疾控仪器设备档案动态管理研究和应用

文/浙江省疾病预防控制中心 钱晓敏 裘华平 沈雪琴

仪器设备作为疾控单位最主要的硬件设施，其档案管理是仪器设备管理的重要组成部分，反映仪器工作过程，包括仪器设备申报、采购、验收、使用、档案建立到报废等整个过程资料的统一管理。随着信息技术的快速发展，疾控信息化建设步伐加快，传统的管理手段已经不适应发展的需要，只有做到动态管理仪器设备档案信息，才能保证信息的完整性、连续性和时效性，通过开展仪器设备档案的动态管理，能增加设备资产的利用率，更好地为资产建设服务，更好地服务于疾控科研工作。

一、制约仪器设备档案动态管理的因素

（一）仪器设备档案信息化程度不高。目前，疾控中心的仪器设备档案为纸质和电子档案并存，仪器设备档案已经使用了信息化管理模式，通过信息系统可以快速准确地查到每份仪器设备档案资料，在实际操作过程中具有良好的效果。但是，信息化程度不高，仪器设备档案管理系统仍需完善，仪器设备管理信息时效性不高，无法为设备资产共享提供及时、全面和准确的参考信息。

（二）仪器设备档案的管理力度不够。在实际工作中，由于各部门职能和分工不同，档案管理员无法参与仪器设备档案活动的每一个环节，无法跟踪收集，资料更新时效性低，档案不能如实记录设备情况。遇到保管人员退休、调动等人事变动时，如不及时收集、登记、备案，时间一长容易遗漏。这样，就很难对仪器设备实行有效控制和协调，在资产形成、配置、使用、管理、处置等各环节之间缺乏动态的管理监控系统，无法实时管理，造成资产的使用效率不高，维修环节薄弱，甚至存在闲置和浪费现象。

（三）仪器设备在建档后产生的资料不完整。疾控中心的仪器设备都能做到规范建档，统一管理。设备资产的规划计划、采购建设、安装验收的资料保存基本规范完整。由于仪器设备使用时间跨度较长，给档案动态管理带来困难。例如，设备建档后产生的使用培训、运行维护、维修保养、技改报废等资料记录归档缺失严重，容易被忽视，导致仪器设备在建档后产生的资料不够完整、及时。

二、对仪器设备档案进行动态管理的重要性

（一）仪器设备自身特点决定档案必须动态管理。仪器设备具有专业性强、使用维修复杂、维护成本高、使用中涉及科室多等特点，关系到疾控科研、实验室质量、社会效益以及各项工作的可靠性和有效性；同时，仪器设备档案贯穿于档案管理的各个环节和具体工作中，是仪器设备从购置、领用、转移到报废等全过程的真实体现，是一个变化和发展的过程，具有动态性的特点，要求仪器设备档案管理人员进行全程跟踪的动态管理。

（二）加强仪器设备档案动态管理为资源优化配置提供科学依据。及时完整系统的仪器设备档案能全面系统地反馈设备各项性能指标、完好率、利用率以及后期服务水平等情况，通过对仪器设备资料的收集、维修保养记录等档案的全程跟踪、动态管理，可以及时、准确、快速地确定维修、养护方案，为仪器设备故障的维修提供依据；可以及时、准确、快速地查阅与分析，更好地评估设备的经济价值，为以后购置同类设备提供真实、可靠的参考依据，为资源优化配置提供有效的科学依据。

（三）仪器设备档案动态管理是遵循产品生命周期规律的体现。仪器设备管理应遵循产品的生命周期管理特点，贯穿于仪器设备的采购、使用、维修、保养、更新、报废等整个周期过程。因此，仪器设备档案的管理要遵循这个规律，在建档后根据仪器设备使用情况，对产生的运行维护、维修保养、技改报废等资料进行及时补充，实行动态管理，全程跟踪、全方位监管。

三、加强仪器设备档案动态管理的现实应用

（一）整合现有资源，加强仪器设备档案动态管理手段。目前，中心的仪器设备档案为纸质和电子条目档案并存。疾控的仪器设备归档范围是：单位各类仪器、设备、车辆、宣传器材等的设备现场验收和建档工作提示单、仪器设备登记表、安装验收报告、仪器设备移交登记表、仪器设备维修登记表、发票复印件、药品药械调拨单、采购合同、安装验收报告、出厂合格证、使用说明书、保修卡、安装手册等资料。管理人员根据归档范围，将每一台设备所形成的材料进行系统整理建档。新归档的仪器设备档案，可以用电子归档的方法归档，同时新建声像档案，并可挂接在仪器设备电子档案上。以前的旧档案多是纸质档案，可以在电子档案中建立检索目录。在仪器设备档案的动态管理过程中，管理人员可以通过设备档案的编目，检查设备档案是否完整、及时，与电子信息化档案相结合。

（二）运用现代化技术，规范仪器设备档案动态管理系统。以仪器设备档案数据管理作为核心，构建完整有序的综合资源档案动态管理系统，主要包括申购管理系统、审批流程、采购管理以及处置管理等内容，通过互联网进行各项内容与管理环节的有效连接，记录从计划、采购、验收、使用、维修、保养、处置等的全过程，把仪器设备管理和系统结合起来，做好一体化管理工作，让疾控仪器设备档案动态管理更加规范。规范完善的动态管理系统，可以有效实现数据共享，为管理层提供及时、准确、详尽的分析数据和决策依据，提升仪器设备效率评估的准确性，避免设备的闲置浪费，实现设备使用效益最大化。

（三）组建档案管理队伍，提高仪器设备档案动态管理水平。要想确保仪器设备档案的完整性、连续性、及时性，对仪器设备档案管理人员的业务水平具有较高的要求，必须加强对档案管理人员的有关理论与技能培训。首先，应该通过理论培训，使设备档案管理人员能够准确把握设备档案的生命周期，在管理档案过程中确保档案的完整性、系统性和时效性；其次，加强对设备档案管理人员计算机信息技术的培训，熟练运用仪器设备档案管理系统，提升整个资产档案的数字化水平；最后，通过学习，提高设备档案管理人员的责任意识和重视程度，更新理念，提高仪器设备档案动态管理水平。

四、结语

对疾控仪器设备档案的动态管理，使其具备完整性、连续性、及时性，对仪器设备资产的全过程进行有效的监管。通过开展仪器设备档案的动态管理，可以及时、准确、快速地确定维修、养护方案，为仪器设备故障的维修提供依据；可以及时、准确、快速地查阅与分析，更好地评估仪器设备的经济价值，增加设备资产的利用率，更好地为资产建设服务，更好地服务于疾控科研工作。