提供服务，设立项目建档备忘录，建立个性化的精细化的管理方案。在科研人员和管理部门的共同努力下，项目完成质量势必会有所提高，为源头创新提供不竭动力，以扎实的科研实力推动学科建设，为高质量发展提供持续性保障。