高校户籍档案大数据建设现状调研

文/湘潭大学公共管理学院 周晓颖

一、高校户籍档案大数据建设概述

户籍档案是一种专门的档案，是公安户籍部门在某一行政区域范围内对居民户口管理过程中形成的档案。包括办理户口登记、户口迁移手续，申请、签发居民户口簿、户口迁移证、户籍证明等户口证件过程中形成的相关文件。高校一般会在保卫处单独设立行政部门户政科，借助公安部门的专用证书为本校学生和教师以及周边居民提供迁入、迁出、户口登记、信息修改等服务。大数据是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合，正快速发展为对数量巨大、来源分散、格式多样的数据进行采集、存储和关联分析，并从中发现新知识、创造新价值、提升新能力的新一代信息技术和服务业态。户籍档案大数据建设是大数据技术与户籍档案管理工作的有机融合，运用大数据理念和技术促进户籍档案管理工作的转变。其能够在提高工作效率、提升公众满意度以及其他高校特殊业务办理方面发挥积极意义。

二、高校户籍档案大数据建设的现实意义

（一）提高基础户籍业务办理效率。在过去很长一段时间内，传统的户籍档案管理主要是对纸质档案进行管理，在办理身份证、户口登记、户口迁移证等基础性业务时，需要依靠人力对大量的纸质档案进行翻阅与查找，存在效率低下的问题。随着互联网的普及以及大数据技术的日益成熟，窗口服务虽增加了扫描、录入等工作，但不再需要到档案室调阅纸质档案就能现场出具各类格式化证明，比原有流程节约90%以上时间，提高了基础业务办理效率。可见，对于户籍档案管理工作人员来说，户籍档案大数据建设在一定程度上提高了基础户籍业务办理的速度，从而提高了基础户籍业务办理的效率。

（二）提升公众办理户籍业务的满意度。高校户籍档案作为重要的民生档案，对其进行管理的最终目的是更好地服务于高校学生及教职工。传统的高校户籍档案管理由于部门间、地区间管理的封闭性以及权限受限，高校人员办理如户籍证明打印等基础性业务也需要跑多个部门，办理异地身份证需回户籍所在地。而以大数据技术为支撑的应用系统实现了材料网上流转、网上审批、异地办理身份证等业务。从公众的角度来看，高校大数据建设精简了不必要的流程，高校学生和老师，尤其是高校教师们办理业务更加便捷化。“信息网上跑代替群众路上走”的实现让公众满意度不断提升。

（三）创新特殊业务办理方式。早期的户籍档案所包含的基本内容单一，并且地区间的户籍档案管理没有实现互联互通，因此在进行高校人口普查、高校刑事研判等特殊业务时，高校户籍档案部门提供的信息资源比较单一，存在局限性。随着大数据技术的出现和应用，高校七普、高校刑事研判等特殊业务实现了信息化查询。如七普实现了以互联网、大数据和云计算等信息技术为基础，将普查对象的各要素汇总至数据库，以辅助工作与决策的人口普查信息化。其有效解决了实际普查中出现的户在人不在、人在户不在等问题。高校刑事研判则依托公安部门建设的大数据应用平台，通过输入该人员关键信息即可得到所有与之关联的信息，并借助面容数据库比对该人员面容，大大提高了驻高校的警务人员判断定位嫌疑人的效率。

三、现状调研及其分析

为了解高校户籍档案大数据建设现状，笔者于2021年5月围绕户籍资源、基础设施、应用系统以及人才队伍四个方面对湘潭大学户籍档案大数据建设现状进行了实地调研。下面将围绕几个方面展开具体论述。

（一）基本状况。包括如下几个方面：

1.户籍资源建设集约化。高校户籍档案资源主要分为纸质档案资源和电子档案资源。通过实地调查，发现该高校1990年以前主要是纸质档案资源，其内容主要包括户口迁移证存根和常住人口信息表。1990年以后，该高校户籍档案中的电子档案成为主要的对外服务凭证。其电子档案资源主要包括四大类：第一类是常住人口信息资源；第二类是迁移证信息资源；第三类是准迁证信息资源；第四类是身份证信息资源（如表1所示）。这些户籍档案资源为大数据建设提供了丰富的数据来源。虽然，其中存在大量的碎片化、繁杂化的数据资源，但通过大数据技术加工等方式，这四类资源已经逐渐从碎片化、资源模式转变为集约型资源模式，基本实现了实时储存、实时查询、实时修改、实时更新以及关联推送等功能。

表1 户籍档案主要构成内容

常住人口信息资源个人常住人口信息资源、常住人口变动信息资源、户信息资源、制证信息资源、户成员信息资源迁移证信息资源 迁移证编号资源、个人基本信息资源准迁证信息资源 准迁证编号资源、个人基本信息资源身份证信息资源 居民领证申请表、个人基本信息资源

2.基础设施建设完善化。户籍档案资源的搜集、整理、分类、存储等都需要借助计算机的软件设备和网络设施。所以，户籍档案管理部门需要根据实际情况为平台添加必要的设备，比如大数据存储云、计算机终端、档案数据数字化扫描仪、数码摄像和相机等。根据实地调查，该高校用于户籍档案管理的基础设施建设趋于完善，为户籍档案大数据建设提供了良好的外部条件。为保障档案数据安全，该校户籍科配备了两台不连接任何外网、专用于户籍业务办理的电脑，并使用专用的扫描仪以及数码摄像机。通过这些基础设施，该高校实现了存量以及增量户籍档案的数字化，并有序开展了电子数据收集、录入和归档工作。同时，借助公安部门的内部专用网以及专用证书实现了大部分户籍档案的跨部门信息共享。户籍档案大数据基础设施的完善在一定程度上打破了传统户籍档案管理过程封闭、静态、户籍档案信息供给更新不及时等问题。

3.应用系统建设信息化。随着大数据技术的日益成熟，公安部门纷纷建立以大数据技术为支撑的数据中心，高校户政科则依托公安部门的大数据应用系统进行日常的基础业务办理。目前，公安机关的应用系统通过云计算、大数据处理技术、可视化分析等技术已经实现了高校电子户籍档案可查可改，实时归档，关联信息推送功能。在日常工作中，高校户籍管理部门通过公安机关构建的大数据共享平台进行录入、整理、修改并归档各类户籍信息资源，最终形成规范的系列电子档案。这些系列电子档案在应用系统中实现了模块化，每个应用系统模块运用可视化技术推送相对应的户籍档案信息，使高校户籍档案管理工作逐步便捷化。总的来说，依托于公安部门的户籍工作应用系统基本上已经做到了省内基础业务可办、全国信息可查以及查询推送关联信息和最新政策法规等功能，其应用系统建设已经初步实现了依托大数据技术提高办事能力，提速惠民的要求。

4.人才队伍建设专业化。由于高校户籍档案数量庞大，内容多且杂，因此户籍管理人员需要投入大量的时间和精力开展档案收集、整理、编号、分类、归档等工作。高校的电子户籍档案源主要分为电子化的实体档案以及档案化的电子信息。这两类电子档案源必须经过归档处理后才能称之为电子档案，这就对户籍管理人员的专业素养有了新的要求。经过实地调查，发现该高校户籍档案室配备了2名正式户籍档案管理员，他们具有一定的大数据工作理念，积极运用大数据技术以及深厚的专业素养和丰富的档案管理实践去提升工作效能。同时，该高校每年还招聘1名勤工俭学助理，助理多为学校图书情报与档案管理专业的硕士研究生，具备一定的相关专业素养。专业化的人才队伍为高校户籍档案大数据建设提供了重要的人才支撑。

（二）存在的问题。主要包括如下几个方面：

1.异地办理业务有局限。高校每年录取学生以及受聘老师来自五湖四海，以该高校录取学生为例，2021年省外的录取比例达到49.72%。随着高校规定学生入校采取自愿原则迁入户口，越来越多的学生选择户口不随迁入校，这种状况促使高校户政科的服务对象在很大程度上是省外人员。而目前高校户籍档案大数据建设做到的省外异地服务仅仅是办理本人正式身份证以及查询异地人员具体信息，且工作人员在办理正式身份证时完全依赖系统推送的地址，没有权限改动。随着近几年国家实行撤县立市、撤县立区等措施，导致出现受理人的身份证由于系统地址与户籍地最新地址不符拒绝办理、驳回重办等情况。同时办理临时身份证、首次办理身份证、主项、辅项信息变更等业务需回到户籍所在地进行办理，让高校户籍工作人员和办理人员追求的便捷性大打折扣。

2.证书使用权限受限制。证书使用受限主要分为两个方面：首先是证书本身使用受限。户籍工作需要使用专用证书插入专用电脑，而大部分高校户政科通常与派驻在学校的派出所分所共用一枚证书。因此高校师生办理相关业务时经常需要工作人员在高校户政科与派出所之间往返，给各方造成了较大的不便。同时证书拔出电脑后系统使用具有时限性，而办理迁入迁出业务时间偏长，两部门为了等待共用证书付出更多时间成本。其次是工作人员使用权限受限。高校户政科工作人员在办理省内人员信息变更、省内外人口迁入与迁出业务时，需要将办理人的准迁证信息、相关证明扫描录入系统后，通过专用内网上传给上级公安局，等待上级审批通过后才能进入下一步业务，从而使得关键业务办理流程复杂化、繁琐化，不利于提高工作效率。

3.网络卡顿现象较频繁。大数据的出现、发展和运行离不开互联网和网络设备的支持，网络卡顿或中断不仅会导致大数据应用系统运行停止，最重要的是影响户籍业务办理速度。根据调研，该高校网络中断主要体现在高校内部信号塔中断和公安系统内网中断两个方面：高校内部信号塔中断主要是由于办公时间属于用网高峰期，学校基站负荷基数过大，因此电脑设备时常出现网络卡顿或中断现象。公安系统内网中断则多属于突发状况。如2021年出现过由于公安总网络变压器起火抢修导致全市公安内网断断续续瘫痪3天的情况。由于高校户籍管理室缺少专业维修人员，因此在出现网络卡顿时，工作人员大多采用关机重启方案；网络中断时需等待上级调配专业人员来进行维修。这些现象极易让师生办理业务扑空，给高校师生带来不便。

4.系统推送信息不全面。系统内推送的户籍信息是全国各地户籍科根据科室保存的原始纸质档案人工录入，或在互联网普及后根据办理人出示的各类证明进行录入。由于各地人工录入速度、原始纸质档案内容误差以及户籍档案本身具有多且杂的属性，导致运用该套系统办理业务时会偶尔出现推送某个地区、某个人员的关联信息时信息不全或信息错误的现象。如办理地址变更时，某地区经过行政划分后已经不存在或改名，而系统显示还是原来行政划分名称；办理孩子入户业务时，此人出示已婚证明，系统却显示此人未婚；做人口面容比对时，推送的关联人口面容存在高度相似或重户现象；查询关联人口信息时缺失重要的信息（如照片、家庭住址、电话号码等）。这些问题间接加大了户籍管理工作的难度，不利于实现新时代户籍档案现代化管理。

四、结语

总体而言，该高校户籍档案大数据建设已初具规模。高校户籍管理人员借助完善的基础设施以及以大数据技术为支撑的公安应用系统对现存的大量户籍资源进行数字化整理后形成比较完整的电子户籍档案，高校户籍档案管理人员秉持大数据理念，积极利用这些电子户籍档案对外服务，给教职工及在校学生和周边居民提供了极大便利。为了促进高校户籍档案大数据建设进一步完善，应抓紧构建户籍档案大数据专用平台，建立网络维修专业化队伍，制定统一的户籍档案管理标准，以此解决依托公安专用证书办理业务权限受限、异地办理业务不完善、网络设备不稳定、系统推送信息不全面等问题。各户籍档案管理部门要主动应用大数据技术谱写高校户籍档案大数据建设新篇章。