博物馆陈列展档案分类与管理策略

文/广西壮族自治区自然博物馆 徐莹

博物馆作为社会公众了解历史、学习文化、增长见识的公共场所、“第二课堂”，陈列展览是其直接服务公众的重要手段，也是实现社会文化价值和核心功能的主要方式。陈列展览档案直接形成于陈列展览活动，是博物馆举办展览活动的重要记录，能够帮助博物馆工作人员总结前期展览活动情况，并为未来的陈列展览活动提供借鉴和参考。做好陈列展览的收集、分类和管理，对博物馆开展陈列展览工作极为重要。然而，在实际工作中，博物馆往往将全部精力投入展览活动过程中，对陈列展览档案的收集和管理不够重视，造成档案材料散失，无法充分发挥其对未来展览工作的借鉴和参考作用。如何管理博物馆陈列展览档案，发挥其应有的作用，值得博物馆工作人员思考。

一、博物馆陈列展览档案分类和管理工作概述

陈列展览档案是在博物馆举办陈列展览活动过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的真实记录，经过系统化整理，按照科学方法保存起来的档案材料，反映的是博物馆陈列展览的选题立意、设计、主题思想和社会反响等。

以形成时间来划分，陈列展览档案主要包括展览前期、展览中期、展览后期等阶段形成的材料；以档案的形式来划分，则分为文书、图表、声像、实物等类别。

（一）文书档案。展览活动中形成的文字记录。包括：在展览前期阶段形成的计划、预算、请示及批复、陈列大纲、专家评审意见、会议纪要及可行性报告；布展工程施工单位招投标文件及施工合同、布展方案、文物展品清单、展品说明；临时展览引进和交流的意向书、协议书等；在展览中期阶段形成的对外宣传材料、讲解词和导览内容材料、观众留言和观众发表的观感文章、领导题词等；展览后期形成的收支票据、财务资料、工作总结等。

（二）图表档案。主要分为展览前期形成的展厅平面设计、展厅各单元立体效果图、参观路线设计、展品布置、展览展示柜设计及电路设计等图纸，经费预算有关表格。

（三）声像档案。陈列展览中直接形成的、具有保存价值的以照片、录音带、录像带、光盘等为载体的资料。主要有展览开幕式、观众参观和讲解员现场解说等现场影像、录音、图片资料；主要领导、外宾、著名专家学者参观时的影像、录音资料；新闻媒体的宣传报道及广告所用的影像、录音资料等。

（四）实物档案。在展览中后期形成的具有档案属性的实物，包括展览活动获得的奖杯、奖状、奖牌、证书；主要领导与名人的题词；与展览相关的文创、纪念品等。

同属博物馆档案的重要组成部分，博物馆对陈列展览档案管理的重视程度远远低于文物藏品档案管理。一方面，由于全国可移动文物普查工作的全面开展，各馆更注重馆藏文物藏品的建档工作；另一方面，目前国家针对陈列展览档案管理没有统一的建档标准和工作规范，各馆往往根据自身需要制定陈列展览档案管理制度。有的博物馆参照行政类档案的管理办法进行管理，导致管理混乱、材料散失的问题发生。

二、博物馆陈列展览档案的重要作用

（一）参考作用。陈列展览档案真实地反映了陈列展览活动的举办过程，记录了陈列展览举办过程中的成功和不足，不仅是对过去展览工作经验的总结，还为未来展览工作的开展提供借鉴和参考。通过对展览档案资料的研究和分析，可帮助博物馆工作人员深入了解往年陈列展览的选题、立意、社会反响等情况，完善过去工作中存在的不足，并加以创新，促进博物馆展览展示水平不断提升。

（二）提供原始依据。陈列展览档案为博物馆的考核评定提供原始依据。在全国博物馆定级、爱国主义教育示范基地、全国科普教育基地等工作的评估标准中，都有陈列展览活动开展情况、宣传教育活动情况等考评内容，由此可以说明陈列展览档案在博物馆工作中的重要作用。

（三）为编研提供原始信息数据。展览档案信息为博物馆工作人员编撰出版历史资料、展陈资料汇编、藏品研究专著等相关书籍提供原始数据和材料，有效推动历史文化的传承与发扬，促进博物馆文化交流与文化普及。

三、博物馆陈列展览档案管理实践中的问题

（一）对展览档案管理未给予足够的重视。经过多年积累，各馆逐渐形成了各自不同的展览体系。各馆展览档案也相应地显示出不同的特征。但是，早期的工作人员由于对陈列档案的分类和管理缺乏了解，也没有制定相应的管理制度体系来规范这项工作，导致一些珍贵原始记录散失，造成无法弥补的缺憾。

（二）管理方式落后。与发达国家相比，我国国内博物馆对展览档案的分类和管理认识较晚，在管理方法、管理技术和管理理念上相对落后。一些博物馆在归档工作中仍然使用传统的人工方法，信息化建设水平较低，不仅降低了工作效率，增加了管理成本，同时在管理过程中出错率也相对较高。

（三）缺乏基础设施。为确保展览档案的收集、整理、归档及保存的有效开展，博物馆必须具备完整的基础设施。在实践工作中，不完善的基础设施是普遍存在的问题。载体的复杂性决定了展览档案管理条件的特殊性。以展览档案中的声像档案为例，因其磁性或感光材料载体的特殊性，在保管方面应区别于文书档案的管理方式，比如，光盘、磁带等需要妥善放置在防潮、防磁性的专用设备和专用档案柜中，以增加其使用寿命，并做好备份，确保信息安全。有的博物馆将声像记录光盘随意与文书档案一起放置在档案柜中，容易造成声像档案实体的损坏。

（四）管理人员水平有限。博物馆陈列展览档案具有点多、面广，较分散、收集困难等特点，因此，陈列展览档案管理是复杂的系统工程，需要博物馆档案部门与多个部门共同协作完成。同时，陈列展览档案的专业性又要求档案管理者具有高水平的专业能力、丰富的工作经验和职业素养。但大多数博物馆中，由于人员编制有限，工作人员往往身兼数职，无法做到专人专职管理，整体工作水平参差不齐。

四、改进档案分类和管理工作的策略

（一）建立健全相关管理制度。当前，要改进博物馆陈列展览档案分类和管理工作现状，当务之急是建立健全相关管理制度。一是建立健全陈列展览档案管理制度。各馆应根据工作实际，按照陈列展览档案的形成时间，在档案资料的收集、整理、分类、鉴定、编目、保管、开发利用等环节制定科学、合理的管理办法，使得陈列展览档案的管理工作有法可依、有章可循。二是制定档案管理考核制度，将档案管理工作与工作人员绩效挂钩，从根本上提高档案管理工作人员的积极性，促进陈列展览档案的有效管理。

（二）注重现代信息技术的应用。近年来，我国博物馆逐步向数字化、科技化发展，在线虚拟展览、数字全景展厅、文物数字化展览展示等项目纷呈迭起，由此产生了形式更为多样、复杂的陈列展览档案。那么，在档案管理上更应与时俱进，注重各种现代化电子信息技术的使用。如建立博物馆档案管理数据库，将纸质档案转化为数字化信息，促进不同部门之间信息的共享和交流，有效促进相关文化项目和产业的发展。在档案分类的实际操作过程中，所有信息都可以输入电子平台并由计算机自动分类，可以减少人工并提高准确性。

（三）提高档案管理人员的专业素质。在人员引进方面，注重引进、招录档案学、信息技术相关专业的管理人才，保证录取人员符合博物馆档案管理工作的需要，有效降低教育及培训成本。在人才培训方面，以专业资格培训和继续教育为重点，加强对档案管理人员的培训工作。建立完善档案业务人员培训、考核制度等相关管理机制，并以参加培训的情况作为上岗、任职的重要依据。对档案人员加强档案工作基本知识、基本技能和基本原则的培训，注重其职业道德教育、工作能力和操作技能的培养。鼓励和支持档案管理人员参加业务培训、在职深造等继续教育。

（四）加强对陈列展览档案的开发利用。保存档案的最终目的是为了开发利用。做好陈列展览档案的管理工作，除了做好展览档案的收集、整理、分类等环节工作，实现档案安全有序保管外，更应深入发掘其内在的信息利用价值。一是将陈列展览档案转化成编研成果，为博物馆行业内的学习交流和工作提供参考，这是促进文化传承和弘扬的最好方式。二是对陈列展览档案进行深层次加工，将陈列展览档案转化为展品，活化展览档案，更好地发挥展览档案的文化功能。

五、结语

综上所述，博物馆陈列展览档案真实反映了陈列展览工作，是博物馆发展历史的真实记录，是博物馆档案管理工作的重要组成部分。做好陈列展览档案管理工作，对进一步提升博物馆陈列展览展示水平，扩大博物馆的社会影响力都有着积极的作用，应给予足够的重视，积极采取高效、科学的管理办法，促进博物馆档案分类和管理工作的科学化、合理化，助力我馆文博事业快速发展。