高校试卷档案规范化管理路径及意义分析

文/西南民族大学外国语学院 李野

高校试卷内容极其丰富，在试卷整理归档方面，与各个学院、相关老师有着密切的联系。同时在试卷的归档方面，具有复杂性，这在后期的管理过程中得到了充分体现，一旦管理方法的科学性、合理性不足，容易造成管理混乱，不利于提高高校管理水平。所以要想将高校管理水平提升上来，加强完善试卷档案管理制度的构建非常重要，这不仅是提高学校管理水平的重要方式方法，而且也可以将学校的知名度、美誉度提升上来。当然在高校试卷档案管理过程中，应加强规范化管理模式的应用。

一、高校试卷档案规范化管理路径

（一）完善试卷档案管理制度。学校要满足与时俱进这一要求，不断提高档案管理信息化水平。在以往高校试卷档案管理工作中，人工记录方式尤为常见，但是试卷管理属于系统化工程之一，与各个学院、系有着密切的联系，过程的繁琐性特点突出，极容易使人力、物力和时间等出现浪费。基于此，应将试卷档案管理与创新要求结合在一起，做到与时俱进，加大信息化改革力度，为保存、查找、管理等提供便利性。在完善试卷档案管理制度过程中，规范化指标体系的构建非常重要。在指标体系构建方面，主要涉及试卷质量、归档管理以及档案利用等指标。试卷质量为档案管理水平的前提性条件，在试卷质量得以保证的情况下，有助于实现其高效利用；针对归档管理，主要是指及时整理和保存办理完成的试卷档案；针对档案利用，主要是指灵活运用不同形式，如阅览、摘录等，规范试卷档案行为。第一，应注重保密、查阅机制的构建，在同意办理手续后，可以为查阅、借阅提供便捷性，查阅手续应具备高度的完整性。在档案查检方面，应对整理标准的文档标识进行分析，确保查找的迅速性，并借助档案信息，提高查阅、摘录等工作效率。试卷档案的编研，可以确保良好的利用效率，在编研工作中，应对其他资料进行借鉴与学习，对比多家资料，加强社会文化资料的吸纳，确保文化产品的编研具有高度的完整性、系统性。

（二）完善试卷档案信息管理系统。首先，在教务管理职责方面，教务系统信息的整合与利用非常重要。在教务管理中，涵盖着较多的试卷内容，一定程度上加剧了查询试卷有关信息的难度性。应有机联系教务系统与信息化建设，使之成为统一整体，整合好教务系统中有关的试卷信息。在整理方面，要对试卷年份、班级、科目等因素考虑到位。同时借助数据库的构建，在一份资料录入后，可以满足信息共享需求，防止对相同信息进行重复记录，将学校工作人员工作量控制在合理范围内。由此可见，在整合试卷档案管理信息方面，试卷档案管理信息化至关重要。其次，加强试卷档案系统功能的设计与优化，对比预防录入重复信息具有极大的帮助，将信息错误现象控制在萌芽状态内。借助数据库，可以满足查找数据时所需的时间和精力。其中，要对数据输出路径进行合理设计，明确其查找条件，同时应不断升级、更新试卷档案信息系统，对试卷档案信息实施统一化管理，防止出现信息错误问题，并严厉杜绝管理的混乱，不断提高试卷信息的抽查效率。最后，应用射频识别技术。较多应用于图书馆和校园一卡通等，而在试卷管理中的应用并不常见。目前，在高等学校教育发展过程中，明显提升了信息管理规范化水平，而射频识别技术，在提高高校管理水平方面发挥着明显优势，也充分作用于高校信息化管理之中。在高校试卷管理中，视频识别技术的应用，在查询功能方面有着明显的应用价值，在射频识别操作平台上，对条形码有效证件的放置，便可以对相关试卷信息进行查询与了解，将射频技术的优势发挥出来，自动化识别人和物标识信息，迅速获取数据，并及时更新试卷信息。除此之外，射频识别在试卷档案管理人员的工作权限设置方面也具有明显的作用，防止人为涂改试卷信息现象出现。由此可见，在公共数据平台中，射频识别技术可以给予信息化管理一定的扶持，充分彰显出智能化功能。

（三）简化试卷归档程序。众所周知，在试卷内容繁多的影响下，应结合不同内容进行合理归档。所以在试卷归档工作中，应加强试卷归档流程的简化。一般来说，试卷归档、各个学院及老师之间的关系是紧密联系、密不可分的，所以在简化归档流程过程中，应对重要的归档步骤予以明确化，然后加强归档流程图的制作和设计，基于流程视角促进试卷归档的顺利实施。同时,应注重试卷档案查询程序的不断简化，体现出试卷档案调取查询程序的便捷性优势，通过试卷档案，旨在对自身教育中存在的薄弱点、空白点予以高度了解，推动教育教学水平的提升。除此之外，在简化实体分类方面，由于试卷材料数量庞大，而且来源并不集中，对于其分类方案的特殊性具有一定的决定性作用。在编制试卷档号过程中，应将高校实体分类原则落实下去，将试卷档案的分类特点反映出来，形成与计算机系统管理高度的适应性，并将检索、方便排架等功能优势发挥出来。在设置档案号的结构方面，应具体划分为年级号、分类号以及案卷号。分类号的编制，应基于学院，确保管理的有效性和便捷性，但是在试卷材料数量较大的情况下，诸多归档的单位主要体现在系、室等方面，进而涉及的归档单位比较多。基于学院分类编号上架，应注重预存位置这一环节，确保案卷归档摆放符合分类性需求。

（四）提高试卷档案的真实性。在检验学生学习过程中，试卷的作用不言而喻，当然试卷也是检验学校授课水平的重要渠道之一，所以试卷档案管理，与学校管理能力有着密切的联系。需要注意的是，所有试卷档案内容，必须要满足真实性、有效性等需求。做好试卷及时回收工作，将试卷相关信息记录下来，并防止肆意对相关信息进行更改。总之，在试卷档案记录方面，凭借其真实性，便利档案的顺利调取。

二、高校试卷档案规范化管理的实施意义

在诸多教学档案中，试卷档案占据着至关重要的地位，对于学生、教师以及院系的影响极其深远。基于学生视角，试卷和附属材料可以充分体现出一学期的学习成果，借助试卷归档材料，也可以使学生有效检验所学课程知识情况，确保学生形成良好的学习能力。基于教师视角，试卷归档材料，有助于提高教师对课程的理解水平，为提高后续教学水平奠定基础，并将教学方法改善至最佳。基于院系视角，试卷归档材料，可以将本学期教学工作反映出来，尤其在教学管理质量这一方面。

除此之外，在考核学校管理能力方面，高校试卷档案管理发挥着重要作用。试卷不仅可以将学生成绩记录下来，也可以对教师、学校之间的配合展开细致考核，为间接考核学校各部门之间的配合度创造有利条件。同时根据试卷测试结果，有助于教师不断调整后续教学方向，确保学生良好的接受度和参与度。通过试卷档案管理机制的构建，有助于学校管理水平的稳步提升。凭借有效的管理方法，可以满足人力、物力以及财力等节约化需求，确保试卷完好无损保存，避免在查找试卷档案过程中浪费较多的时间和精力。通过对试卷档案管理意义的正确认知，有助于将试卷档案管理作用充分彰显出来。

三、结语

综上所述，试卷档案管理工作，已经成为高校诸多工作中的重中之重。试卷档案，不仅可以将高校日常教学成果展示出来，而且还可以促进教师教学活动顺利进行，为教学改革和创新提供有力支撑。由此可以看出，在高校试卷档案管理过程中，加强规范化管理是至关重要的，旨在实现试卷档案的高效利用与配置，为学校各项决策提供有力依据。