民办高校教学秘书工作现状及发展路径

文/武汉工程大学邮电与信息工程学院 郭雨琪

随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高等院校不断扩招，在迎来机遇的同时也面临着挑战。高校在顺应当下发展提高教育教学质量的同时，应该关注到和教育教学密切相关的教学管理人员的发展，尤其是基层教学管理人员的发展。近年来，许多民办高校积极向培养应用型人才的方向转变，在着眼转型的同时，也应该重视和教学息息相关的教学管理工作。教学秘书作为基层教学管理工作者，在教学管理工作中发挥着重要的作用，因此一定要找准自己的定位，提升能力，以此来提升教学管理工作的水平，帮助学校更好发展。

一、民办高校教学秘书工作特点

在民办高校教学管理过程中，教学秘书的工作面向的群体众多、涉及面广、工作量大。他们是教学管理工作中各个环节的桥梁和纽带，紧密联系着各类群体。于是，教学秘书工作形成以下几个特点：

（一）复杂性。对于教学秘书来说，工作的时候需要面对各类群体，比如各职能部门、教师和学生等等，还可能出现一项工作同时面对多个群体的情况，这加大了工作内容的复杂程度，决定了教学秘书工作的复杂性。

（二）时效性。教学管理工作中有很多事情是有明确的时间节点的，比如报名截止时间，各类质量工程的填报时间等等。因此，教学秘书需要对这些时间节点有强烈的敏锐度，因为一旦时间出现错误，就可能影响考试或者项目申报，造成比较大的失误，这就决定了教学秘书工作的时效性特点。

（三）协调性。教学秘书的工作通常要同时面对多个群体，在这中间，教学秘书起着上传下达、互通有无的作用，既能将准确有效的信息传递给教师和学生，也能将收集到的消息及时准确地上达给领导和各有关部门。这也是为什么我们一直把教学秘书的工作看作是桥梁和纽带，因为只有他们充分协调各方，才能更好地开展工作。

（四）准确性。在多数时候，教学秘书的工作是非常精确的，因为他们是信息的传递者，第一手资料的来源者，如果信息和数据在源头上出现错误，将会造成非常严重的教学事故。因此对教学秘书在工作中的准确性有着非常高的要求，在上传下达时不能出现半点差错。

（五）服务性。教学秘书本身是服务于老师和学生的，同时，在学院的日常运行过程当中，教学秘书还需要协助院长和教学副院长完善各类教学文件的制定，各项质量工程的申报，学院发展的规划等等。因此也就决定了教学秘书工作的服务性特点。

二、民办高校教学秘书工作现状

目前，我们可以看到各类高峰论坛、专业技能比赛以及针对高校各类人员开展的培训如雨后春笋般遍布各处，举办的目的也多是希望逐步提升教师和管理人员的素养和业务能力。这些做法是非常值得肯定和学习借鉴的。对于教学秘书这类基层教学管理人员，高校也在为他们的发展做出努力，但在发展的过程中仍然还有一些需要完善的地方。

（一）受重视程度不够。首先是自身不够重视。部分教学秘书认为其工作就是一个“传声筒”，把上面交代的任务布置下去，再将信息反馈回去即可。并且认为工作中多数事情较为琐碎，重复性高，感觉不到自身工作的重要性，也无法体现出自身的价值。其次是外界不够重视。由于教学秘书大多是辅助性、服务型的工作，工作成效更多的是“润物细无声”于日常的教学管理工作中，未展现出太多的显绩。

（二）业务能力欠缺。就目前来看，高校的教学秘书大多是刚入职场的“新人”，虽然有着对于工作的热情和冲劲，但是需要时间去打磨。因此在刚上手的时候，无论是专业知识还是办公能力都比较欠缺。并且一个二级学院通常只有一名教学秘书，较大的工作量和工作强度让他们无暇在工作之余对业务能力进行提升。同时，参加交流和培训的机会较少。一是因为繁重的工作无法使教学秘书离开工作岗位，因而错失进修机会。二是专门针对教学秘书开展的培训和进修机会较少，导致教学秘书缺少外部给予的提升业务能力的｜机会。

（三）工作量大，分工不明确。面对高校扩招等情况，教学秘书会在现有工作的基础之上迎来更多挑战。学院的学生人数增多意味着教学秘书工作量的加大，如果不能合理规划和处理激增的工作量，就会对工作产生影响，甚至出现教学事故。同时，在部分高校，教学秘书既要处理教学方面的事情，还要承担学院部分行政工作，既是教学秘书也是行政秘书，工作分工不够明确，无形中加大了教学秘书的工作量，这其中存在如何平衡教学秘书和行政秘书工作的关系。

（四）相关制度不够完善。对于民办高校的教学秘书来说，在与之相关的制度方面还存在不够完善的地方：一是高校教学秘书的工作量大，教学事故的偶发会加大他们的工作压力，而大多数教学秘书的薪资待遇较低，与其工作量和工作强度不够对等，久而久之会造成他们心理上的不平衡，以及对工作的懈怠；二是晋升空间不够清晰，没有一个清晰的上升路径，导致他们转岗或跳槽的可能性增大，造成教学秘书岗位的人员流动变大；三是在教学秘书的评价机制中，由于工作性质的原因，很难有明显的工作业绩，但是一旦出现差错又会形成较为严重的教学事故，使得教学秘书在考评工作中容易处于劣势，不利于其之后的发展。

三、民办高校教学秘书发展路径

根据民办高校教学秘书工作特点和其现状，从以下几个方面来寻找适合教学秘书发展的路径：

（一）建立健全管理考核体系。在评价考核体系中需要抓住教学秘书工作特点进行细致划分，既要看结果也应重视过程。当学校对教学秘书的重视度通过完善和健全管理制度、评价考核体系等体现出来，自然能让更多人理解教学秘书的工作，了解其重要性。也能让教学秘书自身感受到被理解和重视，对本职工作更加充满热情。我校在年底的考核中，就曾专门针对教学管理人员的工作进行过相应的考核，这本身就是对教学秘书以及教学管理岗位人员的一种重视，同时在考核中对工作出色的人员进行表彰以资鼓励，这样也更能激发他们对自身本职工作的热情。同时，也可以在薪资待遇和晋升路径上进行改进。学校应制定出符合教学秘书发展的路径，这种不断晋升的过程既是他们成长的过程，更是对学校做出更大贡献的过程。相应调整教学秘书的薪资待遇，让他们感受到自身工作的价值，在一定程度上可以激发他们对工作的热情和积极性。

（二）合理分工明确岗位职责。由于部分高校教学秘书既是教学秘书也是行政秘书，分身乏术，很难专心在教学管理工作方面下功夫，这其实是不利于教学管理工作发展的。当然，出现这种情况并不是学校和教学秘书本身愿意看到的，这也是今后值得探讨的一个话题。但自身应明确要做的事情，多项任务同时来临时，要明白孰轻孰重，不能给后续工作埋下隐患。因此，在条件允许的情况下，学校能够区分教学秘书和行政秘书，教学秘书也应该在接到任务时明确自己的职责所在，做到心中有数，遇事不慌乱，这样才能有条不紊地开展工作。

（三）多管齐下提升业务能力。对于教学秘书来说，首先自身要有提高业务能力的意识，例如在实操过程中可以逐步提升自己运用办公软件和公文写作的能力。针对目前线上线下教学的结合，主动学习和操作线上教学平台。熟练运用各类网络资源，强化自身信息化办公的能力。对于学校来说，应主动为基层教学管理人员寻找短期培训或者讲座的机会，针对他们在工作中必备的技能，进行强化和培训，特别是线上教学的新模式。还可以开启各类交流平台，例如各二级学院教学秘书之间的经验交流，教学秘书和教务处人员的信息互换，各兄弟院校教学管理人员之间的成果分享等等。

（四）科学调节保持健康心态。教学秘书的工作沟通很重要，而在沟通中，难免会出现不愉快的时候，稍有不慎可能会出现误会，影响工作情绪。还可能存在他人对自身工作的不理解和不认可，这也会增加教学秘书的心理负担。加上近年来愈来愈繁重的工作压力，更容易使教学秘书产生烦闷的心理。这些负面情绪会不自觉带入工作中，小则影响同事关系，大则影响工作开展。因此，在工作中，教学秘书自身要学会保持一个良好的心态，正确看待教学秘书这份工作。学习有关心理方面的知识，科学调整可能出现的不良情绪。学会沟通，无论是对待学生还是老师，都能够有一个良好的沟通状态，在无形中给自己创造一个和谐的工作环境。

四、结语

教学秘书虽然只是基层教学管理工作者当中的一员，但其工作涵盖了二级学院教学管理的方方面面，影响范围广。在新形势下，教学秘书的发展不仅要从自身下功夫，调整心态提高自身的重视程度，提升业务能力。在学校层面更需要有适合教学管理人员发展的管理机制，各方共同努力，多管齐下，才能使得教学秘书更好发展，也能使得高校的教育事业更加具有朝气和活力。