大数据时代档案数字化转型的思考

文/西安人才市场有限公司 刘梦洁

档案以其自身世代相传的作用与价值，注定成为一项亘古通今的文化事业；作为人类社会实践活动最直接的真实记录，包含具体数据、资料，以文字、照片等形式出现在档案记录中，这些真实可靠的数据、资料作为重要的社会信息资源，具有重要的社会价值。从事档案工作以来，我带团队完成了5个项目的人事档案整理、审核工作，分别为新华保险、陆港集团、北京银行、金泰恒业、体育学校。在档案审核中，我们秉承认真、严谨、公平、公正的态度进行了“三龄两历”的审核，从年龄、党龄开始，逐一核查，务求档案材料的真实性和可靠性。整理完成的纸质档案，我们装订成册，在档案室统一保存。但是纸质档案的保存需要特定的环境和温度。随着翻阅次数的增加，纸张会有一定的破损，影响到档案内容的真实性。因此，将纸质档案转化为电子档案是必然趋势。

一、档案数字化转型是大数据时代的必然趋势

（一）数字化转型是档案更好地服务大局的需要。档案工作承担着为党管档、为国守史、为民服务的职责。当前，随着国家大数据战略的推动实施，加快完善数字基础设施，推进数据资源整合，加快数字中国建设进程，相应地需要档案管理加快数字化转型进程。

（二）数字化转型是实现档案更高社会价值的需要。档案数字化转型较之传统档案管理体现出更高的社会价值。其一，提高经济效益。档案数字化转型呈现出经济环保的性质，对原档案文件进行扫描，将纸质档案中的文字、图片的数据以数字化的形式储存于计算机信息系统中，节省了储存的实体空间，检索快捷方便，实时同步备份，维护方便安全，极大减少了保管存储费用、保管占用空间和查阅时间，实现了电子化档案管理功能。其二，提高办公效率。数字化转型能使档案资料及时归档，方便利用，并借助计算机的网络化特点便利地为全单位、区域、甚至更大范围利用，让档案发挥更大的社会价值，从而创造更多的效益。其三，增强档案原件的保护。纸质档案存放时间长久，纸张难免会破损、部分印迹模糊不清，会对档案原件的完整性和真实性产生一定影响。将纸质档案转变为数字化档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑可以保证原件的真实性和有效性。

（三）数字化转型开发利用档案资源的需要。档案工作作为一项守护历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，需要加大综合开发利用的力度。其一，对接和服务政府数字化转型。实现网络平台上档案资源的共建共享，可以满足社会各界对档案的准确性、时效性、查阅便捷性等服务。其二，满足便捷为民服务。我国是人口大国，具有档案数量大、种类繁多、形式多样的特点，只有加快档案数字化转型，通过互联网、局域网、政务网进行高效检索、储存阅读电子档案、提高档案业务部门的管理服务水平，为档案面向社会各界提供更为全面便捷的服务，能更有效地提高档案的利用率。

二、新形势下加强档案数字化转型的对策

（一）加强宣传，营造档案转型浓厚氛围环境。档案数字化转型是一项涉及面广的系统性工程，只有营造出社会各界支持档案数字化转型浓厚的氛围环境，才能够更好地动员全社会力量关注档案数字化转型工作。营造有利于档案数字化转型的浓厚氛围，吸引广大员工准确认识档案数字化转型的内涵，动员全员共同参加，奠定满足我国人口众多，档案数量大、种类繁多、形式多样的档案数字化转型的基础，推动档案数字化转型有条不紊地持续推进。

（二）重视人才，培养一支复合型高素质员工队伍。推进档案数字化转型需要拥有一支高素质档案人才队伍，着力提升档案员工队伍的整体素质，通过完善档案人才队伍的机制建设，加大力度培养人才。其一，要站在档案事业长远发展的高度，把人才培养作为档案员工队伍建设的一项重要内容。其二，引进人才。要重视引进不同知识结构的能熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才，合理配备、熟练使用档案数据管理和系统维护，利用引进人才的专长经验提高档案数字化工作效率，少走弯路。其三，要注重定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训，不断提高其业务素养，以更好地胜任所承担的档案数字化工作，促进档案数字化转型有条不紊持续推进，长远科学发展。

（三）完善机制，提升档案数字化转型的科学化水平。档案数字化转型具有长期性、艰巨性和复杂性的特点，且各地各单位情况各不相同，需要统筹部署实施。其一，制订规划，梯次推进。明确档案数字化转型发展方向和发展步骤，按照“科学规划、集中管理，分步实施、递层推进，持续发展、注重实效”的方针，遵循“规划—建设—适应—发展”的思路，制订具体计划和清晰目标。明确目标任务，按照增量档案谁产生、谁负责的原则，加快档案数字化进度。其二，加大资金投入，完善基础设施。档案数字化转型离不开技术支撑和资金保障，要加大对基础设施和人力、物力、财力的投入力度，结合数字城市和大数据中心建设，注入必要资金，购置先进的扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施，完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设。其三，健全制度，规范管理。要结合档案数字化转型工作实际，制订完善档案数字化标准、电子档案管理、网络及安全保密等方面的管理规定，建立和完善相关规章制度，按照国家标准建设统一的档案信息管理系统，以需求为导向制订档案信息资源共享目录；以服务社会和民生为重点，探索完善区域内档案信息资源共享工程。其四，资源共享，高效利用。按照《档案法》《保密法》《政府信息公开条例》的要求，科学设定各级各类档案公开级别，建立档案信息资源网上公开标准体系，谋划档案数字化远程利用方式和系统，推动档案信息网络互连互通，打造档案信息网络共享平台，实现档案信息资源的及时利用与共享。

（四）坚守底线，奠定档案数字化转型的安全基础。安全保密是档案工作的底线，对于档案数字化来说尤为重要。其一，强化保密教育。要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育，重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面开展教育，确保档案安全，坚决避免各类安全保密事故的发生。其二，强化安全监管。一方面，加强硬件设备的安全管理，对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离、数据备份、保密等级划分措施，做好周期性维护；另一方面，对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作，审查相关人员涉密背景，对承担档案数字化工作的人员具体安排要严格记录在案，相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录，做到“有据可查”，确保监管的可追踪性。档案数字化加工过程应当严格控制档案实体及数字化加工成果的知悉范围，不得擅自复制、留存。将保密工作和日常业务工作相结合。其三，强化档案原件安全。档案数字化工作中要做好交接手续，严格清点相关文件资料，确保不丢件、不错件。涉密或需要严格控制知悉范围的档案数字化加工，原则上应当在委托方提供的场所进行，其他非涉密档案数字化加工，可在自有场所进行。

三、档案数字化加工具体的操作流程

（一）档案整理。档案工作人员拿到档案后，首先要对档案进行黏贴、分类整理，包括对档案进行统一编号，核对档案页码，对可拆订的做拆订处理，以便扫描时批次处理。如果发现折皱不平影响后期扫描质量的文件，应进行相应处理；如果文件存在破损，应先进行技术修复并做好标注；对于文件破损严重不能修复扫描的应做好区分标注。

（二）著录标引（文书档案与人事档案著录顺序不同）。将整理后的档案，按照国家标准《档案著录规则》结合甲方档案著录的具体要求，将案卷目录和卷内目录的原始数据、主题标引、分类标引录入软件数据库里。

（三）档案扫描。档案扫描是纸质档案实现数字转化的关键步骤。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。在数字化过程中对档案进行拆卷扫描，每一步都要注意对档案原件的保护，防止人为造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。

（四）图像检查和处理。扫描完成后，应采用自动化处理和人工处理相结合的方式，逐张检查图像质量，包括图像顺序与档案原件是否一致，有无漏扫、重张等情况，图像有无黑边、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等，发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正，确保图像顺序正确、质量完美。

（五）全文OCR识别。扫描处理完成后，需将数字图像利用专业的识别软件进行全文OCR（OCR 把图片识别成文字）如果用户对识别成功率有严格要求，还需另外进行人工校对，校对结束后将版式还原及转换成双层PDF文件格式，双层PDF可以编辑文字内容，可实现无障碍的全文检索。

（六）数据挂接。借助系统软件对数据库中的目录数据与对应的纸质档案数字图像进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，以实现目录数据与数字图像的准确关联。

四、结语

本文围绕档案数字换转进行探讨，提出相应的思路，以适应新形势下档案管理工作发展的需要，对推动档案数字化转型工作可持续发展具有参考意义。