对高校二级学院教学档案管理的思考

文/山东理工大学图书馆 王来东

高校的教学档案管理与高校教学管理工作密切相关，教学档案管理是教学管理的一部分，既客观反映教学管理水平和教学质量，也是加强教学管理、提高学校办学质量和水平的重要信息依据。

一、对教学档案的认识

教学档案，是教学单位以及教师在教学实施过程中形成的材料，这些材料对以后的教学具有一定参考价值，可以为以后的教学和管理提供准确的数据，掌握一定的经验教训，不管是教师的备课记录，试卷分析，教学研讨记录，甚至是课堂观摩录像、评估方案等。我国《高等学校档案实体分类法》对教学档案的归档有明确规定，其主要内容几乎覆盖了学生自入学到毕业的整个过程，从新生入学的招生开始，学籍的归档，每一学期的教学计划及实施，选用的教材情况，选派的教师及职称结构，学期末的考试考查，成绩及卷面分析，不同专业配套的实验室建设，学生的实践活动。毕业生就业实习环节中，就业率，就业方向，考研情况等。具体地说，主要包括：学校的上级主管部门，或者本校内的教学主管职能部门下达的相关文件和教学管理各项规章制度；各专业的教学计划，培养目标；每学年工作计划，教学检查和总结及各科目分析统计报表；各科教学计划，课程进度进程、课程表、代表性教案、实习资料、教学督查质量报告和师生座谈报告，甚至社会反馈情况、学生校外实习活动记录等。考试环节形成的一系列材料：成绩分布，试卷分析，论文环节形成的论文的题目、论文等级及优秀论文与优秀实习报告等各种文件材料都是重要的档案资料。除此之外，教学档案还应包括：教师个人业务档案，比如教师授课的班级情况（人数、专业、学时）、名师授课情况、该门课程的教学计划、授课计划、教研活动总结、试卷批阅、试卷分析、学期总结、实习报告等（实际工作中，学生档案材料一般归口学生科，学生的学籍档案一般单独整理）这些资料作为档案材料，见证了一所高校的发展历史，是学校综合实力的有力佐证。近几年教育部实施了本科教学评估，这些档案为教学评估提供了重要的信息和凭证。因此，完整地收集整理所有教学过程中形成的教学档案材料，受到各级教学单位的高度重视，成为迎接上级主管部门检查和总结经验的重要依据。

二、目前教学档案管理存在的问题

（一）档案意识淡薄，重视程度不够。从学校到学院，乃至每位任课教师，对教学过程中形成的档案材料意识淡薄，归档意识不明确，没有认识到资料存在的价值。大部分教师认为，只要备好课，上好课，老师的职责就完成了，发生的相关资料归不归档似乎与自己无关，一门课结束，没有留下任何有价值的文字资料，等到评估来临，所有的材料需要重新整理，编排，也失去了材料的真实性，价值自然也就大打折扣。甚至对于相关部门科室催要相关的资料归档，多数教师的表现并不积极，对档案的历史价值缺乏长远认识。在材料的搜集整理过程中，也无法保证材料的完整性和真实性，忽视了档案管理工作。再加上宣传力度不够，致使教学档案管理工作远远不能满足需要。

（二）教学档案管理制度不完善，无专职档案管理员。高等学校教学档案应该是完整记录学院的整个教学过程，但有些高校恰恰忽视了这一过程管理，没有认真收集保管这一过程中形成的原始材料，领导不重视，也没有专人进行监督，再加上没有健全的制度约束，对资料收集不完整，保管不严格，也未及时分类整理，导致最后留存下来的档案残缺不全，借出的档案也多是有借无回。学院人手紧张，大多不设专职的档案管理员，大部分是由教务员兼职，教务员本身工作繁杂，哪有精力做好档案工作。现在的情况是，教务员身兼数职：教学秘书、研究生秘书、科研秘书。仅仅应付常规性教学工作的开展已经相当困难，哪还有精力进行档案整理？更没有精力系统学习档案管理业务，不具备档案管理的专业知识和业务素质，发生以上情况在所难免。

（三）档案管理硬件设施欠缺，利用效率偏低，应用价值得不到应有体现。现有的档案管理，大部分停留在传统模式，纸质档案、档案柜保存的状态，收集的档案不及时不完整，整理不规范，档案的数字化水平较低，人工查阅、手工检索，在目录索引的编制手段上，很少采用计算机管理的先进手段，不利于档案的收集管理，更不利于今后档案的查阅利用。所以，不按照规范的档案管理要求进行立卷归档，查找起来繁琐费时。导致档案的利用率不高，更谈不上档案的价值体现了。

三、高校教学档案管理的趋势与对策

高校教学评估制度化对教学档案的管理提出新的要求，引起了各级领导的高度重视，不论在资金还是人力方面都开始加大了对教学档案管理的投入，作为教学档案的具体主管教学管理科，应抓住机遇，积极完善本单位的教学档案管理体系，努力提高教学档案的管理水平。

（一）加强领导，提高认识。教学档案管理作为教学管理活动的重要环节，认真组织好、利用好教学档案，反过来对教学方法改进和教学手段的创新，从而提高教学质量有很大帮助。首先，学院领导对教学档案工作的认识应提高到一定高度，加大在教学档案管理方面的人力财力投入，确保硬件建设到位。其次，要强化意识，增强广大教职员工的档案收集归档责任感，充分认识教学档案在教学过程、教学研究、教学管理中的重要性，自觉养成教学档案的存档归档意识，做到人人有意识，件件有着落。抓好关键点节点工作：一是开学之初，对计划性、指令性的文件、计划等，做到及时收集整理存档；二是期中检查阶段，对督导专家的听课记录、点评等做到及时归档；三是学期末，对形成的试卷、成绩单、试卷分析等总结性的资料及时归档。确保档案的完整性、真实性，并逐步形成教学档案的规范化、常态化。

（二）健全教学档案管理制度，明确分级责任制。建立健全必要的机构和教学档案相关制度，使相关人员职责明确，按照相关档案的内容、应规范保存时限，明确学院分管教学副院长是教学档案管理一级责任人，教学科长是二级责任人，教学秘书具体执行，相当于教学档案的管理员，各教研室主任、系主任是教学档案的具体收集者，把教学档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。在可能的条件下配备专职管理人员，按照《高等学校档案部门业务建设规范》和《中华人民共和国档案法》，严格规范归档流程，建立搜集、检查、归档、保管、移交、借阅等规章制度，使档案管理规范化、制度化。

（三）提高教学档案管理者的基本素质。人的素质决定了工作态度。教学档案管理人员的自身素质直接影响教学档案管理的好坏，提高档案人员素质有利于更好地发挥其主观能动性，更加有利于教学档案信息资源的作用最大化发挥。二级学院教学档案管理人员，专业训练的机会很少，档案管理人员要有一定政治素质、职业道德和纪律观念，责任心要强，要有为教学工作服务的奉献精神。要加强档案专业知识培训，通过学习有关法律法规，比如《高等学校档案实体分类法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，首先从思想上提高他们的档案意识，从而提高他们对档案工作的自觉性。要经常性聘请档案管理专家，比如学校档案馆专门管理人员来对学院档案兼职人员进行培训，使他们能及时学到档案管理专业知识，不断增强业务技能。还要学会运用计算机管理档案，这样既能提高工作效率，又能通过对图像声音等资料的归档管理，促进档案的内容更加充实，这是新形势下档案管理工作的基本要求，也是新时期档案管理工作者的必备技能，为日后的查档工作提供了便捷的途径。教学管理人员工作繁重，档案业务多数为兼职工作，为更好提高他们的档案工作积极性，在津贴方面有应所体现，也算是对档案人员的物质奖励。

（四）加快实现教学档案管理的数字化、信息化步伐。在教学档案管理的硬件建设方面，学校应加强学院档案部门的基础设施投入，增设相应的先进设施。不断改进管理方法，积极采用现代化的管理手段，充分利用学校的网络信息技术优势，积极开发教学档案管理的信息系统，全面数字化处理教学档案，以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器上，用数字化方式记录所有教学档案信息。充分利用校园网，在办公自动化系统中融合档案管理系统，实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化，最大限度提高教学档案管理利用的效率和质量。

随着高等教育事业的发展，管理水平不断完善，高校教学档案工作越来越凸显了其重要性，做好教学档案工作，是新时期教育改革和创新的需要，以教学评估促进教学档案的建设，实现教学评估和教学档案管理工作的相互促进，共同推动教学管理和教学质量全面提高。