新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革研究

文/西安市高陵区民政局 刘林英

档案管理对于事业单位的发展极为重要，是保障事业单位在市场竞争中站稳脚跟的基础工作。要强化档案管理，并且做好进一步的优化和服务模式的创新，这样才能有助于档案管理整体质量的提升。

一、档案管理创新与服务模式改革的必要性

社会在不断进步，事业单位也在不断发展，这就导致事业单位在工作时涉及的内容较为复杂，尤其是档案管理工作总体的内容涉及的因素较多，所以事业单位需要对档案管理工作进行不断创新，对服务模式进行有效改革。

在信息技术飞速发展的大背景下，事业单位要跟随时代的步伐，将先进合理的管理理念和模式应用于其中，并且对档案管理工作进行进一步的改革。信息化的档案管理以及服务模式，是事业单位长久发展的必然选择，从严格意义上来讲，在事业单位开展档案管理时，档案管理人员需要根据实际状况，采用合适的方式强化档案管理积极将各种现代化的技术应用其中，这样才能保障事业单位朝着更为良好的方向不断发展与进步。

二、当前事业单位档案管理存在的问题分析

（一）思想认知不足。在对档案进行管理时，涉及事业单位的诸多部门以及工作人员，但相关管理人员并没有重视事业单位内部的档案管理工作，大多数工作人员将工作重点放在工作质量的提升上。除此之外，在事业单位内部，大多数档案未有效对外公开，工作人员不能随意查阅，这导致事业单位的相关管理人员忽略了档案管理工作的重要性，个别员工在实际工作时仅仅履行自身的工作职责，没有将相关档案信息交给管理部门，这就导致档案信息在收集时出现不规范和不全面的情况。直接导致事业单位的档案公共管理工作缺乏完整性，对于后续的绩效考核以及档案资源整合来说，造成了极大的影响。

（二）档案管理机制较为落后。在传统的档案管理工作中，虽然大部分事业单位逐渐开展自身的档案管理工作，但总的来说，并没有建立完善的管理制度以及管理体系，导致事业单位的人事管理机制依旧较为落后，直接导致档案管理工作落实不到位。个别事业单位由于奖惩制度不完善，无法进行有效的工作创新，这些因素直接导致档案管理工作处于不规范和不科学的状态，最终影响了整体管理工作，导致其无法在事业单位改革过程中发挥应有的效果。

（三）档案管理方案较为落后。档案管理工作涉及的内容较为丰富，并且其中涉及许多工作人员的个人信息和隐私性较强的内容，所以在进行不同资料的登记与管理时，需要专门管理并且根据其加密权限开展存放工作，其中涉及的覆盖面较广，并且信息量较大。在进行信息的收集时，传统的手工管理与收集工作效率较低，并且时间较长，没有建立科学且完善的技术制度规范，市场上的新型技术手段无法得到有效的应用，导致最终的管理效率受到影响。

（四）事业单位人事管理工作人员的工作量较大。就目前来说，社会上大多数事业单位在档案管理工作中，相关工作人员的数量较少，许多基层档案工作人员属于考核性质的实习生或者兼职人员，在进行档案管理时，业务素质不太高。由于事业单位内部的工作人员众多，并且档案十分复杂，再加上人员流动时带来的不规范传递和档案审核，这些非常规工作大大增加了档案管理的复杂性，导致档案管理人员需要进行大量的常规性归档操作，影响了最终的管理质量。

三、事业单位档案管理创新与服务模式的改革策略

（一）规范档案管理的流程。要想促进档案信息化建设工作顺利进行，需要对其进行一个总体的规划，工作人员需要深入分析不同部门的特点和发展目标，并对其进行有效的调查论证，使相关工作符合对应部门的实际状况，并且建立可行性的长远管理计划，在部门中形成规模化的网络管理模式。进行信息化的应用建设时，一定要做好相应的管理工作，注重系统的整体实效性，考虑系统在运行过程中是否能够支持档案信息服务目标，除此之外，需要尽可能重视系统的灵活性和可拓展性，拓展足够的未来发展空间，这样才能做好信息化规划。

（二）建立健全档案管理制度。在进行相关制度和条例的建设时，工作人员可以借鉴国内外的先进管理经验，对已经归档的工作人员进行电子文件管理时，应当严格按照相关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。如果某一类电子文件档案需要进行长期保存，则需要将其与相同内容的纸质文件一同归档，对于具有保密要求的电子文件，则应当应用安全的保密措施，并且对涉及隐秘的电子文件进行全面的密码管理，严禁在外网上开放，定期对网络环境和信息化系统进行检测，避免出现黑客攻击或病毒入侵的情况。在进行体制建设时，可以从信息收集、档案保管以及借阅等多个步骤进行流程完善，使各项管理工作都能够参考对应的管理制度进行，避免由于员工工作疏漏出现不规范现象。

（三）提升工作人员的专业素养。大数据背景下，管理人才的培养十分重要，事业单位档案管理人员需要不断更新自身的认知体系和管理理念，接受现代化的大数据信息培训活动。事业单位内部需要注重网络技术人才的专业化培养，在档案管理模式传统与现代转变过程中，事业单位的网络技术型人才较为缺乏，所以需要积极引进网络专业和计算机专业的人才，并注重档案管理人员的技能与知识培养。现代化的档案管理工作要求管理人员需要具备专业的档案管理知识，还需要具备二次处理技术、信息挖掘技术以及网络专业知识。需要提高管理人员的工作重视度，使相关管理工作人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的档案管理研究成果，使档案管理工作成为档案管理工作人员的使命和责任，强化其工作意识。想要开展有效的信息化管理，需要相关工作人员建立良好的网络安全意识，做好对应的防范工作，可以采用杀毒软件或者防火墙等信息化防护措施来进行防护，并且建立完善的登录密码，建立严密的网络安全防范措施，为信息化系统建立一个更为可靠的环境。

四、结语

时代的快速发展对于事业单位开展档案管理造成了影响。一方面，对于传统管理模式中存在的不足有一定的转变；另一方面，结合现代管理技术做好事业单位档案管理的创新，需要相关工作人员引起重视，并且尽可能将事业单位管理工作落到实处，通过这种方式才能够最大限度提高档案管理，促使事业单位档案管理质量得到进一步的提升。