机关事业单位人事档案数字化管理刍议

文/吉林省自然资源信息中心 韩辉 孙国华

一、机关事业单位人事档案数字化建设问题

（一）人事档案数字化管理薄弱。在数字化时代，档案管理模式从以档案保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心。很多机关事业单位没有对人事档案数字化管理工作给予足够的重视，管理只是流于形式，没有落到实处。大部分管理者认为电子档案、检索、整理有无数字化都一样，忽视了人事档案数字化工作的开展，对人事档案数字化设备的投入不足，以至于档案数字化管理工作的基础投入十分薄弱。遇到问题临时抱佛脚，应付相关部门检查和保证干部职工调动过关就行，而这一切都导致人事档案管理工作不能发挥其真正的效能，档案数字化管理更是无从谈起。

（二）人事档案数字化管理制度滞后。面对各个行业运用高效、便捷的数字化管理模式，现有的机关事业单位人事档案管理工作存在许多问题，甚至阻碍机关事业单位人力资源的可持续发展。个别机关事业单位人事档案没有跟上数字化时代的步伐，还是依靠陈旧的档案管理方式，这种制度在管理形式和方法上与数字化管理制度不相符，制约了档案管理和服务利用。在现有制度的框架下索引、整理、保存等工作程序没有办法与机关事业单位的人事档案数字化管理制度相衔接。这就需要我们根据数字化档案发展的要求以及自身工作实际，制订出与时俱进、完善合理的人事档案数字化管理制度。

（三）档案管理人员专业水平偏低。人是最核心的资源，由于机关事业单位编制有限，分配到档案管理部门的编制较少，这就造成很多档案管理工作由人事部门人员兼任的情况。档案管理人员多数不是专职，时常离岗或工作变动。没有专业技术人员，任何先进技术和管理手段只能流于形式，没有专职的实施者，信息化建设更是无从谈起。虽有档案管理制度，信息化建设开展多年，但未能认真执行。机关事业单位的人事档案管理是一项繁杂琐碎但连续性极强的工作，若不能保证及时和足够的人力物力的投入，就会导致人事档案管理的质量大打折扣。

（四）人事档案管理手段单一。由于档案管理工作多数是兼任，对档案数字化管理、业务知识和流程梳理等知之甚少，兼职人员较少主动利用新技术及数字化管理人事档案，专职及专业人才的缺乏给人事档案管理工作带来了很大难度。在信息技术高速发展的今天，个别机关事业单位人事档案管理工作依然墨守成规，依靠传统纸质档案收集和保管的方式，即使部门配备了电脑，也无法充分利用。我国开展档案信息化已经多年，由于各机关事业单位没有配备专门档案管理和专业技术人员，多数单位管理档案人员是兼任，造成了档案信息化建设存在不到位的情况，即使单位配备了档案信息化设备，档案网络查询与检索形同虚设，白白浪费了大好资源，导致人事档案管理工作效率极低。

（五）档案管理硬件设施不完善。在人事档案数字化管理办公设备中，计算机、扫描仪等硬件设备必不可少，这是实现办公自动化及档案利用率提升的关键。只有具备完善的硬件设备和基础设施，才能让人事档案资料得到有效管理，共享信息资源。当前，机关事业单位由于缺乏足够经费，硬件设备不完善，基础设施建设滞后，导致人事档案数字化管理工作很难正常开展，工作效率不高。

（六）人事档案利用工作水平较低。对机关事业单位的人事档案管理者来说，不管是收集、整理，还是鉴别、保管，其目的在于利用，为了服务于机关事业单位的人事工作，为人事决策提供参考依据。一些单位由于档案管理和专业技术人员不足，导致人事档案收集归档工作被动、不及时，责任不明、界限不清，使得人事档案管理工作前后脱节。就目前而言，人事档案管理存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差，即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是学习、工作情况、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供服务，工作处于被动服务的状态。

二、推进机关事业单位人事档案数字化建设的措施

（一）提升对档案数字化管理工作的认识。实现人事档案管理数字化，是适应社会对档案信息的客观需求。机关事业单位要加强对人事档案数字化管理工作的重视，将人事档案数字化管理落到实处，使人事档案管理数字化建设有章可循，确保人事档案数字化的安全保密、合理利用、规范整理。机关事业单位人事档案数字化是系统工程，要选拔具备较高的政治素养、责任意识和过硬的专业技能的档案管理人员，推进人事档案收集与归档、整理、检索等数字化建设，及时录入、随时更新职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息。成立人事档案数字化管理领导小组，解决工作中的困难和问题，协调推进人事档案数字化建设。加大档案数字化管理工作基础设施的投入，将人事档案数字化管理工作提到议事日程，发挥便捷、高效、安全等效能。

（二）健全人事档案数字化管理制度。我国档案信息化建设已经开展多年，但是档案信息化成果较少。解决此问题的根本途径是建章立制，健全人事档案数字化管理制度。只有不断采用现代信息技术装备档案部门，才能提高档案管理和利用的现代化水平。人事档案数字化管理是一个动态过程，在人事档案材料的数据收集补充、电子档案整理、档案的登记、借阅等环节中都要建立相应的网络节点。依据《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定以及数字化档案发展的要求制订与时俱进、完善合理的人事档案数字化管理制度。

（三）配置档案管理专职人员，培养高素质人才队伍。各级党委、政府要重视档案管理人员和专业技术人员的队伍建设，在机关事业单位配置专职人事档案管理人员和档案数字化管理需要的各种高素质、高学历的复合型专业技术人才，培养档案管理与系统研发、程序维护的复合型人才，逐步建立一支具有较高档案管理水平和较高工作效率的档案管理人才队伍；机关事业单位需对档案管理人员进行定期定质定量专业培训，提高其专业技能和个人素质。此外，档案管理人员须在档案管理工作中及时总结经验，改进管理技术和方法。

（四）加大档案管理硬件设施投入。加大机关事业单位的档案设备、数字化装备和基础设施的投入，才能让人事档案资料得到有效管理，共享信息资源。对机关事业单位档案管理的投入，不应局限于工作部署及年终总结，要落到实处，要舍得投入并引进各种先进技术设备，建立一套完善的档案网络信息管理系统，这是档案进行数字化管理的重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享方式。

（五）推进人事档案数字化建设。要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料通过相应的技术处理，转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，能够根据需要，通过电脑查阅有关内容。同时，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的数字化档案，建立系统有序的档案信息库。注重档案信息与其他资源的整合，实现统计功能与档案人员数据库实时联动，为作出科学合理的决策提供数据支持。合理利用人才信息资源库，使其最大限度地发挥作用，把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现不属于保密范围的档案信息的共享，既方便利用者，又提高人事档案工作的效率和质量。

（六）提高机关事业单位人事档案的利用率。档案管理人员要利用人事档案为机关事业单位提供人力资源服务的契机，充分挖掘人事档案的潜在价值，提升档案信息资源开发利用水平和服务能力。提高机关事业单位人事档案利用率的关键是丰富档案内容，从人出发，突出个性信息，注重收集政治面貌、专业特长、知识结构、成果业绩等材料和数据，不断更新档案信息内容，进一步提高人事档案利用率，促进人事档案信息资源的共享和再利用。

三、结语

在当前大数据数字化时代背景之下，数字化管理成为一种被社会逐渐认可的管理方式。机关事业单位人力资源管理工作必须与时代相结合，人事档案管理数字化已是大势所趋，要充分认识到人事档案数字化管理工作的重要意义。鉴于人事档案的纸质材料和繁琐程度，为保障人事档案管理工作质量迈上新台阶，提高人事档案管理工作的效率，推进机关事业单位人事档案数字化、网络化势在必行。只有采用数字化技术手段实现对机关事业单位人事档案的科学管理，利用信息技术提高档案管理质量，才能进一步促进机关事业单位人事管理工作科学开展。