中职学校人事档案管理工作创新与实践

文/厦门艺术学校 高斯娜

人事档案是记录人才信息的重要载体，其中涉及的信息能够反映出个人的生活经历、社会经历、学习经历、受教育经历、工作情况，所以无论是企业还是事业单位，都应做好内部人员的人事档案管理工作，进而协调配置和单位内部的人力资源，为各项工作的有序推进打好基础。在中职学校内部，传统的人事档案管理模式已无法满足实际工作需要，随着工作量的不断增加，过去隐藏的问题逐渐暴露出来，人事档案管理改革迫在眉睫。具体来说，当前中职学校人事档案管理工作中存在的问题主要包括档案利用过于分散、档案内容过于形式化、管理制度不完善、档案资料有缺损或是造假。鉴于上述情况，需要以解决现存问题为起点，制定完善的管理改革制度，才能够让人事档案管理成为中职学校转型发展的重要抓手。

一、中职学校人事档案管理工作的改革重点

鉴于当前中职学校人事档案管理工作中暴露出的种种问题，在改革中需要找准改革思路，之后才能够提高改革质量。实际工作中，相关负责人员要正确认识新形势下人事档案管理所面临的新问题、新挑战，校方需要想方设法提高人事档案管理工作的持久性，从而为中职院校的转型发展注入新活力。

（一）加强管理者思想上的认识。传统的人事档案管理工作中，管理者对人事档案管理认识较为片面，在思想上没有做好人事档案管理创新工作的意识，对人事档案管理工作在中职学校教育中的重要意义认识不足，忽视了做好人事档案管理工作对人才教育培养的好处，对档案资源认识不足，档案资源利用程度低，造成人事档案资源严重浪费。后续人事档案管理工作中，要真正将这部分工作交给懂理论、能够解决实际问题的专业人才负责，以改变过去粗放式的管理模式。在此基础上，校领导需要提高对这部分工作的关注及重视程度，进而为各项改革措施的落地实施扫清障碍。要引导相关负责人员做好人事档案的整理工作，指导其用科学的方法对教职工的档案资料进行归档保存，进而为后续各项改革措施的实施打好基础。

（二）建设科学的档案管理途径。目前，中职学校对人事档案管理工作仍旧采用老一套的方法，对于现代信息技术、管理模式的应用实践处在相对初级的状态。随着在校生人数、教职工数量不断增加，过去以人工为主的人事档案管理模式已很难满足实际工作需要。如果继续固守传统的工作模式不仅无法保证实际工作效率，而且还有可能造成一系列风险隐患。鉴于上述情况，需要推进实际管理模式的创新改革并且建设科学、高效的档案管理途径。以人事档案资料的调取为例，过去查阅档案时大都由档案管理人员进行调取，不仅费时费力，而且还经常因为人为疏忽而出错。面对上述情况，完全可以利用现代信息技术对校内教职工的人事档案进行数字化管理，能够加快对人事档案梳理、整合、加工和调取的过程，大幅度提高工作效率。当前中职学校档案管理工作只对教师人事档案进行收集、保管、监护，并不对掌握的人事档案资料进行分类、审核、研究，导致人事档案资源的利用程度达不到预定目标，管理效果一般。要想实现人事档案管理工作现代化，就必须要实现管理方式、管理模式现代化，掌握现代化的管理手段，要大胆舍弃在档案管理工作中一些不适用的手段。以计算机为载体，虚拟储存人事档案资料，使用时能够以最快的速度调取相关教职工的档案。以现代技术作为工具，在人事档案的翻拍、复印以及彩色扫描中都可以实现工作的自动化。信息化建设可以简化相关人事部门工作流程，利用现代化工具来代替传统的手工劳作，利用信息技术和网络手段高效处理信息。

（三）档案服务机制创新。做好人事档案服务机制的发展创新，最基本的是保证服务观念、服务手段、服务范围的创新。传统的人事档案服务范围很小，很大程度上只应用于教职工的政治评审和学生的入学审核，并不适用于其他服务层面，人事档案资源得不到完全开发。提升人事档案服务水平是全面推动人事档案管理工作开展、促进人事档案管理工作的关键。就人事档案服务范围来说，人事档案可以用于日常的实践教学活动以及优秀教师代表的选拔，可以进一步掌握教师的教学情况并且对教师的职业发展情况进行分析评价。因此要从各个层面着手，提高人事档案管理服务水平，推动中职院校教育转型发展，提高中职学校学生的综合素质。

（四）管理队伍的建设。在以往的中职学校人事档案管理工作中，学校方面负责人事档案管理工作的人员数量少，处理人事档案管理工作相对繁琐。要从以下两点改变创新困境：一是需要更多的人才参与到人事档案管理工作中；二要培养出优秀的管理队伍，同事之间相互协作，共同研讨，探索人事档案管理的新模式、新制度。改变传统管理方法，定期进行工作创新研究。用敬业、创新、求实的工作态度做好学校档案管理工作。同时掌握管理规律和管理方法，进行相应的工作培训。加强人事管理队伍建设，做好人事档案管理工作。应当从人才招聘环节开展这方面的改革，在条件允许的情况下，要进一步提高人事档案管理人员的薪资待遇，从而吸引更多的优秀人才参与到中职学校的人事档案管理中。

二、中职学校人事档案管理的改革措施论述

在中职学校人事档案管理工作创新的基础上，要勇于进行管理工作的实践，通过创新产生的新方法、新制度，及时地运用到当前人事档案管理工作中。通过实践来更好地挖掘人事档案的价值，建立符合学校实际情况的科学的人事档案管理体系。

（一）完善人事档案管理制度。要做好中职学校人事档案管理工作，必须要健全学校对人事档案管理工作的相关制度和相关体系。在管理工作中，确保每一位教师、学生的人事档案都经过相关部门的严格审核。相关部门在做好人事档案管理工作时，要规范人事档案登记工作，对档案保管期限进行严格要求。对于人事档案进行逐一的分类、归档、整合，并建立起统一的管理标准。除了对人事管理工作建立统一的标准制度外，对从事人事档案管理工作的人员也应该确定相应的制度，工作人员应该定期上报工作计划，汇总工作成果，检查工作漏洞，制定下一阶段的工作预案，对在管理过程中出现的漏洞及时反馈，协同好学校方面，共同解决出现的问题。

（二）推动中职学校人事档案管理部门的信息化建设。人事档案管理部门信息化建设程度的高低决定了人事档案管理工作中信息化手段的利用水平。要通过信息化技术来进一步培养人事档案管理工作人员的职业技能，相关管理人员要具备使用信息技术的能力，确保工作人员掌握利用信息技术来整理、归类、补充、核查人事档案的方法，通过信息技术分类、梳理的功能，做好学校人事档案的编研，更加高效地做好人事档案管理工作。

（三）人事档案管理规范化。人事档案管理人员在利用人事档案资料时，要对人事档案加以完善，制定统一的管理标准，做到人事档案管理规范化。在人事档案资源利用中，要妥善处理好档案利用关系，学校相关部门首先保证人事档案资料安全问题，为学校管理部门提供必要的人事档案服务。在此基础上，还需要明确人事档案的调用流程、查看权限，进而做好相关档案的保密工作，避免不必要的突发事件发生。建立分层分享机制，学校方面可以将人事档案运用于入职教职工培养上。比如说通过人事档案的表现情况记录，可以反馈出教师教学工作上的特点，教务处根据档案信息以及教师教学表现，完成学校教师的考评。

（四）建立人事档案监管体系。中职学校要定期和不定期进行收集、检查、整理档案工作，随时确保教职工人事档案的完整性，保证档案信息永远处于最全、最准的状态。对于学校颁发的荣誉、表彰奖励、职称评定等信息，要在第一时间收集整理，并将这些内容在人事档案中加以补充。若在检查过程中发现人事档案中存在不规范行为或者是必要信息遗失，要及时调取存档，进行信息补救，时刻保证人事档案的完整性。

三、结语

总之，档案管理工作要想在学校管理工作中发挥出更大的价值，适应当前教育发展新模式，需要投入更多的人力和物力资源。学校只有重视人事档案管理工作，科学完善人事档案管理体系，才能够更好地为学校提供有价值的人才信息，推动职业教育发展。新时代教育改革背景下，中职学校教育事业会取得更大的发展，人事档案管理工作也会在改革中不断创新和完善。在以后的发展中，学校在人事管理的安排上面也会更加合理，通过反馈出来的人事档案信息帮助促进中职学校进一步发展，提升教学质量和优化人事管理力度。我们相信，在不断的发展和改进中，中职学校人事档案管理工作会更加出色，推动中职学校教育事业发展，更好地发挥出人事档案价值，为教育事业和人才培养做出更大贡献。