加强电子文件收集归档管理的对策和建议

时间：2024-06-04

文/河南大学档案馆王非

电子文件的出现有几十年的历史，档案行政管理部门出台了不少有关电子文件和电子档案收集归档管理的规范、制度、办法等，各级档案管理部门不同程度地开展了电子文件和电子档案的科研和管理实践等活动，对推进电子文件的管理起到了一定的作用。但实际工作中，理论与实践脱节的现象很严重，电子文件的管理实践远没有理论研究的那么 “高大上”，电子文件收集归档管理思想、方法和技术手段十分欠缺，需要进一步加强。笔者认为应从以下几方面入手：

一、把档案工作纳入信息化工作体系

随着办公自动化的普及，单位各个专业信息化系统不断开发使用，办公日益方便，电子文件日益增多，但由于个别单位对档案工作不够重视，单位信息化工作的规划中没有档案相关的内容，好多信息化系统没有设计电子文件归档功能，没有设计与电子档案管理系统对接的接口，致使业务信息化系统的电子文件处于自生自灭的状态。针对这种情况，建议各单位把电子文件归档工作纳入单位信息化工作体系中，档案部门积极参与，在各专业信息化系统设计开发时及时考虑电子文件的归档功能。

二、加强电子文件的收集管理

收集工作是电子文件管理的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础，电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集的范围、方法和要求也不同于纸质档案。

（一）重视草稿性电子文件的收集。草稿性电子文件，由于其不具备正式文件的功能，一般容易被忽视。但是，如果从文件的完整性来考虑，从保留文件重要修改过程信息的角度考虑，则应对其进行收集。特别是比较重要的文件，其历次修改稿在一定程度上反映了文件出台的过程，包含有十分重要的信息，是将来研究的重要参考。一份电子文件，只有包含了历次修改标记，才算得上是完整的。另外，由于现代办公的普及，现在好多文件印发前修改过的底稿，存档时都换成了没有修改痕迹的打印稿，虽然美观，但也破坏了文件的完整性。

（二）加强各个信息系统业务文件的收集。受纸质档案的影响，人们误认为归档的文件都得是红头文件，其他的没有归档的必要，这种想法是非常错误的，单位各个专业信息系统产生的微观性电子文件，如业务过程性文件等等，这些文件对各单位的业务活动有较大的利用价值，也是业务部门开展工作的重要凭证，是单位各项活动的真实记录，是电子档案中不可或缺的重要组成部分。因此，除了要做好办公自动化系统电子文件的收集，还要做好其他各个业务信息系统电子文件的收集。

（三）电子文件支持信息的同步归档。电子文件支持信息主要是指电子文件生成的软件和硬件有关信息, 这些信息是识读电子文件的重要保证，如果失去这些信息，电子文件只是一堆人类无法识别的乱码，毫无查考利用价值。支持信息应由电子文件的形成部门在电子文件归档时一并向档案部门移交。

三、严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应归档的电子文件，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，转换、复制或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。要做好电子文件归档需做好以下几点：

（一）建立电子文件归档制度。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入人员、信息管理人员以及计算机技术人员等，头绪多、程序复杂。因此电子文件收集归档，必须靠制度来约束，要将电子文件归档工作纳入本单位的归档制度，明确责任，按制度办事，把电子文件归档变成相关人员的自觉行动。

（二）电子文件归档与信息管理同步。要把电子文件的归档列入信息管理工作程序，与信息管理工作同步进行，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作，实现电子文件归档与业务工作的同步进行。

（三）制订电子文件保管期限表。关于电子文件的保管期限，目前都简单地规定“参照对应纸质文件执行”，这很不切合实际。有些电子文件，如录音、录像等不能还原成纸质文件输出，没有对应的纸质文件可言；由于电子文件存储介质的特殊性，其保管期限不能完全参照纸质文件，还要考虑电子文件载体本身的寿命和保管期限。因此，有必要制订专门的电子文件保管期限表。

四、完善电子档案的保管设施

电子档案保管不同于一般的纸质档案，其保管条件和要求更为严格，目前多数单位只重视普通纸质档案的保管，档案库房、装具及保管措施等都是针对纸质档案保管的，在装备和意识上还停留在纸质档案保管上，不少单位甚至没有配备防磁柜，把归档的电子文件放在普通的档案柜里保管，给电子档案的安全保管带来严重的安全隐患。各单位要高度重视电子档案的安全保管工作，要制订相关制度，配备相关专用设施，有条件的可建设专门的电子档案库房来完善电子档案的保管条件。