如何做好突发公共卫生事件防控档案管理工作

文/海南省海口市人民医院 陈文媛

突发公共卫生事件指突然发生的给人民群众生命财产带来较大损失的卫生相关事件，如2003年爆发的非典疫情，以及后续几年出现的禽流感疫情和当前正在发生的新冠疫情等。面对突发公共疫情事件，我们应该如何做好相关档案工作？笔者认为，只有对该类事件有正确和充分的认识，方能做好防控档案管理工作。

一、突发公共卫生事件的特点

通常意义上来说，突发公共卫生事件具有以下特征：一是发生时间具有不可预测性。这是其造成巨大损失的重要原因之一。二是大概率造成健康威胁。突发公共卫生事件往往会给人民群众的身体健康造成或者可能会造成较大损害。三是具有较强的传播性。通过对非典疫情和新冠疫情发展情况分析看，由于人员物资流动等原因，突发疫情往往具有较快的传播性。假如不及时采取有效防控措施，将会导致从区域集中爆发扩展到大范围全面发生。四是信息时效性强。从信息管理角度来看，突发卫生公共事件所包含的各类信息具有极强的时效性。由于事件的发展无法通过现有的数字模型进行评价，在尚未摸清事件原因的情况下，信息的更新和变化受到事件本身发生情况的影响极大。除了上述特征外，突发公共卫生事件还有极大的社会危害性，即事件本身和事件发生后造成的影响不可估量。

二、防控档案的主要类别

突发公共卫生事件由于其自身发生的情况和条件的特殊性，防控档案所包含的内容存在着一定的区别。通过对2003年非典疫情事件到新冠疫情爆发至今积累的相关防控工作档案研究经验来看，防控档案可以分为以下几类：一是各级组织的防控预案、防控方案和监测方案等。该类主要涉及各级组织部门对具体时间处置过程中所制定的方法和措施经验整理，为后期相关类型预案提供借鉴和参考。第二类是各级各部门领导在突发事件发生时和处置过程中所做出的临时决策和相关指示、批示等。该类档案记录了事件发生过程中的处理办法，同样可以为后期的相关类型事件处理提供借鉴和参考。第三类则是疫情处置实践过程中相关记录，如疫情期间处置措施，以时间顺序记录的处置情况和结果统计、各单位在实际问题处理中执行的具体操作，还有对于特殊情况的实际应对措施等。这类记录可以如实反映实际执行中发生的问题，是后期参考的重要依据。第四类则是针对疫情爆发后患者相关信息的统计和记录。这类档案主要包括患者个人信息，如发病时间、流行病学调查情况、就诊情况、诊疗记录以及康复后的检测数据等，这些档案不仅可以作为疫情后统计学记录的重要资料，同时还可以作为相关类型突发疫情处置的重要参考依据，也为疫情发生过程中调整疫情防控策略、制订新的诊疗方案提供参考。

三、防控档案管理工作中的问题

（一）纸质记录丢失、现场记录不及时。由于公共卫生事件的发生具有偶然性和突然性，所以不少地区和单位在进行档案收集和管理过程中存在不规范、不及时问题。不少地方组织和单位在疫情初期没有做好及时监控，对部分第一现场收集到的纸质档案未及时做好保管，导致档案丢失，这为后续疫情防控造成了阻碍。另外，由于不少地区在疫情爆发伊始没有合理安排人力和物力，导致许多事件现场未及时记录，存在记录不及时，或者记录不全面问题，这也为后续的统计和分析造成了不小的麻烦。

（二）档案管理混乱导致后期利用困难。不少地方在防控档案的管理中存在管理混乱、利用不规范的问题。该类问题的发生有两个因素：一是在疫情发生时没有应急防控预案导致的管理混乱，而现场人员没有可以执行或者参考的制度，只能临时统一归档，导致各类档案被混在一起，没有做好分类整理工作。二是在使用过程中未按照要求和规定进行利用或者归还，导致防控档案利用后错误归类或放置，进而影响了后续的使用。

（三）防控档案管理人员方面的问题。在管理人员方面，不少地区存在专职人员不足，缺乏专业管理机构或人员的现象。例如，在2003年非典疫情期间，不少疫情发生地区疾控部门没有管理突发疫情防控档案的专门部门和人员，导致疫情爆发后无法做好疫情信息的统计和各种资料的收集整理。另外，不少地区虽配备了专业的管理人员，也设置了专门的管理部门，但管理人员专业化程度较低，并没有经过专业培训，导致在实际工作中错误频出。上述问题暴露出人才队伍建设急需加强。

四、做好防控档案工作的措施

（一）建立健全管理制度，实现档案管理有据可依。制度是执行工作的前提和保证。通过非典疫情和新冠疫情，我们可以从中吸取经验和教训，在制度的制定上体现出及时性、有效性和前瞻性。如非典疫情整个事件的处理过程中，通过采取科学防控手段，对集中在北京地区和广东地区的病例采取逐一排查、集中隔离等措施，并建设专业化传染病防控隔离医院——小汤山医院，以较快的速度实现了疫情控制，这一经验可作为制度建设的重要参考。新冠疫情的爆发，也正是吸取了之前的经验教训，在原有制度基础上进一步革新和细化，同样以最短时间实现了疫情集中管控和档案管理高效性。

（二）强化相关机构档案管理部门和人员的思想认识。通过对非典疫情和新冠疫情整体管控流程的总结可以看到，只有做好相关人员思想教育工作，提高和强化档案管理部门的思想认识，才能确保防控档案工作做实做细。首先，应明确档案管理工作人员身上所肩负的责任，从思想上认识到防控档案管理对突发事件的及时处置具有重要意义。其次，要从制度上落实责任制，确保责任细化、责任到人。例如在针对疫情期间重点地区防控数据统计进行档案化管理时，可以根据不同街道、不同组织单位进行档案分类，针对不同街道片区人员档案信息进行网格化管理，每一个居民的信息管理责任分配到指定人员，这样可以实现基层管理信息全覆盖，同时也为后续相关事件管理工作奠定基础。

（三）在档案归档和使用中明确责任，对各类行为做到规范监督。防控档案管理出现问题的一个重要原因是档案整理和使用中未按照规定来执行，行为不够规范，导致信息出错。针对这一问题，管理部门应该加强档案管理和利用知识的培训与考核，通过过程监督机制，及时监督档案管理人员和利用人员的行为。例如疫情期间统计数据的收集与整理，应严格遵循档案管理制度进行。对于需要查阅或者调用数据信息的人员，除了提前做好相关知识培训外，同时也应安排专业档案管理人员做好借阅或者利用记录。利用完毕后同样及时准确归还，确保整个过程万无一失。

（四）加强对突发公共卫生事件和防控档案管理的研究，总结经验教训。作为防控档案管理机构和人员，应该以疫情为重点，对整个事件发生和处置过程中积累的档案管理经验进行深入研究，通过档案专业视角对疫情发生和处置过程进行解读。另外，档案管理人员应该深入事件发生的第一现场，力争获取第一手信息资料，对照档案记录进行仔细对比分析，确保档案信息的准确性，并以此为依据做好相关流程管理，为后续相关事件做好信息方面的储备。

（五）依托信息化技术和互联网技术实现防控档案的信息化管理。在对应急防控档案的管理中，应充分依托信息化技术，实现档案管理的信息化。例如档案管理人员可以将非典期间总结和积累的各种信息资源，从纸质版的资料转化为数字版本进行储存，并借助专业数据分析软件对疫情过程中的各种数据信息进行深入分析。对于新冠疫情防控中的各种档案资料，相关人士同样可以借助大数据平台对档案内容进行分类整理和分析，为后续的疫情防控提供数据支撑。档案信息化管理不仅可以解决过去纸质档案长期存放过程中损坏和丢失等问题，实现档案资源的长久保存，同时依靠互联网大数据平台，还可以充分利用档案中的重要信息，为突发公共卫生事件的长期管理和预防提供参考。

五、结语

突发公共卫生事件防控工作是当前工作的重点，同时新冠疫情常态化防控也需要积累更多的档案和信息。做好防控档案工作，不仅是档案管理部门和人员的工作重点，同时也是疫情防控工作的重要一环。从制度入手，加强人员队伍建设和工作过程指导，提高管理人员的专业化水平，并依靠先进的网络技术，有助于进一步加强防控档案管理工作，为突发卫生公共事件的预防和处置提供 帮助。