“互联网+”时代数字档案管理的途径

文/山西省交通科技研发有限公司 范丽

在档案管理工作领域中深入学习贯彻党的十九大精神，关键是对档案管理工作的开展进行统筹谋划和协调推进，尤其要坚持问题导向和改革精神，要注意抓重点、补短板、强弱项，努力开创档案事业的新局面。随着“互联网+”时代的到来，大数据分析的触角已经拓展到人类工作和生活的方方面面，大数据分析的巨大社会影响力，正在悄无声息地改变人们的生活和工作。在档案管理工作领域，数字档案的管理工作从无到有，数字档案的管理工作总量从少到多。可以说，数字档案管理工作正在随着“互联网+”时代的发展不断演变进化。加强对数字档案的管理力度，提升对数字档案的管理效率，补强在数字档案管理工作中的短板和不足，成为档案管理工作中面临的最突出的问题之一。

一、“互联网+”时代数字档案管理的新需要

档案忠实地记录着人类活动，是人们正确认识和科学把握客观规律的重要依据，对于全面促进和推动社会经济的快速健康发展具有非常重要的价值。在“互联网+”时代，大数据的应用已经被广泛拓展到社会生活的方方面面。对于数字档案管理工作人员来说，大数据的应用越广泛，对数字档案的存储和管理需要就越强烈。基于“互联网+”时代大数据被广泛应用的新情况，数字档案的管理工作衍生出以下几个方面的全新需要：

（一）数字档案存储时限长。在“互联网+”时代，大数据的应用范围越来越广。在大数据分析的众多应用中，以连续不间断的长时间发展数据为基础展开的发展趋势预测和评估，是大数据分析应用中最具有前瞻性和科学性价值的。对于数字档案管理工作来说，科学的数据分析必须要建立在充足的原始数据的基础上，只有储存足够长时间的记录原始数据的数字档案，才能确保相关大数据分析结果的科学有效。我国学者在研究中指出，实现数字档案信息的长期保存，有利于维护数字档案的凭证价值，更有利于档案馆向利用者提供更好的服务。站在这一视角上，“互联网+”时代的发展，在客观上需要延长数字档案的存储时间，从而确保相关数据能够在相应的大数据分析中发挥积极的作用，有效提升大数据分析结果的科学性和准确性，确保相关分析结果能够为社会经济的健康发展提供积极的帮助。

（二）数字档案总量大。“互联网+”时代，互联网在社会生活中的应用已经非常广泛。我国学者在研究中指出，数字化时代是场伟大的革命，顺应各行各业的新时代转型发展需求，数字档案的存储规模达到了前所未有的容量。存储、查阅、调取、使用、丰富、更新数字档案等，正在成为新时期各行各业全新的行为习惯。从数字档案存储便利、储备量大以及使用便捷的核心特点出发，电子信息技术的社会普及程度越高，人们对于数字档案的需求总量就越多，人们使用数字档案的需求就越强烈。人们对数字档案的需求越多，数字档案的需求总量就越大。从某种角度出发，是“互联网+”时代全社会对数字档案的总体需求量呈现出的规模化增长，注定了数字档案在“互联网+”时代的重要作用，也在根本上决定了数字档案总量的规模化增长。

（三）数字档案的读取格式多。在“互联网+”时代，大数据分析为人类社会重新认识世界提供了一个全新的窗口，利用大数据分析的结果对工作和生活进行调整，提升了社会生活的科技化水平和智能化水平，提高了人民群众的生活质量。一方面，电子信息技术水平不断提升，数字档案的类型已经从文字档案丰富为包括文字、语音和影音资料等在内的多种类型的多媒体档案，数字档案的读取格式也随之不断变化；另一方面，诚如我国学者在研究中指出的，在互联网信息技术作用下，网络数据不具有较高的保密性，档案数据信息具有较高的泄露风险。因此，电子档案的安全保护技术不断进步，数字档案的读取格式也变得更加多样起来。

二、数字档案管理中的常见问题

在“互联网+”时代，数字档案管理工作面临着前所未有的巨大压力。归根结底，这压力来自电子信息技术进步发展的节奏快于数字档案管理工作的发展速度，来自高涨的数字档案资料管理和应用的社会需要与数字档案管理工作水平之间存在着的客观差距。从外在表现来看，数字档案管理中的常见问题可以被归纳为以下几点：

（一）存储工具的使用状态不稳定。从数字档案的管理实务出发，数字档案的存储和管理工作，都必须要在电子信息技术支持的终端设备上才能完成。正因如此，数字档案的管理工作往往会受制于终端设备的技术水平。简言之，终端设备内存容量越大，应用软件装配越齐全，相关数字档案的存储和管理就越快捷方便；反之，数字档案的存储和管理工作就会受到影响，工作内容变得繁琐复杂，工作效率被严重降低。目前，数字档案的存储工具主要有光盘、移动硬盘、磁带库以及磁盘阵列等。

如表1所示，从使用状态的稳定性角度来看，除磁盘阵列的设备稳定性明显强于其他数字档案存储设备外，无论光盘、移动硬盘还是磁带库，在使用状态的稳定性方面都存在不同程度的问题。

表1 数字档案存储设备的优缺点对比表

（二）读取技术升级带来的影响大。无论是从提升数字档案管理设备的自身安全性出发，还是从维护和保障数字档案的安全机密性出发，甚至从全媒体格式读取数字档案的客观需要出发，数字档案读取技术的不断升级，是数字档案安全管理工作的核心。对于数字档案管理工作而言，维护数字档案的安全性固然是重要的，但是确保数字档案读取的便捷性，也是不容忽视的重要工作内容。从根本上讲，对数字档案的读取必须要通过操作相应的计算机应用系统才能实现，但凡是电子计算机的应用操作系统，无论是windows，或是Unix还是其他，都存在系统安全漏洞的可能性，都有因自身系统设计的薄弱环节而遭到恶意攻击或破坏导致系统崩溃的潜在风险。因此，每一款操作系统都在持续不断地进行升级完善。对数字档案的读取技术，受到应用操作系统不断升级的影响，也在不断升级发展。在数字档案的管理时，如果不能定期升级相关终端设备的操作系统，读取数字档案的效率就会大大降低。但升级后的操作系统往往对设备的硬件提出了较高要求，单纯升级系统而不升级硬件设备，无法解决高效读取数字档案的问题。但定期升级硬件设施，会大大增加数字档案管理工作的费用成本，给数字档案的管理工作带来更多难题。

（三）数字档案的安全保障难度大。我国学者曾经在研究中指出，互联网信息技术的普及，为数字档案管理工作创造了巨大的便利。但是，互联网信息技术的普及，在为数字档案的应用搭建了巨大平台的同时，也增加了数字档案被篡改和窃取的风险。不仅如此，由于读取、存储、管理数字档案的便捷性大大提升，在读取数字档案时因为误操作而导致档案数据被修改的情况时有发生，如果没有及时进行数字档案的复制备份，一旦发生数据被意外篡改或者因为系统或终端设备故障而导致的档案资料发生不可逆的遗失事故时，甚至可能会给数字档案的安全管理工作造成难以挽回的巨大损失。

三、“互联网+”时代数字档案管理的新路径

结合“互联网+”时代信息技术发展的新趋势和新常态，在“互联网+”时代进行数字档案的管理工作，应当充分考虑到数字档案存储和应用的新情况、新需要，站在动态发展观的视角上，探索全新路径解决数字档案管理问题的有效方法。建议从以下几个路径出发，对数字档案管理工作进行创新。

（一）开通云储存平台。“云平台”是进入“互联网+”时代后逐渐被人们认可和接受的数字资料存储的“新工具”。利用“数据云”的概念，充分参考磁盘阵列等数字档案存储设备的高安全性、高稳定性和高数字化优势，利用工作流引擎等技术的帮助，开通专门用于进行数字档案存储管理工作的“云平台”，将会大大减少因为物理设备的自身原因给数字档案管理工作带来不良影响的几率，有效提升数字档案管理工作的效率和效果。由于“云平台”的登录和操作不受时间和空间局限，“云平台”的开通可以在真正意义上实现数字档案的普及，真正意义上做到对数字档案的“全时管理”。

（二）创新数据读取路径。从数字档案应用管理工作的实际需要出发，兼容多种数字档案的读取方式，将能够为数字档案的应用普及提供最大程度的便捷帮助。基于此，在开展数字档案管理工作中，完全可以基于多元读取设备兼容操作的思路，依托于“云平台”的技术优势，开通多元化的数字档案模糊读取路径，允许相关人员从自身所处的实际环境的客观情况出发，选择最符合自己情况的数字档案读取路径，对数字档案需求进行“模糊处理”，进而通过对数字档案搜索管理系统的管理升级，实现对数字档案应用管理活动的逐级细化区分，并最终实现对数字档案读取需求的科学引流。

（三）对档案数据定期更新。从全面提升数字档案安全性的角度出发，只有对数字档案的内容进行及时备份才能消除数字档案被篡改或者损毁的安全风险，只有对失效档案、错误档案等数字档案进行及时清理，才能有效提高存储空间的利用效率。基于此，在开展数字档案管理工作时，应当在启用相关存储设备之初，就预设定一个对存储超过一定时限的“僵尸档案”进行定期更新、备份转存和痕迹清理的管理程序；一个定期升级防火墙的自保护程序以及一个定期更换密钥的动态登录密码管理程序。这样三个程序的设定，能够将数字档案管理工作中的人为影响因素降到最低，充分体现出“互联网+”时代数字化、安全化、信息化、高效化的数字档案管理思想，有效弱化数字档案安全管理风险对数字档案管理工作的不良影响。

四、总结

随着“互联网+”时代的发展，数字档案在社会生活中的应用越来越普及。数字档案管理工作面临的压力和挑战越来越多，越来越大。但可以肯定的是，对数字档案管理工作进行优化，有助于突出数字档案管理工作的实际作用，促进数字档案在“互联网+”时代背景下的社会生产和生活领域发挥更大更积极的作用。恰恰是广大人民群众不断提升的对数字档案的存储、管理和应用需要，才为数字档案的管理工作注入了源源不断的强大发展动力，扎实有力地推动数字档案管理工作不断进步，不断发展。